Manejo de inventario en Loggro Pymes

Si deseas llevar control de tu Inventario en Loggro Pymes, debes tener en cuenta los parámetros y manejos que te explicaremos en esta sección. El Inventario en Loggro se maneja en tiempo real.

1. Parámetros de Inventario

Recuerda que desde la opción de Configuración → Organización

Encuentras la opción de Parámetros, establecidos en la configuración inicial y desde allí puedes realizar modificaciones, incluyendo los parámetros de inventario.

A continuación, te indicaremos a que hace referencia cada uno de ellos, así los puede establecer fácilmente de acuerdo a tus necesidades.

• El costo de los ítems inventariables es único a nivel de organización: Este parámetro permite definir que los costos de la mercancía sean establecidos a nivel de la organización o por establecimiento, el sistema permite realizar el cambio del mismo mientras no tengas existencias de ítems en el inventario. Para el caso que manejes solo un establecimiento debes dejar este parámetro en SI.

• La organización controla algunos o todos los ítems inventariables por lotes: Desde esta opción puedes permite que en el sistema se asocien ítems a lotes especificos.

• La organización controla algunos o todos los ítems inventariables por serie: Permite agregar series a los ítems para diferenciación y codificación.
  Para conocer más sobre el manejo de series y lotes en Loggro puedes consultar un video dando clic aquí

• La organización permite el manejo de cantidades negativas en su inventario: El sistema permite manejar cantidades negativas en el inventario, para organizaciones que requieren de una facturación de venta urgente o prioritaria y no tienen cantidades o existencias en el inventario de los ítems a vender. Te sugerimos que este parámetro lo establezcas en NO.

Debes ser cuidadoso con este parámetro, ya que al elegir si en esta configuración se van a ver afectados los reportes que relacionen el costo de la mercancía como el estado de resultados, el informe de rentabilidad entre otros, los valores que te generan pueden ser negativos.

Nota:  Si manejas en tu inventario ítems con series o lotes NO podrás activar el parámetro de inventario negativo.

• Sugerir el último precio de compra en facturas y entradas: Al establecer SI en este parámetro, cuando se realice una factura de compra o una entrada por remisión, el sistema sugerirá el último precio dado por el proveedor para los ítems.

2.  Para realizar manejo de Inventario debes tener creados tus ítems en el sistema como lo indicamos en la sección anterior . En este caso serían ítems de tipo Inventariable.

 

3. Entradas de Inventario

Si manejas inventario en Loggro, es indispensable que tengas existencias en el sistema de aquellos productos inventariables para realizar su venta.

La carga de inventario la puedes hacer de dos formas:

1. Registrando la Factura de Compra en Loggro: Ver información aquí.

2. Realizar entradas de inventario por la opción de Otras Entradas :
   Este proceso puedes realizarlo cuando no cuentes con la factura de compra del proveedor o vayas a generar la carga inicial de tu inventario.

A continuación, vamos a explicarte como hacer la carga de tu inventario a través de Otras Entradas, esta opción la encuentras en Inventario → Otras Entradas.

Al abrir la ventana debes diligenciar la información para realizar la carga de inventario.

• Bodega*: Indica la bodega a la cual realizarás la entrada de mercancía. Si el establecimiento de tu compañía solo cuenta con una Bodega, el sistema te la sugerirá por defecto. En caso que el establecimiento cuente con más de una Bodega deberás definirla, para esto podrás ingresar su nombre o desplegar la barra para seleccionarla. 

• Concepto Recepción*: Ingresa la razón o concepto por el cual se realizará la carga de inventario. El sistema trae algunos conceptos creados de forma predeterminada como el de saldos iniciales, pero puedes crear el que necesites por la opción  Conceptos Otras Entradas y Otras Salidas o digita el nombre del nuevo concepto de salida de inventario y el sistema te da la opción de crearlo. Al desplegar el menú de esta opción te aparecerán los conceptos creados.

• Fecha*: De forma predeterminada el sistema te trae la fecha actual (del día que realices el proceso) y esta no es modificable ya que en Loggro el inventario se maneja al día.
• Detalles: Una vez tengas toda la información del encabezado diligenciada, podrás ingresar desde la pestaña de detalles, los ítems que serán almacenados en la Bodega.
  
• Ítem – Descripción: Ingresa en el campo el código del ítem o en el siguiente su descripción, dependiendo de lo que conozcas. Además, puedes dar clic en la lupa que se habilita y seleccionar el ítem respectivo.
• Cantidad: Diligencia la cantidad a almacenar para cada uno de los ítems en su linea respectiva.
• Verifica el Costo Unitario y Costo Total del producto ingresado. Si en los parámetros de inventario seleccionaste sugerir el ultimo precio de compra en facturas y entradas este se mostrará en el campo respectivo pero puedes modificarlo. 
• Si es el caso y el ítem esta asociado a una categoría que maneje Lotes, puedes definirlo en los siguientes campos con la fecha de elaboración y expedición respectiva.
  
• En el caso que la serie del ítem maneje Serie también podrás informar la serie en la entrada, dando clic en el campo que te señalamos.
  
  El sistema te muestra una sub ventana para que ingreses la información de la serie de acuerdo a las cantidades informadas.
  
  Cuando se tome correctamente la información de la Serie ingresada puedes salir de la sub ventana dando clic en la X y en la ventana principal puedes verificar que la S aparece en color verde.

En la entrada puedes diligenciar varios ítems de acuerdo a tus necesidades, si te equivocas en alguno de los detalles ingresados puedes eliminarlo desde el botón de la papelera  

 que aparece en cada linea. Además, en la parte inferior de esta puedes identificar el total tanto de las cantidades como el costo total.

Antes de finalizar la entrada de inventario puedes adicionarle algún comentario adicional al documento dando clic en el botón

Una vez ingresados todos los ítems, podemos finalizar la entrada, para esto debes dar clic en el botón Recibir.

Luego de esto, el sistema modifica el estado de la entrada a Recibida y actualiza la cantidad de los ítems almacenados en el inventario. Ten en cuenta que el número de esta entrada lo genera el sistema de forma automática y con este puedes realizar la búsqueda del documento en la opción de Inventario  → Relación de Transacciones Inventario – pestaña de Entradas .

Podrás consultar en los Reportes de Inventario la actualización de dichas cantidades.

Esta proceso se realiza si deseas cargar tu inventario manualmente, si tienes gran cantidad de ítems puedes realizar la carga con ayuda de un archivo de Excel que te brinda Loggro. Puedes verificar el proceso de importación de entradas dando clic aquí.

4.   Salidas de Inventario

En Loggro, así como se presentan entradas de inventario también se pueden dar salidas o disminución en el mismo. Estas salidas de inventario se realizan automáticamente en el caso que generes ventas por los ítems inventariables que manejas.

Sin embargo, puedes realizar también salidas de inventario de forma manual, ya sea por control de calidad, ajustes al inventario por pérdidas o inexistencias, obsequios o por cualquier otra razón.

Para generar salidas de inventario manualmente debes dirigirte a Inventario → Otras Salidas.

Allí se abrirá una nueva ventana para relacionar la información de la salida de inventario.

A continuación, te indicaremos a que hace referencia cada uno de los campos:

• Bodega * : Indica la bodega desde la cual realizarás la salida de mercancía. Si el establecimiento de tu compañía solo cuenta con una Bodega, el sistema te la sugerirá por defecto. En caso que el establecimiento cuente con más de una Bodega deberás definirla, para esto podrás ingresar su nombre o desplegar la barra para seleccionarla.

• Concepto de Salida * : Ingresa la razón o concepto por el cual se realizará la salida de inventario. Puedes crear el concepto que necesites por la opción Conceptos Otras Entradas y Otras Salidas o digita el nombre del nuevo concepto de salida de inventario y el sistema te da la opción de crearlo. Al desplegar el menú de esta opción te aparecerán los conceptos creados.

• Fecha: De forma predeterminada el sistema te trae la fecha actual (del día que realices el proceso) y esta no es modificable ya que en Loggro el inventario se maneja al día.

• Responsable * : Debes indicar que usuario es el responsable de la salida de inventario que se esta efectuando. De forma predeterminada el sistema te muestra el usuario que esta logueado en la aplicación pero puedes modificarlo.

• Detalles: Una vez tengas toda la información del encabezado diligenciada, podrás ingresar los ítems que saldrán de la Bodega en la pestaña de Detalles.
  Estos detalles puedes ingresarlo de tres formas: 

1. Ingresando uno a uno los campos para cada uno de los ítems
   

   Tienes la posibilidad de ingresar cada uno de los detalles de los ítems para generar su salida.
   

   • Ítem – Descripción: Ingresa en el campo el código del ítem o en el siguiente su descripción, dependiendo de lo que conozcas. Además, puedes dar clic en la lupa que se habilita y seleccionar el ítem respectivo.

   • Cantidad: Diligencia la cantidad a sacar para cada uno de los ítems en su linea respectiva.

   • Verifica el Costo Unitario del producto ingresado. Si en los parámetros de inventario seleccionaste sugerir el ultimo precio de compra en facturas y entradas este se mostrará en el campo respectivo pero puedes modificarlo.

   • Lote: Si es el caso y el ítem esta asociado a una categoría que maneje Lotes puedes definirlo dando clic en la lupa se muestran los lotes disponibles del producto. 
     

   • Serie: En el caso que la serie del ítem maneje Serie también podrás informar la serie en la salida, dando  clic en el campo que te señalamos. 
     
     El sistema te muestra una sub ventana para que ingreses la información de la serie de acuerdo a las cantidades informadas. 
     
     Cuando se tome correctamente la información de la Serie ingresada puedes salir de la sub ventana dando clic en la X y en la ventana principal puedes verificar que la S aparece en color verde.
     
2. Desplegando el menú en Más Opciones y seleccionando los ítems a sacar de inventario a partir del Inventario Disponible.
   
   

   Puedes seleccionar el inventario registrado en el sistema, aquellos ítems y cantidades a sacar.  

   • El sistema abre una ventana en la que se recuperan todos los ítems con cantidades disponibles en la bodega.
   • Selecciona aquellos ítems que deseas sacar del inventario, este proceso puedes hacerlo con ayuda de la tecla Ctrl (sin son ítems no continuos en la lista, presionas la tecla y das clic en el ítem a seleccionar) o Shift (para ítems continuos en la lista, presionas la tecla y das clic en el ítem de inicio y en el ítem de fin de la selección).  
   • Una vez tengas los ítems seleccionados, haz clic en el botón Aceptar.
     
   • En la tabla de detalles se recuperan todos los ítems previamente marcados. Podrás modificar la cantidad a sacar de inventario dando clic en el campo de Cantidad para cada detalle, ya que por defecto el sistema sugiere la cantidad total disponible del ítem en la bodega.
     
3. Desplegando el menú en Más Opciones y seleccionando los ítems a sacar de inventario a partir de Series.
   
   - Esta opción estará disponible cuando algunos ítems de tu inventario sean controlados por series.
   - Al hacer clic en dicha opción, el sistema abre una ventana en la que se recuperan todos los ítems serializados con cantidades disponibles en la bodega.
   - Selecciona aquellas series que deseas sacar del inventario.
   - Una vez tengas las series seleccionadas, haz clic en el botón Aceptar.
   - En la tabla de detalles se recuperan todos los ítems con sus respectivas series previamente marcadas.
   
   

Es importante tener en cuenta que en la salida de inventario puedes diligenciar varios ítems de acuerdo a tus necesidades, si te equivocas en alguno de los detalles ingresados puedes eliminarlo desde el botón de la papelera que aparece en cada linea. Además, en la parte inferior de esta puedes identificar el total de las cantidades a sacar del inventario.

Antes de finalizar la entrada de inventario puedes adicionarle algún comentario adicional al documento dando clic en el botón

Una vez ingresados todos los ítems, podemos finalizar la salida de inventario para esto presiona el botón Finalizar.

Luego de esto, el sistema actualiza el estado de la salida a Despachada y actualiza la cantidad de los ítems almacenados en el inventario. Ten en cuenta que el número de la salida de inventario será definido automáticamente por el sistema.

Por último, podrás consultar en los Reportes de Inventario la disminución de dichas cantidades y la lista de otras salidas puedes encontrarla en la opción de Inventario  → Relación de Transacciones de Inventario  en la pestaña de Salidas.   

Esta proceso se realiza si deseas sacar productos de tu inventario manualmente uno a uno, si la salida es por gran cantidad de productos puedes realizarla con ayuda de un archivo de Excel que te brinda Loggro. Puedes verificar el proceso de importación de salidas dando clic aquí.

Si deseas conocer más información sobre las posibilidades que brinda el módulo de inventario da clic en los siguientes enlaces:

Opciones de Inventario

Videos - Módulo de Inventario

 

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