Cómo generar una nota crédito sin factura asociada - facturación electrónica - Loggro Pymes

Una nota crédito de venta es un documento a favor del cliente que se usa como medio de pago para una factura. En Loggro puedes generar notas crédito por: Mayor Valor Facturado, Otros Conceptos y Devolución de Mercancía con o sin factura asociada.

Generalidades

Las Notas Crédito Sin Factura de Venta Asociada aplican exclusivamente para clientes que manejan Facturación Electrónica y son de gran utilidad en dos casos específicos:

Cuando requieres registrar una devolución de alguna factura generada con otro proveedor tecnológico y que no tienes registrada en Loggro.
Cuando la factura de venta cuenta con el evento de Aceptación (Expresa ó Tácita), es posible generar estas notas sin factura asociada pero informando el periodo de facturación afectado.

Esta nota crédito registra el saldo a favor del cliente y adicional genera la entrada al inventario para aquellos productos configurados como inventariables.

Cómo generar una nota crédito sin factura asociada

Para generar este tipo de nota crédito debes ingresar Ventas → Notas Crédito de Venta. En la nueva ventana debes dar clic en Nueva Nota Crédito y desde el desplegable seleccionar Devolución Sin Factura.
Con esto se abre una nueva ventana con el formato a diligenciar.

Diligencia los campos:

Cliente: En este campo debes indicar el cliente al cual se le va a generar la nota crédito, puedes indicar la identificación del cliente, digitar su nombre o buscarlo con ayuda de la lupa.
Fecha: Establece la fecha de la nota crédito a generar.
Moneda: Selecciona la moneda en la cual se indicarán los valores de la nota crédito, en esta moneda quedará el saldo a favor del cliente.
Información Adicional - Opcional
- En esta sección debes ingresar el Centro de costos en caso que tu empresa los maneje, al igual que la Unidad.
  Adicional, encuentras el campo de Vendedor y de forma predeterminada se va a mostrar el usuario logueado en el sistema pero con posibilidad de modificarlo si así lo requieres.
- Factura Asociada Otro PT / Periodo Afectado: Tienes la posibilidad de asociar la factura de venta que generaste con otro Proveedor Tecnológico, desde la cual se va a generar la devolución. Esta información es importante si necesitas llevar la trazabilidad de los documentos electrónicos que se han generado ante la DIAN.
  Desde este campo también podrás indicar el periodo afectado, en caso que la devolución pertenezca a una factura que ya cuente con el evento de aceptación tácita o expresa.
  Al dar clic en esta opción se abre una nueva ventana donde debes ingresar los datos relacionados.
  
  - Indica el Prefijo (en caso que aplique) y Número de la factura electrónica que le generaste al cliente y de la cual vas a registrar la nota crédito por devolución.
  - Establece cual fue la Fecha de Emisión de la factura de venta electrónica.
  - Pega el código CUFE de la factura de venta, es importante que pegues esta información de forma correcta y no omitas o adiciones ningún carácter ya que con este quedó registrada en la DIAN y se daría la trazabilidad.
  - En la sección inferior tienes la posibilidad de indicar el periodo y año de facturación afectado con dicho movimiento. Recuerda que este campo es importante en caso que la factura ya cuente con aceptación.
  Al dar clic en Aceptar esta información quedará registrada internamente con la nota crédito y será enviada a la DIAN al momento de finalizar el proceso.
Detalles: Diligencia la información de los productos relacionados con la devolución, puedes digitar su código, descripción o buscarlos con ayuda de la lupa.

Luego de esto debes indicar las cantidades a devolver y el precio unitario. Ten en cuenta que en esta devolución no se establecen descuentos, así que debes indicar exactamente el precio en el que se generó la venta.

Es importante que verifiques si aplica algún tipo de impuestos o retención, esto lo haces dando clic en los tres puntos de color azul al final de la linea:

Continua tramitando los detalles que requieras y verifica los totales del documento.
Termina el proceso de generación de la nota crédito dando clic en el botón Finalizar.

En caso de haber relacionados productos inventariables, el sistema muestra un mensaje indicando que se realizará la entrada al inventario y debes indicar para que bodega será este movimiento.
Al dar clic en Si, debes seleccionar en la nueva modal la bodega donde se realizará la entrada del producto, en caso de manejar diferentes bodegas.

Cuando selecciones la bodega y des clic en Aceptar, la nota crédito quedará En Validación y debes actualizar le estado desde el botón para que se finalice de forma correcta.
Con esto la nota crédito se mostrará con estado Por Aplicar y quedará finalizada correctamente.

Opciones adicionales en la nota crédito finalizada

Desde una nota crédito por devolución sin factura asociada que ya fue validada por la DIAN tienes la posibilidad de:

Imprimir el documento dando clic en el botón superior.
Con esto se mostrará la vista previa del documento, al ser electrónico llevará la información del código QR y CUDE.
Más Opciones: Desde este desplegable tienes la posibilidad de:
- Devolver Saldo en Dinero
- Anular
- Aplicar a Factura
- Saldar Nota Crédito (Aprovechamiento)

Datos importantes sobre las notas por devolución de mercancía sin factura asociada

Se realiza para aquellas facturas electrónicas que se generaron con otro proveedor tecnológico.
Tienes la posibilidad de asociar la factura de venta electrónica origen para generar la trazabilidad en los Documentos Electrónicos que se consultan desde la DIAN, para esto es importante que se ingresen correctamente los datos en el campo Factura Asociada Otro PT / Periodo Afectado.
Si los productos relacionados en la devolución son inventariables se realizará la entrada de la mercancía a la bodega que selecciones.
Al finalizar la nota crédito sin factura asociada quedará en estado Por Aplicar y podrás cruzarla con facturas posteriores que te realices al cliente o devolver el saldo en dinero según el caso.
Recuerda que al ser un documento electrónico debes actualizar el estado para que se envíe correctamente a la DIAN y puedes consultarlo posteriormente en Ventas → Relación Transacciones de Venta, pestaña de Facturación Electrónica.