Configuraciones Adicionales Importantes en Loggro

Vamos a explicarte algunas configuraciones adicionales que debes realizar en tu compañía antes de empezar a generar transacciones en Loggro.

Estas configuraciones están relacionadas con:

• Información de la Organización
• El Calendario para iniciar operación en Loggro: Es importante que su configuración se realice antes de generar cualquier transacción en el sistema, ya que si posteriormente deseas realizar modificaciones tienes algunas restricciones.
• Creación de Unidades
• Configurar Formas de pago
• Personalizar Formato de impresión de factura de venta
• Creación de Cuentas Bancarias y Cajas
• Creación de Usuarios y verificación de Roles
• Conoce los Conceptos de Ingresos y Egresos

 

Información de la Organización

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Si requieres puedes modificar algunos parámetros de la configuración que realizaste inicialmente, este proceso lo puedes realizar por la ruta: Configuración → Organización

Encontrarás las opciones de parametrización que estableciste en las ventanas de configuración inicial.

Desde allí puedes realizar modificaciones por ejemplo de las Responsabilidades Fiscales de la compañía, esto lo encuentras en la sección inferior de la pestaña de Información General.

En la parte inferior se encuentra la opción de Facturación Electrónica, por favor NO realices la activación de este parámetro hasta que el asesor de Facturación Electrónica de Loggro te lo indique.

Además, desde la pestaña de Parámetros encuentras otras opciones como:

- El Tiempo en que expira la contraseña de un usuario: Puedes establecer el número de días dentro de los cuales se da el vencimiento de la contraseña con la que ingresas al sistema.

Verifica la información y si requieres hacer modificaciones en alguno de estos parámetros puedes realizarlo desde esta ventana, debes Guardar los cambios antes de cerrar la ventana para que estos se conserven.

Calendario para iniciar operación en Loggro

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Para empezar a realizar las demás configuraciones importantes debes dirigirte a la opción de: Configuración → Calendario

Es importante que configures esta ventana antes de realizar transacciones en Loggro, ya que posteriormente puedes realizar modificaciones pero con algunas condiciones.

La información del Calendario está dividida de la siguiente manera:

①  Año*: Indica el año para el cual se está mostrando la información de los periodos del calendario.

② Periodo Inicial: Indica el mes en el cual iniciaron tus movimientos o transacciones en Loggro. Al configurar este campo automáticamente se selecciona el Periodo de Saldos Iniciales ya que se encuentran relacionados.

③ Periodo de Saldos Iniciales: Hace referencia al periodo anterior al inicial. En este puedes cargar información que trabajabas manualmente o en otro sistema y luego de su configuración inicial puedes realizar modificaciones de este periodo pero con algunas condiciones. Consultar información aquí.

④ Lista de Periodos: Puedes verificar la lista de periodos para el año respectivo. El calendario contiene 12 periodos de Enero a Diciembre, cada uno de estos períodos tienen una fecha de inicio y una fecha final. Además, de un periodo identificado como el periodo 13 y denominado Periodo de Cierre. Este período tiene como fecha de inicio y final el 31 de diciembre. Se utiliza para realizar el cierre de cuentas de resultado en la contabilidad, las cuentas de resultados son: Ingresos, Gastos, Costo de Ventas.

⑤ Estado: Los períodos manejan los siguientes estados:

• No Iniciado: Es el estado por defecto cuando se crea el  calendario y significa que el período no está habilitado para el ingreso de transacciones.

• Cerrado: Indica que el período está cerrado para el ingreso de transacciones; es decir no se puede vender, registrar compras, hacer devoluciones, entre otras.

• Abierto: Indica que el período está abierto para el ingreso de transacciones, son ejemplos de transacciones: Venta POS, Factura de Venta, Devoluciones de Venta, Factura de Compra, Devoluciones de Compra, Ingresos de Dinero, entre otras.

  Para cambiar el estado de un periodo solo debes dar clic en el menú desplegable del campo Estado y seleccionar el nuevo estado del mes.

Configuraciones por realizar en el Calendario

Recuerda que ventana debes configurarla antes de realizar transacciones en Loggro, ya que posteriormente puedes realizar modificaciones del periodo de saldos iniciales pero con algunas condiciones.

Se debe establecer el Periodo Inicial, este hace referencia al mes en el cual vas a empezar a generar facturas en Loggro. Es importante tener en cuenta que la facturación en Loggro se realiza en tiempo real.

De forma predeterminada se muestra como periodo inicial el mes en el cual realizaste la compra del sistema.

Debes configurar todos los meses anteriores como No Iniciado, excepto aquel en el que vas a empezar a facturar y el periodo anterior, estos se establecen con estado Abierto, para esto despliega el menú y selecciona el estado que corresponde para cada periodo.

Para nuestro ejemplo (como la compra se realizó en Marzo 2020), el Periodo Inicial será Marzo 2020, así que establecemos Enero 2020 como No Iniciado y Febrero - Marzo 2020 como Abiertos (mes en el que se hizo la compra de Loggro y mes anterior a este).

Con esto, el sistema te permitirá registrar transacciones para el mes de Periodo Inicial y los periodos posteriores se abrirán automáticamente al iniciar cada mes. Recuerda que las facturas de venta en Loggro se generan al día, en tiempo real.

El Periodo de Saldos Iniciales automáticamente se tomará como el mes anterior al de periodo inicial.

Por ultimo, recuerda dar clic en el botón Guardar antes de cerrar la ventana.

Creación de Unidades

Si en la configuración inicial indicaste que ibas a manejar Unidades de Negocio, su creación la debes realizar por la ruta: Configuración → Unidades - Centros

Recuerda que estas Unidades te permitirán conocer la información de acuerdo a las unidades de negocio que manejes, por ejemplo Unidad de Venta de Productos, Unidad de Prestación de Servicios, etc. El campo de Unidad lo debes ingresar manualmente en cada una de tus facturas de venta y podrás consultar que documentos se generaron por Unidad desde el informe:  Explorador de Documentos del Cliente.

Al abrir la ventana de Unidades - Centros, puedes visualizar la información de las unidades de negocio y centros de costo ya creados con su respectivo código.

Para crear una nueva Unidad debes dar clic en el botón Adicionar Nivel.

En la sección derecha debes diligenciar:

• El Tipo de Nivel*: Despliega el menú y selecciona Unidad.

• Indica un Nombre* para la unidad que estas creando y el Código* que la identifique.

• El campo Código Padre no es de obligatorio diligenciamiento cuando se crea una Unidad, en ese caso puedes dejarlo en blanco.

• Para finalizar puedes agregar un comentario adicional en el campo Descripción, verifica que el Estado* registre Activo y das clic en Guardar.
  

Configurar Formas de pago

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Continuaremos configurando las Formas de pago , para esto ingresas a: Configuración → Formas de Pago.

El sistema de manera predeterminada crea la forma de pago de Contado, si requieres crear por ejemplo formas de pago a crédito puedes realizarlo, para esto debes dar clic en el botón Nueva Forma de Pago.

Y en la nueva ventana diligenciar los campos requeridos.

1. Establece un Código* con el que puedas identificar fácilmente la forma de pago, para nuestro ejemplo vamos a crear un crédito a 15 días y como código vamos a establecer FPCRED15.

2. Indica la Descripción* de esta nueva forma de pago, en este campo podemos establecer, por ejemplo: Crédito 15 días.

3. Selecciona para que transacción Aplica* la forma de pago. Tienes la posibilidad de elegir si aplica para la compra, venta o ambas transacciones.

4. Establece el número de días que se tendría como Plazo de acuerdo al crédito, en este caso serían 15 días. Esta configuración es importante ya que al seleccionar la forma de pago en una factura, el sistema calcula automáticamente su fecha de vencimiento según los días de plazo configurados.

   Luego de diligenciar estos datos verifica que el Estado* registre Activo y recuerda Guardar los cambios para que se conserven.
   
   
   

Personalizar Formato de impresión de factura de venta

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La siguiente parametrización la realizas ingresando a: Configuración → Personalizar Formato de Impresión Factura

Allí se muestra la vista previa de la impresión de una factura de venta generada en Loggro.

Esta NO contiene los datos de tu empresa, pero es una guía de cómo se verá al momento que imprimas un documento de venta.

En la sección derecha cuentas con campos que puedes adicionar o quitar de la factura. Este proceso lo realizas con ayuda del check box para cada opción.

Solo marca o desmarca el check según la información que deseas verificar en la factura de venta.
Por ejemplo, en la factura de venta puedes identificar el código y descripción del producto vendido.

Si te diriges a las opciones y desmarcas la casilla de Código de Ítem,

puedes verificar que no se visualizará en la impresión el código interno que manejas para identificar tus productos, solo su descripción.

Además, en la sección inferior puedes establecer una leyenda que se verá reflejada en todas las facturas de venta que generes.

Es importante que si realizas alguna modificación en la ventana guardes los cambios para que estos se conserven.

Desde la sección superior puedes verificar los diferentes formatos de impresión con los que cuenta Loggro.

 

Es importante tener en cuenta que, si vas a empezar a facturar electrónicamente los formatos que puedes elegir son Carta Clásico o Carta Moderno, esto por la cantidad de información que debe tener el documento exigido por la DIAN.

Si eliges el formato Carta Clásico, este debes seleccionarlo también en el consecutivo de facturación que te explicaremos cuando estés realizando el proceso de facturación electrónica.

 

Creación de Cuentas Bancarias y Cajas

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Por otro lado, si vas a llevar un control en Loggro de tus cuentas bancarias puedes realizar la creación de estas a través de la ruta:  Configuración → Cuentas Bancarias y Tarjetas

Allí das clic en el botón Nueva → Cuenta Bancaria y diligencia la información requerida.

Puedes encontrar más información sobre cada uno de estos campos dando clic aquí. Recuerda guardar los cambios antes de cerrar la ventana.
Puedes verificar también la lista de cuentas bancarias o tarjetas que has creado.

Para el caso de las Cajas, puedes ingresar a la opción: Configuración → Cajas

Al ingresar puedes consultar las cajas que tienes creadas.

De forma predeterminada el sistema crea una caja general y pone tu usuario como cajero responsable y asignado en la misma. En el sistema puedes asociar la caja para ingresos o egresos de dinero de acuerdo a los medios de pago seleccionados.

Las acciones que puede realizar el cajero asignado y responsable son las siguientes:

** El usuario con Rol Administrador también puede realizar el cierre de las cajas creadas en el sistema.

Si necesitas crear cajas adicionales solo debes dar clic en el botón Nueva Caja y diligenciar la información.

A continuación, te indicaremos a que hace referencia cada uno de los campos para la creación de cajas.

• Caja*: Debes establecer un código o nombre para identificar la caja, este puede ser alfa-numérico. 

• Descripción*: Ingresa la descripción o especificación relacionada con la caja que vas a crear.

• Responsable*: Indica que usuario será el responsable de la caja. 

• Cajero Asignado* : Indica que usuario será el cajero asignado.
  El responsable y Cajero Asignado deben estar creados previamente en el sistema como Otro Tercero (Ver creación de Contactos)

• Cuenta Contable: Este campo solo aplica para los clientes que manejan contabilidad en Loggro, ya que se puede establecer la cuenta contable para contabilizar los movimientos que se generan en esta caja.

• Estado*: Indica el estado de la caja. Al estar Activa puedes hacer uso de esta en movimientos de la aplicación.

  Si la caja registra Suspendida o Retirada no será visible para registrar transacciones con ella.

Si realizaste alguna creación recuerda guardar los cambios antes de cerrar la ventana.

Creación de Usuarios y verificación de Roles

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Para continuar con las configuraciones principales, cada plan cuenta con una cantidad de Usuarios que puedes crear para ingresar al sistema. Este plan Emprendedor (sin contabilidad) solo cuenta con un usuario y es aquel con el que se realizó la compra y queda registrado como el principal, pero puedes realizar la creación de otros usuarios en caso de que hayas adquirido usuarios adicionales al plan.

Para realizar esta creación debes ingresar a:  Configuración → Usuarios

Allí das clic en el botón Nuevo Usuario y diligencias los campos requeridos.

• Usuario*: Corresponde a un correo electrónico. Asegúrate que sea una dirección de correo existente y que tengan acceso a ella, pues allí enviaremos la información para que se confirme la cuenta y puedan ingresar a Loggro. (Ej. usuario@loggro.com)

• Digita el Nombre* , Apellido* y Número de Identificación* de la persona de tu equipo que quedará a cargo de este usuario para el ingreso al sistema. (Ej. Juanita Ruiz – 32274855)

• Para finalizar, indica que Rol* tendrá este usuario. En Loggro los roles controlan los permisos que tiene el usuario para el ingreso al sistema, el rol Administrador es aquel que tiene todos los permisos configurados esto quiere decir que puede ingresar a todas las opciones de Loggro. Puedes desplegar el menú y seleccionar uno de los roles ya existentes o crear uno nuevo de acuerdo a tus necesidades. En la siguiente sección te mostraremos como es la configuración de estos roles.

Da clic en el botón Guardar y el usuario quedará con Estado Activo inmediatamente y asociado a la compañía.

Recuerda que solo los usuarios Activos pueden ingresar a la compañía y el número de usuarios que puedes tener en este estado depende del plan que adquiriste.

 

Si deseas verificar los permisos de alguno de los roles o crear otro rol puedes ingresar por: Configuración → Roles

En al nueva ventana puedes identificar los roles ya existentes en el sistema con su estado.

Puedes dar clic en el nombre de cada uno para verificar su configuración.

Si deseas crear roles diferentes debes dar clic en el botón Nuevo Rol

Allí debes establecer el nombre del nuevo rol,

y en la parte inferior encuentras la lista con todas las opciones de ingreso a Loggro. Para generar los permisos a este nuevo rol solo debes marcar aquellas opciones o accesos que estarían habilitados para el rol.

 

Si una opción no se marca, el usuario con este rol no podrá ingresar a ella. Verifica los permisos a generar y recuerda Guardar los cambios antes de cerrar la ventana.

 

Conoce los Conceptos de Ingresos y Egresos

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Por otro lado, Loggro te permite crear razones especificas por las cuales se dan ingresos o egresos de dinero en tu compañía. Algunos de estos conceptos están creados de forma predeterminada, pero si por ejemplo requieres aplicar alguna retención o descuento en el momento de recibir un pago o generar el recibo de caja, es importante que realices este proceso de creación desde la opción de: Configuración → Conceptos de Ingresos y Egresos

Al ingresar se muestran los conceptos creados automáticamente en el sistema y que se utilizan en diferentes transacciones.

Puedes dar clic en Nuevo Concepto y crear el que requieras.

Vamos a explicarte este proceso con un ejemplo de la creación de un concepto de Descuento del 20%, que podemos utilizar en el momento de registrar el pago de  alguna factura, si por algún motivo no le habíamos aplicado el descuento al generarla.

• Vamos a empezar seleccionando la Clasificación del concepto, despliega el menú y para este caso selecciona Retenciones y Deducciones, ya que va a disminuir el valor a pagar por el cliente.
  
• Indica un Código que identifique el concepto y su descripción. Para nuestro ejemplo vamos a establecer como código DESC20.
  
• Continúa digitando el Porcentaje de deducción asociado (para nuestro caso 20) guarda los cambios y este quedará en estado Activo automáticamente.
  
  
  

 

Con esto, en caso de ser necesario podrás  asociar este concepto al momento de registrar el pago de facturas. Puedes verificar este proceso dando clic aquí - Ver video de Pago de Facturas.

Como ves, Loggro tiene gran variedad de parámetros que puedes configurar de acuerdo con el manejo que quieras brindarle.

 

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