¿Qué debo hacer si se vence o debo expedir una nueva resolución de Documento Soporte? - Loggro Pymes

La resolución del Documento Soporte tiene una vigencia determinada y esta puede vencer por fecha o número de consecutivos

Si tu resolución de Documento Soporte aparece vencida debes pedir una nueva ante la DIAN o habilitar más rangos según el caso, posteriormente asociar el prefijo y realizar el proceso de configuración de este en Loggro. A continuación te detallamos el proceso según el vencimiento que presente la resolución:

1. Generar resolución según el vencimiento presentado

   - Vencimiento por número de consecutivos
   - Vencimiento por fecha de la resolución

2. Proceso para Asociar el Prefijo

3. Proceso de configuración del nuevo consecutivo de Documento Soporte en Loggro

¿Qué ocurre cuando se termina el número de consecutivos de la resolución?

En este caso el proceso que se debe realizar es solicitar la autorización de una nueva resolución de documento soporte en la página de la DIAN, debes seguir los siguientes pasos:

Solicitar Nueva Resolución de Numeración Documento Soporte

Las resoluciones de numeración se solicitan a través del mismo servicio dispuestos por la DIAN en la plataforma MUISCA (muisca.dian.gov.co). Recuerda que debes ingresar como usuario registrado y que la numeración a solicitar debe ser de tipo Electrónica.

Recuerda que la numeración a solicitar debe ser de tipo Electrónica.

Luego de Aceptar el documento generado como Borrador debes dar clic en Definitivo, con el fin de generar el código electrónico para firmar el nuevo documento de la resolución.

Solicita la Clave Dinámica para realizar el proceso de Firma del documento.

Nota: La opción de Ver mi bandeja de comunicaciones te permite consultar la Clave Dinámica generada. Debes copiarla y pegarla en el campo respectivo ①

Ingresa también la Clave de tu Firma Electrónica ②, recuerda que esta es diferente a la que utilizas para el ingreso a la DIAN. Para finalizar, da clic en Firmar Documento(s) ③

Luego de firmar la autorización podrás visualizar el Documento 1876, donde se relaciona la información de los rangos de numeración definitivos autorizados por la DIAN.

Una vez tengas la resolución de numeración con estado AUTORIZADO, procede a realizar la asociación del prefijo.

Luego de tener la nueva resolución expedida por la DIAN debes realizar el proceso para Asociar el Prefijo y Configurar el Consecutivo en Loggro.

¿Qué ocurre cuando se vence la resolución por fecha pero aún cuentas con rango numérico para generar documentos soportes?

En este caso debes habilitar aquellos rangos previamente autorizados que se vencieron o están próximos a vencer y aún no has utilizado.
Para realizar este proceso debes ingresar al servicio dispuestos por la DIAN en la plataforma MUISCA (muisca.dian.gov.co), recuerda que debes ingresar como usuario registrado.

Ejemplo: Puedes realizar la consulta seleccionando en el Tipo de Facturación: "Documento Soporte" y el sistema te mostrará todas las resoluciones que tengas autorizadas de ese tipo.

Nota: Si no realizas la confirmación de este proceso la autorización volverá a tomar los rangos que tenia autorizados inicialmente.

Verifica la información de los rangos a habilitar y da clic en Aceptar si están correctos.
Posteriormente Acepta el documento generado como Borrador
Y luego de esto debes dar clic en Definitivo, con el fin de generar la Clave Dinámica para firmar el nuevo documento de la resolución de documento soporte.

El sistema muestra una ventana para poder firmar el documento. 1. Debes dar clic en Solicitarla aquí para generar la clave dinámica para firmar el documento.

2. Luego de solicitar la clave dinámica debes verificar la bandeja de comunicaciones de la DIAN para copiar la información. 3. Indica la Clave Dinámica y la Clave de la Firma y da clic en Firmar Documentos. Recuerda que la Clave para Firma de Documentos es diferente a la que utilizas para el ingreso a la DIAN.

Luego Acepta el documento generado

y procede a Firmar la Autorización de Numeración de Documento Soporte.

Luego de firmar la autorización (para esto debes solicitar una nueva clave dinámica y realizar el proceso de firma como se ilustró anteriormente), podrás visualizar el Documento 1876

En este se relaciona la información de los nuevos rangos de numeración definitivos autorizados por la DIAN.

Luego de tener la nueva resolución expedida por la DIAN debes realizar el proceso para Asociar el Prefijo y Configurar el Consecutivo en Loggro.

2. Asociar el Prefijo del Consecutivo de Documento Soporte

​Este proceso se debe realizar mas o menos dos horas después de haber expedido la resolución y lo haces ingresando a la opción de "Facturando Electrónicamente" desde la página de la DIAN.

Debes loguearte en el sistema como Empresa o Persona según aplique, indicando los datos respectivos:

Cuando te encuentres en el sistema de la DIAN, da clic en Configuración →  Asociar Rangos de numeración.

Selecciona el proveedor tecnológico y prefijo a asociar.

Verifica la información ingresada y para finalizar da clic en Agregar, luego de esto confirma la asociación.

3. Configura en Loggro el Nuevo Consecutivo de Documento Soporte

Ingresa a Configuración  → Organización, pestaña de Parámetros. En la sección de compras encuentras un parámetro relacionado con "Para definir vigencias para el consecutivo usado para compras a no facturadores electrónicos haga click aquí"

Ingresa la información de la nueva resolución de documento soporte que te autorizó la DIAN, debes digitar todos los campos  necesarios.

Nota: Si trabajabas con un proveedor tecnológico diferente o la DIAN te brindó una nueva resolución pero ampliando el rango de consecutivos, debes verificar el campo de último número asignado en la configuración de la vigencia.
En este campo se debe establecer el número del último documento soporte ya generado con este consecutivo, así Loggro podrá empezar a generar los  documentos a partir de ese número.
Ejemplo: Si tu resolución anterior es desde el número 1 hasta la 200 y el último documento generado fue el número 103 pero al realizar el proceso de la nueva resolución con la DIAN se solicito de nuevo el 103, en el campo de último número asignado deberás indicar 103. A continuación te mostramos la configuración para este ejemplo mencionado y con esto en Loggro el próximo documento que se genere será la 103.

De esta manera queda configurada en Loggro la nueva resolución expedida para generar Documentos Soporte .