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Este proceso permite cargar Otras Entradas de forma masiva a través de una plantilla de Excel.
Contenido
Generalidades
Este proceso puede realizarse con 2 fines específicos:
- Carga de saldos iniciales.
- Generar ajustes masivos o entradas requeridas a lo largo de la operación.
Ingresa por la ruta Inventario → Relación Transacciones Inventario. En la nueva ventana que te muestra el sistema debes dar clic en Más Opciones → Importar Entradas.
En la ventana Otras Entradas a Importar encuentras la opción para descargar e importar la plantilla o archivo de otras entradas. En esta se explican los pasos que debes seguir para la correcta importación.
Para iniciar el proceso debes dar clic en Descargar Archivo y con esto tendrás en tu equipo la plantilla que debes diligenciar.
Diligenciar la plantilla de Importación
La plantilla cuenta con 3 hojas llamadas: Encabezado, Detalles y Series, en la cuales puedes encontrar los campos a diligenciar según tus necesidades de importación de cantidades de inventario.
En estas hojas puedes encontrar campos de obligatorio diligenciamiento, estos los identificas ya que están sombreados con color azul. La plantilla debe tener esta misma estructura cuando vayas a cargarla por lo cual no debes eliminar ninguna de estas hojas de trabajo.
Inicialmente se muestran dos líneas digitadas para que te sirvan de guía y puedas ingresar la información fácilmente. (Para cargar las cantidades de tus productos debes eliminar estas líneas de ejemplo con el fin que el sistema no te cargue esta información).
Hoja de Encabezado
Contiene la información principal de la entrada que se va a cargar, en esta puedes identificar campos de obligatorio diligenciamiento para la creación marcados con fondo azul. Además, cada campo tiene una viñeta en color rojo y al ubicar el cursor sobre este se mostrará una breve explicación de la información que debe contener.
Los campos que se muestran en esta hoja de calculo son:
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Código Encabezado: Este código permite identificar la entrada como única en el archivo de importación. Debes definir un código por cada entrada que vayas a cargar y este se debe relacionar también en la hoja de Detalles para que haga referencia a la misma entrada. |
| Bodega: Ingresa el código de la bodega en la cual se va a realizar la carga del inventario. Puedes consultar los códigos de tus bodegas en la estructura de la organización. |
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Concepto Entrada: Al dar clic en el campo puedes desplegar el menú y seleccionar de la lista de valores el concepto de entrada que requiere relacionar. Recuerda que estos son los que tienes creados en Conceptos Otras Entradas y Otras Salidas antes de descargar la plantilla del sistema. |
| Comentario: Si deseas puedes ingresar algún comentario a la entrada de inventario que vas a realizar. |
Hoja de Detalles
En esta sección se deben especificar los ítems de los cuales se va a cargar el inventario con sus respectiva información. Los campos que se muestran en esta hoja de calculo son:
| Código Detalle: En este campo debes ingresar un número que permita identificar el registro del ítem como único en el archivo de importación. Puedes seguir una secuencia 001,002,003... etc para cada línea de ítem a cargar. |
| Código Encabezado: Este hace referencia al código de la entrada a la que pertenece el ítem del registro, debe coincidir con el ingresado en la hoja de encabezado. |
| Ítem: Ingresa el código del ítem inventariable que cargaras al inventario. |
| Cant. a Almacenar: Digita las cantidades a almacenar del ítem, de acuerdo a las unidades de medida que le tengas configuradas. |
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Costo Unitario: Ingrese aquí el costo unitario del ítem. Si no se ingresa, el sistema asignará el costo unitario que éste tenga definido. Cuando el ítem no cuente con costo unitario en el sistema, este deberá informarse de manera obligatoria este campo. |
| Lote: El campo de Lote solo es requerido para aquellos ítems cuya categoría maneja un control por lotes. |
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F. Elaboración: Ingresa la fecha de elaboración del Lote informado en el campo anterior. Esta fecha no puede ser superior a la fecha actual del sistema. (Si no informaste Lote, este campo no es requerido) |
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F. Expiración: Ingrese la fecha de expiración del Lote informado. Esta fecha no puede ser inferior a la fecha de elaboración del lote. (Si no informaste Lote, este campo no es requerido) |
| Zona: La zona es requerida solo si la bodega informada maneja zonas y localizaciones. |
| Localización: La localización es requerida solo si la bodega informada maneja zonas y localizaciones. |
Hoja de Series
Si los ítems relacionados en la entrada no tienen series debes borrar la información ejemplo de la plantilla, dejando en la hoja de Series los títulos de cada columna.
Si manejas series para los ítems de la entrada informada debes ingresar la información relacionada en los siguientes campos.
| Código Detalle: Indica el código del detalle del ítem al que pertenecen las series informadas en el registro. |
| Ítem: Ingresa el código del ítem para el cual definirás las series. |
| Serie: Ingresa los seriales respectivos del ítem, el sistema te permite ingresar hasta 6 seriales para el mismo. Se muestran los campos Serial 1, Serial 2, Serial 3, Serial 4, Serial 5, Serial 6. |
Como importar la plantilla
Una vez terminado el proceso de diligenciar la plantilla de otras entradas, ingresa nuevamente a Loggro por la ruta mencionada en la parte inicial de generalidades, allí encontrarás la opción para cargar el archivo (paso 3).
En la ventana de importación de otras entradas, pulsa en Explorar para ubicar el archivo en tu equipo y cargarlo.
Verifica el paso 4 de la ventana de importación: 
Debes activar esta casilla cuando quieras que al importar el archivo inmediatamente la/las entradas queden en estado Recibido y no podrás realizarle modificaciones. Si no tienes activo este campo las entradas quedan en estado Por Recibir y puedes ingresar a verificarlas y realizar modificaciones si lo requieres, luego procedes a recibirlas directamente desde el sistema.
Para finalizar el proceso debes dar clic en el botón Importar.
- Si la importación se realiza de forma correcta, Loggro te lo indica con un mensaje de confirmación en la ventana.
- Si se presentan inconsistencias en la importación puedes proceder a descargar el informe consolidado, donde se indicaran los errores encontrados. Debes verificar los errores en cada una de las pestañas del documento, corregirlos y guardar el archivo con la información correcta para repetir el paso 3 con esta nueva plantilla actualizada.
- Las entradas cargadas puedes verificarlas en Inventario → Relación de Transacciones Inventario, dando clic en la pestaña de Entradas.