Cómo se realiza la transmisión de nómina electrónica a la DIAN desde Loggro

Antes de realizar la transmisión de Nómina es importante que tengas los datos de pago del mes que vas a transmitir.

Generalidades

Si el plan con el que cuentas es Nómina LITE debes haber importado la plantilla correspondiente a los pagos.
Por otro lado, si tienes otro plan y generas los pagos directamente desde el sistema debes tener los pagos del mes a transmitir en estado pagado o por pagar según aplique. Es importante tener en cuenta:
- Si una compañía NO está obligada a llevar contabilidad debe transmitir la Nómina Electrónica cuando haga efectivo el pago de los empleados.
- Si la compañía está obligada a llevar contabilidad puede transmitir la Nómina Electrónica cuando este por pagar o pagada en el sistema.
Recuerda que esta transmisión se realiza por mes y por empleado, sin importar la frecuencia de pago de la organización.

Configuración importante antes de la primera transmisión de Nómina

Antes de hacer la primera transmisión de Nómina debes ingresar a Configuración → Organización y allí dar clic en la pestaña de Parámetros.

Debes desplazarte hasta la sección inferior y establecer el periodo al cual corresponde la primera nómina que vas a transmitir con Loggro, este debe ser mayor o igual a septiembre de 2021.

Puedes modificar este parámetro siempre y cuando no se hayan realizado transmisiones de Nómina Electrónica.

Consultar los pagos importados o generados

Los pagos que has importado o generado desde el sistema puedes consultarlos directamente ingresando a Nómina → Gestión de Pagos de Nómina pestaña de Historial de Pagos.

Transmisión de Nómina Electrónica

La transmisión de Nómina ante la DIAN puedes realizarla ingresando a Nómina → Gestión Nómina Electrónica.
en la parte superior derecha de la ventana encuentras el botón Transmitir Nómina.
Al dar clic en esta opción el sistema muestra un mensaje de confirmación indicando el mes para el cual se va a transmitir la nómina.
Verifica la información y si se encuentra correcta da clic en Si.

Con esto el sistema inicia el proceso de transmisión y muestra un mensaje informativo en la sección superior, posteriormente puedes visualizar en la ventana la información de la nómina que se está transmitiendo con su respectivo estado.

Puedes visualizar diferentes columnas con información:

Mes: Hace referencia al año y mes para el cual fue transmitida la nómina.
Fecha Inicial de Envío: En este campo se muestra la fecha en la cual se realizó el proceso de transmisión, si por algún motivo se realizan varias transmisiones para un mes por temas de ajustes esta fecha no cambiará, siempre se muestra la inicial.
Empleados: Muestra el número de empleados relacionadas en la nómina.
Doc. Soporte: Recuerda que la transmisión de la nómina es de forma general por empleado, por esto se muestra el número de documentos soporte generados. Es importante tener en cuenta que para un empleado en el mes se puede generar más de un documento soporte, por ejemplo en caso de que se realice un aumento de salario en una de las quincenas.
Notas de Ajuste: Si en la nómina se generó alguna nota de ajuste, en este campo se muestra el número de notas relacionadas.
Devengados: Indica el valor total de devengados en la nómina transmitida.
Deducciones: Hace referencia al valor total de deducciones en la nómina transmitida.
Diferencia: Este campo muestra la diferencia entre los devengados y las deducciones del mes transmitido.
Estado General: Este estado es muy importante, debes estar al tanto de este campo y realizar actualizaciones dando clic en el icono con el fin de verificar que no hay ningún tipo de rechazos por parte de la DIAN. El estado final de todas las nóminas transmitidas debe ser Transmitida con éxito.
Usuario: Indica el usuario logueado en el sistema que realizó el proceso de transmisión.
Al final puedes observar tres puntos, donde puedes encontrar las siguientes opciones:

- Ver Documentos: Al dar clic allí puedes consultar el detalle de cada uno de los documentos soporte que se generaron en la transmisión de nómina, como se muestra en el siguiente ejemplo:
  
  En esta ventana se muestra el número de cada documento, indica si es la versión final (ya que se puede dar algún reemplazo por ajustes), los respectivos valores y el estado. Es importante que se verifique el estado de los documentos y se actualice de forma manual, puedes hacerlo por detalle dando clic en Actualizar Estado o a nivel general desde el botón Reenviar y Actualizar. Al hacer esto puedes identificar el estado definitivo para cada documento y la fecha de notificación a la DIAN, estos deben registrar aprobados.
- Ver Rechazados: Al dar clic allí puedes consultar el detalle de cada uno de los documentos rechazados en la DIAN y que se generaron en la transmisión de nómina, como se muestra en el siguiente ejemplo:
  
  Si deseas conocer más información sobre estos Documentos de Nómina Electrónica da clic aquí.