Configuración del módulo Contable - Plan Solo Contabilidad (Loggro Pymes)

Luego de ingresar los datos de la configuración inicial, debes parametrizar otras opciones directamente del módulo de contabilidad, lo que te ayudará a trabajar fácilmente en Loggro.

Estos hacen referencia a:

- Configuración del Calendario
- Creación y manejo de Cuentas Contables
- Configuración del Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados
- Manejo de las Fuentes Contables
- Registro de Comprobantes Contables Manuales

Calendario                    

El calendario permite identificar el periodo que configuraste como saldos iniciales y el estado de cada uno de los periodos transcurridos en el uso de la aplicación.

A continuación te damos a conocer información importante sobre el manejo del calendario en Loggro.

• El calendario sirve para permitir o no el ingreso de transacciones en determinados períodos; esto se hace con el manejo de estados (Abierto, Cerrado) para un determinado período.

• Sirve como punto de referencia para elaborar estados financieros como el Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados.

• Sirve como referencia para generar reportes al corte de un período determinado o por rango de fechas como: Informe de ventas, Informe de compras, Informe de ingresos, entre otros.

• Para el caso colombiano, el año fiscal o gravable está comprendido entre el 1 de Enero y el 31 de Diciembre.

A esta opción puedes ingresar dando clic en Configuración → Calendario.
Al abrir la ventana puedes visualizar el calendario del año en curso.

Configuración del calendario

Es importante que al realizar la configuración inicial de tu compañía en Loggro se defina el periodo inicial, ya que con esto el sistema te crea el calendario para que puedas generar transacciones.


① Periodo Inicial: Hace referencia al periodo en el cual deseas iniciar operación con Loggro. Debes dar clic en el menú desplegable de este campo y seleccionar el periodo inicial para la compañía en Loggro.

② Periodo de Saldos Iniciales: Es aquel en el cual puedes poner al día información que venias manejando manualmente o en otro sistema. La información que registres en este periodo no contabilizará en Loggro. Corresponde a un período inmediatamente anterior al periodo inicial.

Si ya estableciste el periodo de saldos iniciales y por algún motivo requieres hacer modificaciones en este puedes consultar información del proceso dando clic aquí.

Cómo está conformado el Calendario

El Calendario está formado por períodos, para nuestro caso son 13 a saber:

• 12 periodos de Enero a Diciembre: Cada uno de estos períodos tienen una fecha de inicio y una fecha final.

• 1 periodo identificado como el periodo 13 y denominado Periodo de cierre: Este período tiene como fecha de inicio y final el 31 de diciembre. Se utiliza para realizar el cierre de cuentas de resultado en la contabilidad, las cuentas de resultados son: Ingresos, Gastos, Costo de Ventas.

Los períodos manejan los siguientes estados:

• No Iniciado: Es el estado por defecto cuando se crea un calendario y significa que el período no está habilitado para el ingreso de transacciones.

• Cerrado: Indica que el período está cerrado para el ingreso de transacciones; es decir no se puede vender, registrar compras, hacer devoluciones, entre otras.

  Cuando un período se finaliza y se cierra se deben generar saldos a corte de los diferentes módulos (Cuentas por cobrar, Cuentas por cobrar, Inventario y Tesorería). Para más información ver Cómo generar saldos a corte.

• Abierto: Indica que el período está abierto para el ingreso de transacciones, son ejemplos de transacciones: Venta POS, Factura de Venta, Devoluciones de Venta, Factura de Compra, Devoluciones de Compra, Ingresos de Dinero, Notas Bancarias, entre otras.

Para cambiar el estado de un periodo solo debes dar clic en el menú desplegable del campo Estado y seleccionar el nuevo estado del mes.

Creación y manejo de las Cuentas Contables    

Loggro te permite llevar todo un plan único de cuentas, para tu libro base. El sistema ofrece un plan de cuentas básico y adicionalmente, brinda la posibilidad de incluir otras cuentas de clasificación mayor o imputable de acuerdo a tus necesidades.

Para ingresar a la opción debes dirigirte a Configuración → Cuentas Contables.

Al abrir la ventana el sistema te muestra el plan de cuentas configurado para tu compañía.

En la sección izquierda puedes visualizar el listado completo de las cuentas contables, se muestran en gris oscuro aquellas cuentas mayores y en gris claro las cuentas imputables.

Al dar clic sobre cualquiera de las cuentas contables, en la sección derecha el sistema te muestra la información básica de esta como: A que plan de cuentas pertenece (Libro base), su clasificación (mayor o imputable), número de la cuenta, nombre, cuenta padre, etc.

Además cuentas con Información Adicional de la Cuenta cuya importancia te explicaremos posteriormente.

Crear Nueva Cuenta Contable

Si deseas crear una nueva cuenta contable debes dar clic en el botón Nueva Cuenta.

Al hacer esto, en la sección derecha de la ventana se abre el formulario que debes diligenciar con la información de la nueva cuenta contable.

Los campos a diligenciar son los siguientes:

• Plan de Cuentas*: Este campo especifica el libro contable al cual pertenece la cuenta que vas a crear, es decir LIBRO BASE.

• Clasificación*: Selecciona si la clasificación de la nueva cuenta contable es Mayor o Imputable. Debes tener presente que para la contabilización de tus transacciones solo puedes relacionar cuentas que estén configuradas como Imputables.

• Cuenta*: Ingresa el número de la cuenta contable que vas a crear.

• Nombre*: Debes indicarle al sistema el nombre que deseas asignarle a la nueva cuenta contable.

• Descripción: Si deseas puedes indicar una descripción más especifica para la cuenta contable.

• Cuenta Padre: Selecciona la cuenta padre de la cual se despliega la cuenta que vas a crear.

  Si la creación que estas realizando es de una cuenta imputable este campo es de obligatorio diligenciamiento*, con esto el sistema te organiza todo el plan de cuentas según sus descendientes.

• Tipo de Cuenta*: Despliega el menú y selecciona el Tipo de Cuenta que aplique para la creación.
  

• Estado*: Con este campo puedes identificar el estado de la cuenta contable, si se encuentra activa puedes utilizar la cuenta contable.

   

Recuerda que los campos marcados con * son de obligatorio diligenciamiento para finalizar el proceso de creación de cuentas contables.

Verifica la información ingresada y si todo se  encuentra correcto solo debes dar clic en el botón Guardar.

Luego de esto, Loggro te genera un mensaje de que la creación fue exitosa y podrás encontrar la nueva cuenta bajo la cuenta padre que definiste.

Información Adicional de las Cuentas Contables

Para las cuentas imputables el sistema permite establecer información adicional donde se pueda definir que la cuenta exija valores como: Centro (si tu compañía tiene manejo de centros de responsabilidad en sus parámetros), Tercero y Documento.

El Documento hace referencia al número de la transacción generada para una cuenta en específico, es utilizado si se desea guardar y consultar información más detallada de una cuenta contable. En este campo se indica el prefijo si la transacción lo maneja y el número del consecutivo referente al documento del cual proviene, ya sea de facturas, ingresos, egresos, etc, para tener un control de cada documento generado.

En Loggro aquellas transacciones que realices en los módulos como ventas, compras, inventario te generan automáticamente un comprobante contable y así puedes tener el control de esta información. Si deseas que alguna cuenta contable lleve directamente el número del documento relacionado a la transacción o necesitas realizar comprobantes contables manuales indicando dicha información del documento generado debes indicar Obligatorio este campo en la configuración de la cuenta contable.

Además, puedes definir si se acumula saldo o no por cada uno de los elementos mencionados anteriormente.

En esta sección también puedes configurar si la cuenta contable maneja o no moneda extranjera. Si deseas activar este manejo solo debes seleccionar la casilla de verificación de la opción:

Es importante que se verifique la configuración de la información adicional para las cuentas contables, como la exigencia o no de sus elementos: centro, tercero, documento y si se acumula saldo por estos, con el fin que la información se lleve correctamente en las cuentas y los reportes.

Información de Impuestos y Retenciones

Por otro lado, para las cuentas de impuestos y retenciones puedes configurar en el sistema el tipo de impuesto o retención al que aplica y el porcentaje de la tarifa respectiva.

En la sección inferior de la información adicional puedes configurar si la cuenta seleccionada es de impuestos o retenciones.

En el caso de ser una cuenta de impuestos debes desplegar el menú para definir cual es el tipo de impuesto y en el campo siguiente indica el porcentaje de la tarifa que aplica.

Si la cuenta contable es de retención solo debes activar la casilla de verificación de la opción para luego elegir el tipo de retención y tarifa respectiva.

Información relacionada

• Si deseas verificar información sobre la importación de cuentas contables da clic aquí.

• Puedes consultar como eliminar una cuenta contable dando clic aquí.

Configuración del Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados     

En Loggro es importante que definas los rubros que hacen parte del Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados con las cuentas contables respectivas, esto con el fin que el sistema recupere la información correctamente desde contabilidad.

Para definir los rubros y asociar cuentas a éstos, puedes hacerlo por dos rutas diferentes:

1. Ingresa a la opción de Configuración → Cuentas Contables.
   
   

   Desde esta ventana puedes dar clic en Más Opciones y allí ubicas Definir Estado de Situación Financiera y Resultados.

   

2. Ingresando al reporte de Estado de Situación Financiera puedes dar clic en el botón Configurar.

   

Cuando ingreses por alguna de estas opciones vas a identificar una división en la ventana de las cuentas contables y los rubros respectivo.

La sección izquierda contiene las cuentas contables.

Cada una de estas posee una columna donde se visualiza el rubro asociado. Para asociar una cuenta a un rubro, ubícate en ésta y arrástrala hacia el respectivo rubro.

En este caso se lleva de ① a ② .

Al soltar el cursor en el puntos ② del rubro respectivo el sistema actualiza el campo para la cuenta y te muestra un mensaje de confirmación.

Para quitar o eliminar una cuenta de un rubro, ubícate en la linea de la cuenta respectiva y da clic en el icono borrar de la respectiva fila.

Importante

• Una cuenta contable sólo puede estar asociada a un rubro, ya sea en el estado de situación financiera o estado de resultados.

• Cada vez que se creen nuevas cuentas de estado de situación financiera (Activo, Pasivo o Patrimonio) se debe proceder a asociar el respectivo rubro.

La sección derecha corresponde a los rubros.

En esta podrás adicionar nuevos rubros, para ello da clic en icono  que acompaña cada rubro. Las posibilidades que se permiten son:

Selecciona cualquiera de las opciones de acuerdo a tus necesidades, las dos primeras permiten crear rubros independientes en el orden que indiques (encima o debajo del rubro seleccionado), la última permite crearle rubros hijos al rubro donde estas ubicado.

Ejemplo: El rubro de Disponible, se quiere discriminar en Caja y Bancos, para ello se procede de la siguiente manera:

Ubicarse en Disponible y dar clic el icono  al lado de éste y seleccionar la opción Adicionar Sub-Rubro e ingresas el nombre para este caso Caja.

Para crear el otro rubro Bancos, ubícate en Caja seleccionar Adicionar Rubro Debajo.

Cuando a un rubro se le crean sub-rubros, el sistema automáticamente crea una banda de total para el rubro padre.

Manejo de Fuentes Contables    

Las fuentes son un elemento de información que permite clasificar los comprobantes contables por su origen.

Son criterios para definir las fuentes, las diferentes transacciones y sus soportes como por ejemplo:

• Ventas: El soporte son las facturas de venta.

• Compras: El soporte son las facturas de compra.

• Devoluciones en compras: El soporte es la nota crédito emita por el proveedor.

• Ingresos de dinero: El soporte son los medios de pago recibidos (Efectivo, Cheques, Tarjetas de crédito).

• Consignaciones de dinero: El soporte son las consignaciones.

• Notas de contabilidad: Son aquellos comprobantes que se preparan sin un soporte contable con el fin de hacer correcciones, reclasificaciones, ajustes y cierres.

Todas las transacciones que realices en el sistema a través de sus diferentes módulos (Ventas, Compras, Finanzas e Inventario) tiene definida su fuente de forma predeterminada. Si deseas realizar comprobantes manuales o importarlos, se deben definir fuentes.

Para configurar las fuentes contables debes ingresar por la siguiente ruta: Configuración → Fuentes.

Al abrir la ventana, el sistema te traerá la lista de fuentes contables creadas anteriormente.

Puedes identificar en la parte superior diferentes filtros para realizar consultar de acuerdo con sus características.

Crear una Nueva Fuente

Para crear una nueva fuente debes dar clic en la opción Nueva Fuente de la ruta Configuración → Fuentes.

En la nueva ventana podrás verificar los campos que debes diligenciar para realizar la creación:

• Fuente*: Es un código para identificar la fuente contable, este puede ser alfanumérico.

• Descripción*: Permite suministrar una descripción más detallada para la fuente que estas creando.

• Tipo de fuente*: Es una descripción para agrupar fuentes similares. Al empezar a digitar en este campo el sistema te muestra una lista de tipos de fuente que coinciden, puedes seleccionarla desde allí.
  

• Tipo de imputación*: En este campo el sistema asigna de forma predeterminada Manual, lo que significa que es para comprobantes que se ingresan manualmente o se importan.

• Consecutivo*: Permite indicar como se asigna el consecutivo al momento de crear un comprobante utilizando esta fuente contable, las posibilidades son Manual o Automático.

  • Manual: Tu podrás indicar el número/consecutivo del comprobante contable.

  • Automático: El sistema de forma automática le asigna un consecutivo al comprobante contable.

• Estado*: Indica si la fuente esta disponible (Activo) para ser utilizada en el sistema. Si se encuentra en estado Inactivo indica que no será visible para asociarla en transacciones.

Por último, da clic en Guardar para conservar la información de la fuente contable.

Desde esta ventana también puedes volver a la lista de todas las fuentes creadas dando clic en Lista de Fuentes.

Información relacionada

• Si deseas conocer como eliminar una fuente contable da clic aquí.

Comprobantes Contables Manuales      

Un Comprobante de Contabilidad es un documento de origen interno, en el cual se relacionan operaciones económicas indicando fecha, origen, descripción, valor de la operación y cuentas afectadas; esto debe estar respaldado por un documento que lo soporte.

Características:

Un comprobante contable, está conformado por asientos que corresponde a los detalles, los cuales tienen una naturaleza ya sea débito (D) o Crédito (C) que se le hace a una cuenta, ya sea para aumentar o disminuir su saldo.

Un comprobante debe cumplir con el principio de la partida doble; es decir el valor total débito sea igual al valor total crédito. La moneda en la cual se hace el registro, es en la moneda base del país, para el caso de Colombia es el Peso Colombiano (COP), sin embargo, hechos económicos realizados en otras monedas se pueden registrarse tanto en moneda local como extranjera; siendo obligatorio en moneda local y opcional en moneda extranjera.

Ejemplo: La compañía le adeuda a un proveedor 1,000,000.00 y decide hacerle el pago. El comprobante contable sería:

DB 220505 – Proveedores Nacionales 1,000,000.00

CR 111005 – Bancos 1,000.000.00

Cómo crear un comprobante contable manual en Loggro y en que caso puedes realizar este proceso

Si manejas contabilidad, el sistema genera automáticamente los comprobantes contables que respaldan cada una de las transacciones que realices en el mismo (Ventas, Compras, Ingreso de dinero, Notas crédito de compra y venta, entre otros).

Sólo debes hacer el ingreso de comprobantes manuales para casos excepcionales como por ejemplo registrar la nómina (en caso que no manejes nuestro sistema de Nómina), legalizar gastos de caja menor, ajustes, reclasificaciones, entre otros.

Para registrar comprobantes contables manuales debes ingresar a la ruta Opciones Avanzadas → Comprobante Contable.

El comprobante contable lo forman dos partes el Encabezado y los Detalles; éstos últimos son los asientos.

Información del Encabezado

• Fecha*: Corresponde a la fecha en la cual sucedió el hecho económico.

  Ejemplos: la fecha de la compra, la fecha de la venta, la fecha del pago de la nómina, entre otras.

• Fuente Contable*: Es un elemento de información que permite clasificar los comprobantes por su origen. Son ejemplos de fuentes: Ventas, Compras, Egresos, Ingresos, Pago de nómina, Provisión de nómina, Legalizar gastos de caja menor, entre otras.

  La opción de Fuentes se ubica en Configuración → Fuentes.

• Comprobante*: Es un número consecutivo que identifica un comprobante para una misma fuente.

  Este número de comprobante puede ser manual o automático, cuando es automático el sistema lo asigna mientras que cuando es manual el usuario lo ingresa.

Información del Detalle

• Operación*: Para indicar la naturaleza del asiento, las posibilidades son Débito (D) o Crédito (C).

• Cuenta y Nombre Cuenta*: Para ingresar la cuenta contable que se afecta con el respectivo asiento.

• Moneda*: Corresponde al código de la moneda. Por defecto se hereda la moneda base de la compañía.

  • Valor Moneda*: Corresponde al valor en moneda local, es decir la moneda base o funcional de la compañía. Para Colombia la moneda funcional es el COP – Peso Colombiano.

  • Los siguientes dos valores, sólo se solicitan si la moneda es diferente de la moneda base, local o funcional y la cuenta indica que se maneja en moneda extranjera.

  • Valor Base Moneda Local: Este valor lo calcula el sistema y corresponde al valor que sirve de base para liquidar un impuesto o retención. Esto sólo aplica para cuentas que son de impuesto o retención.

• Valor Moneda Extranjera.

• Tasa de Cambio.

• Centro: Corresponde al centro o área de la compañía (Cartera, Tesorería, Contabilidad, Ventas), al cual se le carga dicho valor.

• Contacto: Corresponde al tercero con el cual se hace la transacción, dicho contacto puede ser un cliente, un proveedor, un banco, un empleado, entre otros.

• Prefijo-Documento: Dependiendo de la cuenta tiene su significado, algunos ejemplos:

  • Para la cuenta 111005 – Bancos Monea Nacional, se informa el número del cheque, el número de la nota bancaria, el número del ingreso.

  • Para la cuenta 122505 - Certificados de Depósito a Término (CDT), se informa el número del CDT.

  • Para la cuenta 130505 – Clientes Nacionales, se informa el número de la factura de venta, de la nota crédito. El prefijo se informa para la factura si lo hay. Para la cuenta 220505 – Proveedores Nacionales, se informa el número de la factura del proveedor, número de la nota crédito. El prefijo se informa para la factura si lo hay.

• Organización: Corresponde a la compañía, los establecimientos o puntos de venta que se hayan definido. Más información en: Como modificar establecimientos de la organización.

• Unidad: Corresponde a la unidad, departamento o unidad de apoyo responsable de la transacción. La unidad es también un agrupador de centros.
  Ejemplo: Una unidad puede ser un Departamento Financiero, la cual tiene tres centros: Cartera, Tesorería, Contabilidad.

Diligencia la información correspondiente para tus comprobantes contables manuales, verifica los datos y termina el proceso dando clic en Finalizar.

Cuando se finaliza correctamente el proceso el comprobante contable pasa de estado En Proceso a Definitivo.

Información relacionada

• Si deseas conocer como modificar un comprobante contable puedes dar clic aquí.

• Conoce como reversar un comprobante contable dando clic aquí.

• Conoce como retirar un comprobante contable dando clic aquí.

• El sistema te permite exportar la lista de comprobantes contables, da clic aquí para conocer el proceso.

• Si requieres importar comprobantes contables de forma masiva conoce el proceso dando clic aquí.