Cómo importar ítems (productos y/o servicios)

Para crear ítems/servicios de forma masiva en el sistema puedes realizarlo por importación con ayuda de una plantilla que te proporciona Loggro. A continuación te indicaremos como realizar el proceso.

Contenido

• Generalidades
• Diligenciar la plantilla de Importación
• Aspectos a tener en cuenta
• Como importar la plantilla

Generalidades

Si la carga que vas a realizar es masiva, debes descargar la plantilla con la cual vas a crear la información de ítems y servicios puedes ubicarla por dos rutas:

• Ingresa por la opción Inventario → ítems, allí dar clic en el botón Lista de ítems.
  Desde la lista de ítems despliega el menú Nuevo Ítem y selecciona Importar Ítems
  
• Puedes ingresar a la opción directamente desde Inventario → Lista de ítems ó Configuración → Lista de ítems. Y desde la lista de ítems despliega el menú Nuevo Ítem y selecciona Importar Ítems

Luego de ingresar a la opción de Importar Ítems se abrirá la ventana en la cual puedes descargar e importar la plantilla o archivo de ítems. En esta se explican los pasos que debes seguir para la correcta importación.

Para iniciar el proceso debes dar clic en Descargar Archivo.

Diligenciar la plantilla de Importación

Al descargar la plantilla encontrarás el archivo en formato de Excel, que cuenta con 2 hojas de calculo: Ítems y Atributos de los Ítems, la plantilla debe tener esta misma estructura cuando vayas a cargarla por lo cual no debes eliminar ninguna de estas hojas de trabajo. 

Inicialmente se muestran tres líneas digitadas para que te sirvan de guía y puedas ingresar la información fácilmente. (Para crear tus productos debes eliminar estas líneas de ejemplo con el fin que el sistema no te cargue esta información)  
Vamos a indicarte que información contiene las hojas de calculo:

Hoja de Ítems

Contiene la información principal de los productos/servicios, en esta se puedes identificar campos de obligatorio diligenciamiento para la creación y están marcados con fondo azul. Además, cada campo tiene una viñeta en color rojo y al ubicar el cursor sobre este se mostrará una breve explicación de la información que debe contener.

Los campos que se muestran en esta hoja de calculo son:

• Código Ítem: Define un código único para el ítem, con el cual lo puedas identificar fácilmente y realizar la búsqueda para adicionarlo por ejemplo en una factura de compra/venta. Este código puede contener números y letras y debe ser único (luego que guardes la información este campo no es modificable).
• Descripción: El ítem que estés creando debe tener una descripción legible que defina el mismo.
• Descripción Detallada: De ser necesario puedes definir una descripción más detallada del producto que estas creando.
• Tipo de Ítem: Despliega las opciones y selecciona el tipo de ítem que estas creando. 
  - Inventariable:  Son aquellos de los cuales manejas un control de inventario para mantener al día las cantidades existentes en las bodegas que tengas creadas en el sistema.
  - No Inventariable: Este tipo de ítem es utilizado cuando el producto no aplica como servicio pero no deseas que Loggro te genere un control sobre las existencias del mismo en inventario.
  - Servicio: Puedes crear los diferentes servicios que manejas en la compañía, estos servicios no tienen ningún tipo de control de inventario.
• Precio de Venta: Ingresa el precio de venta del producto antes de impuestos, en caso de que este sea para la venta y no consumo interno.
• Precio Modificable: Al dar clic en el campo se despliegan las opciones que puedes ingresar en este campo.
  Al seleccionar Si, indica que al momento de vender, al ítem se le propone el precio definido, pero este se puede modificar por cualquier otro precio.
  Al seleccionar No, indica que en la venta se asigna el precio definido y no es posible modificarlo.

Nota: Si lo que deseas es definir unos rangos específicos de precios, te recomendamos visitar la Lista de precios.

• Unidad: Debes definir la unidad de medida del producto de acuerdo al manejo que vas a darle, puede ser: UNID (haciendo referencia a unidades), KG (Kilogramo), G (Gramo), etc.
• Código EAN: Si manejas códigos de barras puedes asociarle a cada ítem el que le corresponde, esto con el fin que el sistema tenga la información y la recupere al momento de utilizar el lector de códigos de barras en algunas transacciones.
• IVA en Ventas: Da clic en el campo y despliega las opciones. Allí debes seleccionar el porcentaje de IVA que se deberá causar al momento de la venta del ítem.
  Si en la organización definiste la compañía como No Responsable de IVA, no deberás definir una tarifa para el IVA en Ventas.
• IVA en Compras: Da clic en el campo y despliega las opciones. Selecciona la tarifa del impuesto de IVA que se deberá causar al momento de la compra del ítem.
• Retención en Renta: Puedes dar clic en el campo, desplegar el menú e indicar la tarifa de retefuente en renta que aplica al ítem.
• ICO en Ventas definido por: Si para tu empresa aplica puedes definir el impuesto al consumo para la venta en porcentaje o peso por unidad. Ten en cuenta que el impuesto a consumo en venta aplica tanto para ítems como servicios de expendio de comidas y bebidas, ciertos vehículos, telefonía móvil, etc.
• $ x Unid. ICO en Ventas: Si en el campo ICO en Ventas definido por seleccionaste Peso por Unidad ($ x Unid.) debes establecer el valor respectivo.
• % ICO en Ventas: Si en el campo ICO en Ventas definido por seleccionaste Porcentaje (%), indica la tarifa respectiva que aplica para el ítem en Ventas.
• ICO en Compras definido por: Si se aplica ICO en compras que registres del ítem debes definir si se define en porcentaje o peso por unidad. Este impuesto siempre es mayor valor del costo o gasto.
• $ x Unid. ICO en Compras: Si en el campo ICO en Compras definido por seleccionaste Peso por Unidad ($ x Unid.) debes establecer el valor respectivo.
• % ICO en Compras: Si en el campo ICO en Compras definido por seleccionaste Porcentaje (%), indica la tarifa respectiva que aplica para el ítem en Compras.
• Categoría: Indica para el ítem la categoría a la que pertenece el ítem. Si da clic y despliega las opciones que te registran en este campo, el sistema te mostrará las categorías que tenias creadas en Loggro antes de realizar la descarga del archivo de importación.

Nota: Recuerda que las categorías son agrupadores que reúnen ítems con las mismas características, por ejemplo, si tu compañía es de Ropa, puedes tener una categoría Ropa Mujer y dentro de ella: Pantalones, Camisas, y tener otra categoría Ropa Hombre y dentro de ella: Pantalones, Camisas, Accesorios. Las categorías también definen si el ítem maneja Atributos, por ejemplo color, talla. También define si los ítems manejan Series, por ejemplo el serial de los computadores, o si los ítems manejan Lotes, como los productos perecederos.

• Cantidad Inventario: Indica en este campo la cantidad inicial que deseas cargar al sistema del ítem inventariable. Dicha cantidad está representada en la unidad del ítem, es decir, si la unidad es CAJAx5, e ingresas en este campo el valor 10, estás indicando que almacenarás 10 cajas x 5. Además, este saldo de inventario solo se cargará si manejas una única bodega en Loggro. Si para el ítem ya se realizó carga de saldos, no será posible informar aquí un valor.

Nota: Se recomienda que las cantidades iniciales de inventario no se carguen en este campo, puedes realizar el proceso a través de Otras Entradas o como te indicó la persona que realizó el acompañamiento en el proceso de parametrización.

• Costo Unitario: Ingresa el costo en el que se incurre por la adquisición o fabricación del ítem inventariable. Este valor solo deberá ser indicado si se informa una cantidad inicial del ítem en el inventario.
• Nivel Mínimo: Indica en este campo la cantidad mínima que debes tener del ítem en el inventario, para tu compañía. Este campo es informativo y puedes realizarle seguimiento a la disponibilidad de tus ítems desde el reporte de Niveles de Inventario.
• Nivel Máximo: Indica en este campo la cantidad máxima que debes tener del ítem en el inventario, para tu compañía. Este campo es informativo y puedes realizarle seguimiento a la disponibilidad de tus ítems desde el reporte de Niveles de Inventario.
• Nivel de Reorden: El nivel de reorden te permitirá identificar el momento en el cual debes reabastecer este ítem.

Los  últimos campos identificados en color amarillo se definen solo si deseas que el sistema te contabilice las transacciones de venta y/o compra del ítem/servicio en cuentas contables diferentes a las registradas en la Contabilización.
Si estas creando un ítem de tipo No Inventariable el campo de Cuenta Inventario/Gasto es de obligatorio diligenciamiento, si manejas contabilidad en Loggro.

Hoja de Atributos de los Ítems

Si en tu compañía tienes creadas categorías que manejen atributos inventariables como color, talla y vas a realizar la importación de ítems con estas características debes diligenciar la segunda hoja de calculo Atributos de los Ítems.
En esta se puedes identificar campos de obligatorio diligenciamiento para la creación y están marcados con fondo azul. Además, cada campo tiene una viñeta en color rojo y al ubicar el cursor sobre este se mostrará una breve explicación de la información que debe contener.

Los campos que se muestran en esta hoja de calculo son:

Aspectos a tener en cuenta

• El código de cada ítem/servicio es único.
• Los precios de los ítems deben estar definidos antes de impuestos.
• El campo de Categoría toma las creadas en Loggro, si creas una nueva categoría y vas a cargar ítems por importación debes descargar nuevamente la plantilla para que se actualice este campo.
• El proceso de carga de las cantidades iniciales en inventario es recomendable realizarlo con la plantilla de importación de Otras Entradas para que realices la carga completa y No diligenciando los campos de en la creación del ítem ya que te puedes generar un documento de entrada por cada línea de ítems.

Verifica la información ingresada en la plantilla, garantizando que los campos obligatorios estén completos.
Las líneas con la información de prueba o ejemplo que te trae la plantilla puedes proceder a eliminarla para que solo se realice la carga de tus ítems, guardar el archivo para continuar con el proceso de importación.

Como importar la plantilla

Una vez terminado el proceso de diligenciar la plantilla de ítems, ingresa nuevamente a Loggro por la ruta mencionada en la parte inicial de generalidades, allí encontrarás la opción para cargar el archivo (paso 3).

Debes dar clic en el botón Explorar y ubicar el archivo que guardaste con la información de los ítems a cargar, luego de esto das clic en Importar.

• Si la importación se realiza de forma correcta, Loggro te lo indica con un mensaje de confirmación en la ventana.
• Si se presentan inconsistencias en la importación puedes proceder a descargar el informe consolidado, donde se indicaran los error encontrados.      
• Debes verificar los errores, corregirlos y guardar el archivo con la información correcta para repetir el paso 3 con esta nueva plantilla actualizada.
• Los ítems cargados puedes verificarlos en la Lista de Ítems.