Cómo generar una factura de compra - Loggro Pymes

Registrar las compras en Loggro te permitirá tener información valiosa relacionada con el comportamiento de tus proveedores y te ayudará a formar estrategias de compra.

Contenido

Cómo ingresar

Al registrar una compra en Loggro si esta es por ítems inventariables se cargaran las cantidades al inventario y tendrás en el sistema la cuenta por pagar para que la consultes cuando desees y puedas saldar este valor.
Para crear una nueva factura de compra debes dar clic en Compras → Facturas de Compra.

Al acceder a la ventana notarás un encabezado con un formulario que deberás diligenciar.

Encabezado 

En el encabezado debes ingresar la información básica para identificar la factura de compra que estas registrando, los campos a diligenciar son:

• Proveedor:  Indica el proveedor a quien le realizaste la compra.
  Encontrarlo es muy fácil: podrás buscarlo ingresando su número de identificación o su nombre, además puedes dar clic en la lupa y te va a aparecer la lista de los proveedores registrados en Loggro.
• Prefijo - Factura: Ingresa en este campo el número del documento de compra que te entregó el proveedor, si tiene prefijo también debes ingresarlo. 
• Fecha: Relaciona la fecha del documento de la compra, puede ser anterior al día que la estas ingresando en Loggro pero no posterior. Puedes desplegar el campo del calendario y allí seleccionar la fecha respectiva.
• Forma de Pago: Diligencia la forma de pago relacionada con la factura de compra, recuerda que estas las puedes crear por la opción Formas de Pago.
• Vencimiento: El sistema calcula automáticamente la fecha de vencimiento del documento de acuerdo con la fecha inicial y la forma de pago asignada.
• Moneda: Puedes indicar la moneda en la cual se realizó la compra, el sistema de forma predeterminada te trae COP o pesos colombianos. 
• Puedes establecer si los precios de los productos son con impuestos incluidos o no.
• Cuentas con información adicional, ésta la diligencias en caso de que la compañía maneje Centros de responsabilidad o Unidades de negocio.
• Además, puedes incluir un % de descuento a pie de pagina, si aplica para el documento que estas registrando en Loggro.

Detalles

Una vez tengas toda la información del encabezado diligenciada, podrás ingresar los ítems comprados en la pestaña de Detalles, para esto ingresa en la tabla su código o su descripción, dependiendo de lo que conozcas, o selecciónalo a través de la herramienta de zoom (lupa) que ofrece el sistema.
También podrás hacer compras con descripciones, sin tener que crear los ítems previamente creados en el sistema, esta opción es útil para aquellas compras que realizas ocasionalmente o por ejemplo el pago de un domicilio. Estas descripciones digitadas no manejan control de inventario.

• Indica la cantidad comprada.
• A continuación, ingresa el precio en que compraste el ítem.
• Adicionalmente, para cada ítem podrás indicar un descuento ya sea en porcentaje o en valor, dependiendo de lo pactado con el proveedor.
• Para cada Ítem ingresado, el sistema calcula los Impuestos y el Precio Total correspondiente y a su vez va generando el total de la factura, en la medida que se ingresen más detalles.

Adicionar o quitar Impuestos 

Desde la factura de compra antes de finalizarla si deseas puedes realizar modificaciones en cuanto a los impuestos que se calculan para cada ítem. Al darle clic en los tres puntos (...) al final de la información del ítem, el sistema te abrirá una modal para modificar la contabilización, impuestos y retenciones de ese producto.  Además, si se maneja centro para la cuenta contable que registres de inventario en esta modal puedes asociarlo.

Los cambios realizados en esta pestaña emergente aplican solo para el documento que tienes en proceso.

Puedes consultar los Impuestos que se están aplicando en la factura dando clic en la pestaña de Impuestos.

Desde la pestaña de Detalles, en la sección inferior tienes la opción de ingresar algún Descuento por pronto pago de acuerdo a lo pactado con el proveedor. Además, verificar el comprobante contable de la factura de compra, en caso de que manejes contabilidad con Loggro.

A que hace referencia la pestaña de Cargos en la factura de compra

Si para tu negocio aplica, dando clic en la pestaña de Cargos puedes incluir en la factura de compra algún tipo de flete o cargo adicional que tuvo el proceso de la compra, por ejemplo el cargo por transporte.

Allí desde el campo Cargo debes seleccionar aquel que aplica, escribiendo su código o dando clic en la lupa. Es importante tener en cuenta que si estos cargos los utilizas frecuentemente debes crearlos en el sistema como ítems no inventariables. 

También te damos la posibilidad que ingreses el cargo solo digitándolo en el campo de Descripción, con esto no se guardará en el sistema.
Adicional debes indicar:

• Valor Cargo: Ingresa el valor que tuvo este cargo en la factura de compra, ten en cuenta que este valor hará parte del costo del producto.
• Distribución: Despliega el menú de este campo y selecciona el que aplica de los disponibles:
  - Cantidad: Para indicar que el cargo deberá ser distribuido por cantidad en el costo de los ítems. Al seleccionar esta opción, el sistema divide por partes iguales el valor de ese cargo en los ítems relacionados en la factura, para que se sume en el costo.
  - Valor: Para indicar que el cargo deberá ser distribuido por valor, en el costo de los ítems. 
• Por último, debes seleccionar si el cargo Liquida o no Impuestos/Retenciones. En caso de seleccionar Si, debes dar clic en los tres puntos de la linea de cargo e indicar los impuestos/retenciones que aplican. Como se muestra en el ejemplo.
  

Opciones sobre la factura de compra antes de finalizada

Al estar en la factura de compra puedes identificar en la parte superior derecha diferentes botones con acciones a realizar sobre el documento.

• Guardar
  • Guardar como Borrador: Cuando estas tramitando la factura puedes guardar la información que diligenciaste, con esto la factura quedaría en estado: En Proceso y puedes buscarla posteriormente a través de la relación transacciones compra para continuar el proceso.
  • Finalizar: Permite terminar el proceso de la venta y generar la factura en estado por cobrar.
• Eliminar: Si no necesitas registrar la factura que estas tramitando puedes eliminarla, siempre y cuando esta se encuentre en estado En Proceso.
• Más Opciones
  
  • Copiar: Puedes copiar la factura que estas tramitando para iniciar una nueva compra con los detalles de la anterior.
  • Imprimir:  Te permite imprimir el documento equivalente de la factura de compra

Finalizar la factura de compra

Una vez ingresados todos los ítems, podemos finalizar factura de compra. Para esto presiona el botón Guardar y luego Finalizar.         

Al finalizar el registro de la compra, el sistema muestra un mensaje indicando que se cargaran al inventario los ítems inventariables que se compraron.
Al dar clic en Si, puedes verificar la información del inventario relacionado en la factura de compra, y deberás seleccionar a qué bodega ingresarán las unidades (en caso de manejar varias bodegas)

Por último, puedes verificar que luego de finalizar la factura esta cambió su estado y ahora se encuentra "Por Pagar".