Configuración inicial de tu compañía en Loggro Pymes

En esta sección conocerás el proceso de configuración inicial de tu compañía luego de adquirir el Plan Emprendedor Básico con Loggro.

Esta configuración se realiza en las dos ventanas que aparecen cuando ingresas por primera vez a Loggro y debes definir alguna información básica, de contacto, responsabilidades fiscales de tu compañía y como vas a trabajar en algunos aspectos adicionales del sistema. Además, te mostraremos como es la estructura de Loggro.

• Configuración Inicial Sección 1
• Configuración Inicial Sección 2
• Conoce la Estructura de Loggro

 

Configuración Inicial Sección 1             Ver video

Para ingresar a Loggro debes hacerlo a través de la dirección www.loggro.com o copias Loggro en la búsqueda de Google.

Cuando estés en la ventana principal de Loggro das clic en el botón Ingresar.

Selecciona el producto Loggro Pymes

En la nueva ventana debes diligenciar el correo electrónico de tu usuario (en este caso con el que realizaste la compra del sistema) y posteriormente la contraseña definida, para continuar das clic en el botón Iniciar sesión.

Nota: En caso de que no recuerdes tu contraseña puedes dar clic en la opción Olvidé mi contraseña, indicar el correo electrónico de tu usuario y realizar el proceso respectivo.

Si no has ingresado con anterioridad a Loggro, las dos primeras ventanas que te aparecen están relacionadas con la configuración inicial del sistema. A continuación, te explicaremos a que hace referencia cada campo y como debes diligenciar esta información:

1. Información Básica

• En esta sección encuentras la información principal de tu compañía. Como primer paso debes definir el Nombre Legal de la compañía, este preferiblemente debe ser el que aparece registrado en el RUT y será visible en las facturas de venta que generes.
• Verifica que el Tipo de identificación de tu compañía y el Número de este, se encuentre registrado de forma correcta, ya que al finalizar este proceso no podrás realizar modificaciones de dichos campos en el sistema.
  
  
• Debes seleccionar el Sector y la Actividad Económica que se ajuste a las actividades que desempeña tu compañía. Si no aplica ninguna de la lista, puedes seleccionar en el Sector Económico: Comercio al por mayor y al por menor y en la Actividad Económica: Venta de otros productos. Este campo no es muy relevante ya que NO vas a utilizar contabilidad en Loggro y con este se crearía el plan de cuentas predeterminado.
  
  
• El campo de Moneda Base hace referencia a aquella que es principal para tu compañía, la moneda en la cual realizas todos o la mayoría de las transacciones, en este caso Pesos Colombianos. Este campo y el de Descripción puedes dejarlo como se muestra inicialmente.
  
  
• Puedes cargar el Logo de tu compañía directamente desde esta ventana. Este debe ser en formato JPG o PNG y con unas medidas de 177 x 71 pixeles. 
  Solo debes dar clic en el botón Seleccionar Logo y buscarlo en los archivos guardados en tu equipo. Al finalizar la carga podrás tener una vista previa del logo, verifica que se vea correctamente según las medidas requeridas.
  
  
  
• El Nombre Visible de la compañía debe ser corto, puedes modificarlo y solo será visible directamente en Loggro en la parte superior izquierda del sistema.
  
  
  

2.  Información de Contacto

Establece la información de contacto para tu empresa, indica la Dirección principal y en el campo inferior debes establecer la Ciudad donde se encuentran ubicados.

Debes empezar a digitar las primeras letras correspondientes al nombre de la ciudad y seleccionar del desplegable la que corresponde.

Con esto, el sistema automáticamente completa el departamento, código de ciudad y país.

Estos campos anteriormente mencionados son de obligatorio diligenciamiento.

Puedes establecer un número de Teléfono fijo o móvil donde tus clientes te puedan contactar, este será visible en la factura de venta. Si deseas ingresar un número fijo, en el primer campo debes digitar el indicativo del país junto al de la ciudad. Ejemplo: Para Colombia el código es 57 y Medellín 4.

El segundo campo es en el cual indicas el número fijo de tu compañía.
Si por otro lado deseas establecer es un número móvil, ingresa el código del país en el primer campo, seguido el número de celular.

Si cuentas con página de internet puedes establecerlo en el campo de Website, además de algún Correo Electrónico o red social, esta información puede ser visible posteriormente en las facturas de venta que generes.

3.  Responsabilidades Fiscales

Debes seleccionar con ayuda de la casilla de verificación   aquellas Responsabilidades Fiscales que apliquen para tu compañía.

Vamos a explicarte de forma general algunos de estos campos, pero si tienes duda en cuales te aplican puedes dejar esta información sin diligenciar y verificar con tu contador o en el RUT de tu compañía, posteriormente puedes modificar esta información desde el sistema. Más adelante te explicaremos por cual ruta puedes verificar esta información.

• Selecciona si tu compañía está o no registrada al régimen simple de tributación.

• Indica si la organización es o no responsable de IVA : Al indicar que SI, quiere decir que, si vendes bienes gravados, debes cobrar IVA al vender. Cuando esta opción está en NO, no debe realizar cobro de IVA.

• Gran Contribuyente: Cuando esta responsabilidad fiscal se selecciona, al vender no se causará o liquidará retención en la fuente por IVA.

• La Organización es Agente Retenedor en la Fuente por Renta: Si seleccionas esta opción quiere decir que al comprarle a un proveedor no exento o no autorretenedor del impuesto de renta, debe practicarle retención en la fuente por renta. Al venderle a clientes registrados en el Régimen Simple de Tributación cuando la organización no está registrada, debe liquidar autorretención en la fuente por renta.

• Si no vas a manejar compras en Loggro puedes dejar los siguientes tres parámetros como se muestran inicialmente, ya que hacen referencia a este proceso.
  

• En la Venta NO POS Causar o Liquidar Retención en la Fuente por Renta: Cuando esta responsabilidad fiscal se selecciona, indica que al realizar ventas NO POS, se tiene la posibilidad de causar la retención en la fuente por renta, que el cliente practicaría si éste es agente retenedor del impuesto de renta.
  Si este check se encuentra Activo, la retención en la fuente se informa en la factura de venta, de lo contrario debes informarla en el ingreso de dinero o recibo de caja  cuando se tramite el pago del documento.

  Es importante tener en cuenta que, adicional a esta configuración debes establecer algunos parámetros específicos en el cliente y los ítems para que se liquide automáticamente la retención en la fuente por renta.

  La tarifa que se define al lado de esta responsabilidad fiscal es la tarifa por defecto o más usual que le aplica a la compañía.
  

  Esta tarifa es opcional y es la que se hereda al momento de crear ítems o productos con posibilidad de cambiarse en cada ítem.

• En Ventas o Ingresos Liquidar Autorretención Especial por Renta: Si seleccionas esta responsabilidad indica que al realizar ventas tanto POS como NO POS, se liquidará la autorretención especial por renta. Al frente se debe indicar la tarifa que le aplica a la compañía, de acuerdo con su actividad económica principal.

• En la Venta NO POS Causar o Liquidar ICA. Defina la Tarifa Principal por Ciudad: Cuando esta responsabilidad fiscal se selecciona, indica que la compañía en la venta NO POS tiene la posibilidad de causar la retención en la fuente por ICA que practicarían los clientes si son agentes retenedores de ICA.

  Si esta casilla se activa, debes definir la tarifa principal de ICA por ciudad y esta se verá reflejada en la factura de venta.
  
  

Luego de verificar estas responsabilidades fiscales debes dar clic en el botón Continuar.

Recuerda que estas responsabilidades fiscales puedes definirlas posteriormente si necesitas consultarlos con tu contador.

Configuración Inicial Sección 2           Ver video

En la nueva ventana vamos a establecer algunos parámetros que permitan definir como se trabajará en Loggro en algunos aspectos, estos puedes modificarlos posteriormente desde el sistema.

1. Parámetros Generales

• La organización está dividida en unidades de negocio: Selecciona SI, en el caso en que desees conocer tu información por Unidades de Negocio (por ejemplo, Unidad de Venta de Productos, Unidad de Prestación de Servicios, etc.) De lo contrario puedes dejar este parámetro en NO. Si vas a manejar Unidades de negocio debes crearlas posteriormente en el sistema y su asociación se realiza manualmente a cada una de las facturas de venta que generes .

• La organización está dividida en centros de responsabilidad: Los Centros de Responsabilidad permiten conocer la información por ejemplo por áreas como Área Financiera, Área de Producción, entre otras. Estos Centros de responsabilidad deben ser creados en el sistema y quedan asociados a una Unidad de Negocio. Este parámetro debes dejarlo en NO, ya que no vas a manejar contabilidad y esta información se llevaría contablemente.

• La organización está utilizando el inventario en Loggro: Al marcar este parámetro en SI, las transacciones que realices en Loggro generarían movimientos de inventario, por ejemplo, cuando se haga una venta, se genere una salida de los ítems vendidos. Para generar movimientos de inventario es importante que conozcas los costos y cantidades reales de tus ítems.

  Este parámetro lo puedes establecer en NO, en el caso que no vayas a hacer uso del control de inventario.

  Si consideras que a futuro vas a llevar un control de inventario en Loggro puedes dejar este parámetro en SI y en el momento que lo vayas a utilizar verificas la sección para configurar Inventario en Loggro.

2. Parámetros de Ventas

El primer parámetro hace referencia al cliente genérico para realizar una venta POS o rápida en el sistema, es decir aquel que puedes relacionar en la factura de venta POS si no realizas la creación del cliente. Conserva el que está definido de forma predeterminada - 222222222 Cuantías Menores.

• La lista de Precios y Descuentos se maneja por: Al seleccionar Compañía quiere decir que contarás con una única lista de precios y descuentos. El precio de venta que definas para tus ítems será el mismo para cada punto de venta en caso de que los manejes.
  

• El plan Emprendedor básico incluye solo un establecimiento comercial, por tal motivo en este campo debes seleccionar Compañía; si tienes más de un  establecimiento o más adelante requieres un manejo diferente para tus puntos de venta puedes comunicarte con nosotros a soporte@loggro.com para indicarte que proceso se ajusta mejor a tus necesidades.

• Puedes definir cómo se va a realizar el redondeo de los precios de venta, despliega el menú selecciona el que aplica según el manejo que tienes en la compañía.
  

  De forma predeterminada el sistema muestra el redondeo por Unidades, con este no se manejarían decimales.

  La opción de Décimas mostrará un decimal y Centésimas dos decimales. Este parámetro aplica para los precios que digitas de forma manual en el sistema.

• Selecciona SI o NO, según el manejo interno que tengan en la compañía para los siguientes tres casos:

  
  
  • En la venta NO POS realizar ajuste al peso, para que el saldo de la factura quede sin decimales. Al seleccionar SI en este campo, el sistema realizará automáticamente el ajuste al peso para que el total de las facturas registre sin decimales. Si ya tienes establecido el redondeo de los precios de venta sin decimales, debes tener en cuenta que por ejemplo en el cálculo de los impuestos se pueden presentar valores con decimales, con este parámetro establecido en SI, se ajustarían estos valores para que el saldo de la factura quede sin decimales.
  • En la venta NO POS causar retenciones en la fuente por: IVA (Reteiva). Selecciona NO en este campo si no vas a informar las retenciones directamente en la factura de venta sino en su recibo de pago.
    Si tienes clientes Grandes Contribuyentes que te apliquen Reteiva y vas a informar este valor en las facturas de venta debes seleccionar SI en esta opción.
  • La organización realiza transacciones en moneda extranjera (Ventas, Cotizaciones e Ingresos de Dinero). Si generas alguno de estos movimientos mencionados en una moneda extranjera debes seleccionar SI en este campo. Si solo facturas en Pesos Colombianos seleccionan NO. Este campo puedes modificarlo más adelante de acuerdo a tus necesidades.

• Si realizas Cotizaciones puedes elegir el número de días para los cuales se sostiene el precio de estas y por cuantos días se quedan guardadas en el sistema. De forma predeterminada el sistema te muestra 30 días, pero tienes la posibilidad de digitar el número de días que aplica, el valor debe ser menor o igual a 180 días.

• Verifica las posibilidades de configuración que te brinda el sistema en cuanto a las Devoluciones y Notas Crédito, en caso de que vayas a manejar estos procesos en Loggro.
  

3. Parámetros de Compras

Para el caso de las Compras, tienes la posibilidad de definir si quieres que se realice ajuste al peso para que el saldo de las facturas de compra y notas crédito de compra se registren sin decimales.

 

4. Parámetros de Inventario

Los parámetros relacionados con el módulo de Inventario puedes dejarlos sin modificar si no vas a hacer uso de esta opción. Si vas a manejar inventario puedes configurarlos más adelante con el manual que encuentras dando clic aquí.

 

Para finalizar esta configuración inicial debes aceptar los términos y condiciones del uso de Loggro seleccionando el check box respectivo.

Los términos y condiciones puedes encontrarlos dando clic en el enlace de color azul, o posteriormente puedes descargarlos en el sistema o en www.loggro.com

Por último, da clic en Continuar.

Conoce la Estructura de Loggro        Ver video

Al finalizar la configuración inicial e ingresar a Loggro puedes visualizar una ventana con la bienvenida al sistema y los primeros pasos, puedes verificarlos dando clic en la flecha > o cerrar la ventana dando clic en la X.

En la parte superior de la ventana de Loggro encuentras:

①  El nombre visible de la compañía.

② El establecimiento desde el cual estas trabajando.

③ La opción de

Al dar clic allí se abre una nueva pestaña con las credenciales de acceso ya establecidas, encontrarás otro sistema, desde el cual puedes realizar pruebas sin afectar los datos de tu compañía. Puedes verificar que el nombre visible es diferente al de tu empresa y tiene almacenados datos distintos.

Esta opción es de gran importancia ya que en la empresa ejemplo puedes realizar todo tipo de modelamientos o transacciones verificando sus resultados, pero sin afectar tu información.]

Continuando con los elementos que componen Loggro, puedes visualizar al lado derecho los siguientes botones:

Chat de Soporte: Esta opción es utilizada para realizar consultas puntuales del sistema y uno de nuestros asesores dará respuesta en línea. Puedes ingresar a esta opción también desde el icono que encuentras en la parte inferior derecha del sistema.

Adicional, puedes consultar directamente en la Universidad Loggro o contactarnos a través del correo soporte@loggro.com

Tareas pendientes: Esta opción aparecerá habilitada solo para el usuario que tenga configurado rol de administrador o de contador.

Desde allí tendrán un control de los documentos pendientes por destino contable o actividades a ejecutar por parte del contador.

Opciones recientes: Desde este botón puedes verificar las últimas opciones que se han abierto en Loggro.

Ayuda: Desde allí encuentras la Universidad Loggro, un manual de autoestudio con explicaciones, pantallazos y videos de las funcionalidades del sistema por cada uno de los módulos. Además, puedes descargar los términos y condiciones del uso del sistema y realizar una prueba de conexión a internet en caso de ser requerida.

 Información de Usuario: Al dar clic en este botón puedes identificar el nombre del usuario logueado en el sistema y tienes la posibilidad de:<

• Editar el usuario.

• Modificar contraseña: Al dar clic en esta opción el sistema pedirá que indiques la contraseña anterior y la nueva que quieres establecer para tu usuario.
  

• Ingresar a Mis Planes y Pagos : Esta opción solo se habilita para el usuario principal del sistema, al dar clic se valida solicitando nuevamente la contraseña del usuario.
  
  Este Portal Administrativo te brinda diferentes alternativas para el manejo de tu plan con Loggro, te permite consultar el historial de facturación, cambiar fecha de corte, adquirir horas de capacitación, cambiar el plan adquirido o el usuario principal, entre otros. Además, desde allí debes realizar los pagos mensuales del sistema a través de la opción de Ir a Pagos.
  
  
  Importante: A este portal solo puede ingresar el usuario principal o administrador de la compañía. 
• Realizar salida segura del sistema: Siempre que vayas a cerrar la aplicación debes realizarlo dando clic en esta opción.
  
  
  

En la franja azul de la parte superior  ④  están ubicados cada uno de los módulos del sistema y al dar clic en alguno de ellos encuentras las opciones o procesos que se pueden llevar a cabo dentro de cada uno de los módulos.

Además, encuentras:

Notificaciones: Desde este botón puedes verificar algunas notificaciones de operación, comunicados, promociones o información de nuevas funcionalidades del sistema.

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