Cómo importar facturas de venta - Loggro Pymes

Loggro te permite importar masivamente facturas de venta.

Contenido

1. Descargar la plantilla
2. Cómo diligenciar la plantilla

3. Subir el archivo de importación

4. Gestión de facturas importadas
5. Información importante para la importación

Descargar la plantilla

Ingresa por la ruta Ventas → Relación Transacciones Ventas. Da clic en el botón Más Opciones →  Importar Facturas.

Desde la pestaña de Facturas a Importar, da clic en Descargar Archivo 

Cómo diligenciar la plantilla

Al descargar la plantilla de importación encontrarás el archivo en formato de Excel, que cuenta con 2 hojas del calculo: Encabezado y Detalles, en ambas hay campos de obligatorio diligenciamiento, los cuales estarán sombreados con color azul en sus títulos.

Aspectos a tener en cuenta en la hoja de Encabezado

En el Encabezado debes diligenciar la información principal de la factura que vas a cargar.

La primera linea es un ejemplo que trae la plantilla de como diligenciar el archivo, puedes basarte en esta información pero antes de realizar la importación debes eliminarla para que no se cargue con tus datos.

Puedes ubicar el cursor sobre cada uno de los campos a diligenciar para conocer la información que este te solicita.

1. Código Encabezado: Hace referencia al número de documentos diferentes que vas a subir al sistema dentro de esta plantilla, se maneja en forma consecutiva - ascendente, usando un código por cada factura, 1, 2, 3, Etc... 

2. Tipo Id. Cliente: Puedes dar clic en este campo y desplegar el menú, desde allí debes seleccionar el tipo de identificación con el cual se registró el cliente en la aplicación.

3. Cliente: Debes definir en este la identificación del cliente, sin usar puntos o comas ( . , ), para el NIT registras el número sin el dígito de verificación ya que Loggro lo asigna automáticamente. 

4. Desde el campo Consecutivo debes desplegar el menú y seleccionar el que aplique de los creados en el sistema.
   El diligenciamiento del consecutivo es obligatorio, excepto para aquellas facturas de venta que se desean cargar en el periodo de saldos iniciales.
5. El campo Nro. Factura es obligatorio si estas importando una factura asociada a un consecutivo exclusivo para importación. También es obligatorio cuando no se informó un consecutivo (facturas importadas para el periodo de saldos iniciales), o cuando el consecutivo es utilizado para contingencia.
   Si la factura está asociada a otros consecutivos (no exclusivos para importación) no se debe informar número de factura, ya que éste se asignará por el sistema automáticamente.
6. Fecha: Ingresa en la cual se generó el documento de venta.
7. Forma de pago: Ingresa la forma de pago que aplique para la factura a importar. En este campo debes digitar el código según como tengas definida la forma de pago en el sistema.

8. En el campo de Cuenta, se define la cuenta por cobrar para la factura, en caso de ser una cuenta diferente a la cuenta definida en el sistema en la venta de Contabilización.

9. En el campo Valor Pago, vas a diligenciar cual es el monto del pago que va se le realizó al documento. Este caso aplica para la carga de facturas de venta que ya fueron pagadas. Este valor pago puede ser parcial o total de acuerdo a la factura que estas importando, este se tomará como un pago realizado en efectivo. 

10. Luego encuentras campos relacionados con Documentos Referencia a la factura, puedes indicar:
    1. Nro. Despacho - Fecha Despacho   
    2. Nro. Remisión - Fecha Remisión
    3. Nro. Orden Compra - Fecha Orden Compra
    4. Nro. Recepción - Fecha Recepción
       
       Estos campos no son obligatorios, puedes diligenciar aquellos que apliquen. Ten en cuenta que si se ingresa un valor su par es obligatorio, es decir: si ingresas un número de orden de compra debes ingresar también la fecha de la orden de compra.

Nota: El periodo para el cual se van a cargar las facturas debe estar en estado Abierto en el sistema. 

Aspectos a tener en cuenta en la hoja de Detalles

Al pasar a la hoja de Detalle debes diligenciar la información precisa de los ítems o servicios que vendiste en cada factura que se relaciona.

1. Código Encabezado: Debe ser correspondiente con el código definido en la hoja de Encabezado por cada una de las facturas que van a importarse, en esta hoja puede repetirse este código si vas a indicar varios ítems para una misma factura.
2. ítem: Campo definido para incluir los ítems relacionados en cada una de las facturas. En este campo debes indicar el código del ítem como lo tienes creado en la aplicación.
3. Cantidad: Especifica la cantidad vendida para cada uno de los productos.
4. Precio Unitario: En este campo debes definir el precio unitario del ítem, sin incluir los impuestos, ya que estos los calcula Loggro directamente (según la configuración que tengas en el sistema).
5. En el campo de Cuenta en esta hoja, se define la cuenta para el ingreso o la venta, en caso de ser una cuenta diferente a la cuenta definida en el sistema en la venta de Contabilización.

Es importante que NO elimines ninguna de las columnas, ni los títulos de la plantilla de importación independientemente de que estos no contengan información.

Subir el archivo de importación

Para subir el archivo diligenciado con la información de las facturas de venta debes ingresar a Ventas →  Relación de Transacciones Ventas y al desplegar el botón Más Opciones, da clic en Importar Facturas.

Desde esta ventana debes dar clic en Explorar para cargar el archivo diligenciado e Importar para registrarlo en Loggro.

(Nota: Si se están importando facturas electrónicas no será visible el paso 4 de este proceso).

Luego de esto se muestra un mensaje de confirmación de la carga del archivo.

Puedes verificar el estado de la importación dando clic en la pestaña de Gestión de Facturas Importadas, allí se muestra la siguiente información:

Cuentas con diferentes filtros y un rango de fecha para consultar, de forma predeterminada se mostrara la consulta para los últimos 31 días.

Adicional, la información que se visualiza está ordenada descendentemente por fecha de importación y permite consultar las importaciones realizadas en el último año.

Podemos encontrar las siguientes columnas:

• Archivo importado: Corresponde al nombre del archivo a importar. Te sugerimos que nombres muy bien todos tus archivos a importar, para que no surjan confusiones.
• F. Importación: Hace referencia a la fecha y hora en que se incluyó el archivo a importar en esta ventana.
• F. Inicio Proceso: Nos indica la fecha en que se inició el proceso de importación del archivo.
• F. Fin Proceso: Corresponde a la fecha en que se finalizó el procesamiento del archivo importado.
• Estado: Este campo nos permite identificar el estado en el cual se encuentra el archivo importado. Los estados posibles son: 
  • Recibido: Indica que el archivo se acaba de importar o aún no se ha iniciado su procesamiento. 
  • En Proceso: Se presenta este estado cuando aún el archivo importado se encuentre en procesamiento.  
  • Procesado: Ya se finalizó el procesamiento del archivo importado. (Sin importar si todas las facturas o alguna de ellas falló).  
  • Fallido: Indica que el archivo no cumple con los requisitos de la estructura (columnas, filas, orden) 
• Cant. Docs.: Cuando se finalice el procesamiento del archivo importado, en este campo se indica la cantidad facturas que se procesaron (sin importar si fallaron o fueron exitosas).
  Nota: Si el estado del registro es Fallido, no se mostrarán la cantidad de documentos, puesto que no se logró procesar ninguna factura.
• Docs. Exitosos:  Cuando ya se finalizó el procesamiento del archivo importado, se indica en este campo la cantidad total de facturas que se procesaron de manera exitosa. Teniendo en cuenta si se factura o no electrónicamente.
• Acciones: Dando clic en Ver resultado Importación podemos verificar el detalle del estado de importación.

Según el estado de la importación podrás visualizar los siguientes resultados: 

Estado	Acción principal	Acción Secundaria
Recibido	No se muestra ninguna acción.	No Aplica
En Proceso	No se muestra ninguna acción.	No Aplica
Fallido	Ver Resultados Importación  Al seleccionar esta acción se muestra la siguiente ventana:	No Aplica
Procesados  Todos los documentos sean exitosos.	Ver Resultados Importación.  Al seleccionar esta acción se muestra la siguiente ventana:	No Aplica
Procesados  Cantidad de documentos exitosos sea menor a la cantidad de documentos Importados	Ver Resultados Importación.  Al seleccionar esta acción se muestra la siguiente ventana:	Descargar Errores  Permite descargar el archivo consolidado de errores, que presentó la importación.  El archivo de errores se conservará por 31 días.

Ten en cuenta que si eres facturador electrónico, para las facturas que no presentaron rechazos y se pudieron generar electrónicamente quedan en estado En Validación

Información importante para la importación

Antes de realizar la importación debes verificar el numeral 4, con esta puedes elegir Finalizar de manera inmediata las facturas de venta cargadas. 

Al marcar esta opción, estás indicando que todas las facturas de venta relacionadas en el archivo, que no tengan ítems inventariables, quedarán en estado Por Cobrar, Pagada Parcialmente o Pagada (si informas valor de pago). Aquellas facturas que tienen ítems inventariables quedarán En Proceso. Si no marcas esta opción, todas las facturas quedarán En Proceso, excepto aquellas que pertenecen al periodo de Saldos Iniciales.

Nota: Recuerda que estas facturas con ítems inventariables te quedaran en estado En Proceso, en esta caso debes ingresar a cada una de ellas para finalizarlas y estas quedaran con la fecha en la cual se realiza la finalización.

Si al archivo le falta información o presenta algún error puedes descargar el informe consolidado desde la pestaña de Gestión Facturas Importadas (columna de acciones - Descargar Errores) y realizar las modificaciones respectivas, con el fin de cargar correctamente la plantilla.

Al abrir el archivo consolidado puedes encontrar los errores presentados durante la carga en la columna final del registro.

Si las facturas que están importando son de facturación electrónica debes tener en cuenta algunos datos importantes, puede consultarlos aquí.