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Si manejas contabilidad, el sistema genera automáticamente los comprobantes contables que respaldan cada una de las transacciones que realices en el mismo (Ventas, Compras, Ingreso de dinero, Notas crédito de compra y venta, entre otros).
Sólo debes hacer el ingreso de comprobantes manuales para casos excepcionales como por ejemplo registrar la nómina, legalizar gastos de caja menor, ajustes, reclasificaciones, entre otros.
Para registrar comprobantes contables manuales debes ingresar a la ruta Opciones Avanzadas → Contabilidad → Comprobante Contable
El comprobante contable lo forman dos partes el Encabezado y los Detalles; éstos últimos son los asientos.
Información del Encabezado
- Fecha: Corresponde a la fecha en la cual sucedió el hecho económico.
Ejemplos: la fecha de la compra, la fecha de la venta, la fecha del pago de la nómina, entre otras. - Fuente Contable: Es un elemento de información que permite clasificar los comprobantes por su origen. Son ejemplos de fuentes: Ventas, Compras, Egresos, Ingresos, Pago de nómina, Provisión de nómina, Legalizar gastos de caja menor, entre otras.
La opción de Fuentes se ubica en Configuración → Configuración Avanzada → Fuentes. - Comprobante: Es un número consecutivo que identifica un comprobante para una misma fuente.
Este número de comprobante puede ser manual o automático, cuando es automático el sistema lo asigna mientras que cuando es manual el usuario lo ingresa.
Información del Detalle
- Operación: Para indicar la naturaleza del asiento, las posibilidades son Débito (D) o Crédito (C).
- Cuenta y Nombre Cuenta: Para ingresar la cuenta contable que se afecta con el respectivo asiento.
- Moneda: Corresponde al código de la moneda. Por defecto se hereda la moneda base de la compañía.
- Valor Moneda: Corresponde al valor en moneda local, es decir la moneda base o funcional de la compañía. Para Colombia la moneda funcional es el COP – Peso Colombiano.
- Los siguientes dos valores, sólo se solicitan si la moneda es diferente de la moneda base, local o funcional y la cuenta indica que se maneja en moneda extranjera.
- Valor Base Moneda Local: Este valor lo calcula el sistema y corresponde al valor que sirve de base para liquidar un impuesto o retención. Esto sólo aplica para cuentas que son de impuesto o retención.
- Valor Moneda Extranjera.
- Tasa de Cambio.
- Centro: Corresponde al centro o área de la compañía (Cartera, Tesorería, Contabilidad, Ventas), al cual se le carga dicho valor.
- Contacto: Corresponde al tercero con el cual se hace la transacción, dicho contacto puede ser un cliente, un proveedor, un banco, un empleado, entre otros.
- Prefijo-Documento: Dependiendo de la cuenta tiene su significado, algunos ejemplos:
- Para la cuenta 111005 – Bancos Monea Nacional, se informa el número del cheque, el número de la nota bancaria, el número del ingreso.
- Para la cuenta 122505 - Certificados de Depósito a Término (CDT), se informa el número del CDT.
- Para la cuenta 130505 – Clientes Nacionales, se informa el número de la factura de venta, de la nota crédito. El prefijo se informa para la factura si lo hay. Para la cuenta 220505 – Proveedores Nacionales, se informa el número de la factura del proveedor, número de la nota crédito. El prefijo se informa para la factura si lo hay.
- Organización: Corresponde a la compañía, los establecimientos o puntos de venta que se hayan definido. Más información en Como modificar establecimientos de la organización.
- Unidad: Corresponde a la unidad, departamento o unidad de apoyo responsable de la transacción. La unidad es también un agrupador de centros. Ejemplo: Una unidad puede ser un Departamento Financiero, la cual tiene tres centros: Cartera, Tesorería, Contabilidad.
Diligencia la información correspondiente para tus comprobantes contables manuales, verifica los datos y termina el proceso dando clic en Finalizar.
Cuando se finaliza correctamente el proceso el comprobante contable pasa de estado En Proceso a Definitivo.