Cómo realizar un pago de nómina masivo

Los pagos de nómina masivos hacen referencia a aquellos que se realizan quincenal, decadal o mensual (según la configuración realizada en los Parámetros de la Organización).

Generalidades

Existen diferentes pasos dentro de la nómina que permiten generar correctamente el pago, estos se visualizan en la parte superior del pago y son:
1. Preparación: Este paso es el inicial, allí se prepara la nómina y se puede liquidar tantas veces como sea necesario.

2. Aprobación: En este paso se finaliza la preparación de la nómina, pero es necesario que sea revisada para su aprobación, si se encuentran errores en la liquidación se pueden realizar modificaciones en este paso o en el de preparación.

3. Pago: Este es el paso final, se da cuando el pago ya está revisado/aprobado y no requiere mas correcciones.

Pagar Nómina

Tienes la posibilidad de Pagar la Nómina de tu organización según la periodicidad establecida desde los Parámetros de la Organización. 

Para realizar este proceso debes ingresar a Nómina → Gestión de Pagos de Nómina

y dar clic en el botón Pagar Nómina, para nuestro ejemplo se realizará el pago de una nómina quincenal.
Al hacer esto se abre una nueva ventana con el pago en proceso de Preparación y se muestra el periodo a pagar, para nuestro ejemplo es la Quincena del 16/08/2024 al 31/08/2024.

En esta sección del encabezado cuentas con los botones de:
→ Permite actualizar o refrescar la preparación de nómina que se muestra en pantalla, puedes dar clic en este por ejemplo cuando adiciones una novedad para que la información se muestre actualizada.

→ Puedes adicionar a la liquidación de nómina algún comentario si así lo requieres.

→ Tienes la posibilidad de adjuntar algún archivo relacionado con la nómina en preparación. 

Además, puedes visualizar la información de los empleados y su pago base.

Nota: Es importante tener en cuenta que si estas realizando un adelanto de nómina para un empleado en un periodo especifico y posteriormente generas el pago masivo de la nómina para este mismo periodo, el sistema no tendrá en cuenta el empleado al cual se le generó el adelanto.

Para cada uno de los empleados puedes ver el detalle de los conceptos que aplican en cuanto a devengados y deducciones, solo debes dar clic en el botón  del empleado que deseas verificar.

En la imagen del ejemplo, se detalla el valor del devengado por 15 días de salario y el auxilio de transporte por los 15 días (si aplica, según la información ingresada en la creación del empleado). En cuanto a las deducciones se muestra el valor por Salud y Pensión, todos estos valores Devengados - Deducciones dan como resultado el Pago Neto que va a recibir el empleado en ese periodo.

Estos conceptos mencionados anteriormente se toman de forma automática para el pago de los empleados, en el caso de un empleado configurado con salario integral también se muestran los conceptos relacionados como en el siguiente ejemplo:
Además, tienes la posibilidad de adicionar novedades manuales a este pago, por ejemplo por vacaciones, incapacidad, entre otros. Da clic aquí para conocer detalladamente este proceso.

Ver Detalle de Pago por Conceptos

Desde la ventana de pago de nómina también tienes la posibilidad de Ver Detalle de Pago por Conceptos.

Al dar clic en esta opción, puedes verificar el resumen del pago donde se especifican los valores tanto para los devengados como deducciones asociadas. Incluyendo aquellas novedades que ingresamos de forma manual.

En la parte inferior puedes visualizar el valor total neto para el pago de esta nómina.

Cuando ya se hayan realizado todas las validaciones sobre la nómina a pagar y los datos se encuentren correctos puedes dar clic en Finalizar Preparación.

Con esto el pago pasa a un estado Por Aprobar.
Nota: Si en tu organización hay otra persona encargada de la aprobación, puede ubicar el pago ingresando a Nómina → Gestión de Pagos de Nómina. Se encontrará en la pestaña En Proceso, debe dar sobre la nomina a consultar o desde los 3 Puntos ubicados al lado derecho, al dar clic encuentras la opción Ver Pago de Nómina así podrá visualizar todo su detalle como se muestra en la imagen anterior.

Cuando el pago se encuentra Por Aprobar se pueden realizar modificaciones sobre este y quitar o adicionar novedades. Además, con los botones que encuentras en la parte superior de la ventana puedes devolver el pago al proceso de Preparación si es otra persona quien realiza las modificaciones o Eliminar definitivamente el pago si se va a generar nuevamente.
Cuando toda la información del pago se encuentre correcta debes dar clic en Aprobar.
Con esto el pago pasa a estado Por Pagar y puedes encontrarlo desde la Gestión de Pagos de Nómina - pestaña Por Pagar (ver información) para continuar con su gestión cuando el pago se haga efectivo para los empleado.