Cómo generar una factura de venta - Loggro Pymes

En Loggro puedes generar facturas de venta tradicional y electrónica. A diferencia de las facturas de venta POS, estas no requieren un pago inmediato.

Contenido

Factura de venta electrónica

Las facturas electrónicas son documentos que expiden aquellas personas naturales o jurídicas que por su actividad económica están obligados a emitirlos. Si ya cumples con las condiciones para ser Facturador Electrónico con Validación Previa, Loggro te da el respaldo para que generes tanto facturas de venta como notas crédito electrónicas y que los documentos generados sean enviados directamente a la DIAN para su validación. 

Factura de venta tradicional

Las facturas de venta tradicional son documentos que expiden las personas naturales o jurídicas que no están obligadas a facturar electrónicamente. Estas se generan cuando haces ventas diferentes a las ventas de mostrador o POS, que son inmediatas y en persona.

Para generar este tipo de documentos necesitas un consecutivo de facturación en modalidad computador, este es expedido por la DIAN. 

Generalidades

Ten en cuenta que para llevar a cabo la venta tradicional o electrónica requieres un consecutivo de facturación diferente al usado para la facturación de Venta POS.

Para generar la factura de venta debes ingresa por la ruta Ventas → Facturas de Venta.

Al ingresa a la ventana el sistema te muestra los campos obligatorios marcados con un asterisco rojo (*).

Encabezado de la factura de venta

• Cliente: El primer paso para la realización de la factura de venta, es definir el cliente diligenciando información de contacto como identificación o nombre. Además, si deseas puedes realizar la búsqueda a través del icono de la lupa.

Si ingresas en este campo un cliente que no está creado, Loggro muestra el mensaje para su creación rápida desde la venta. Al dar clic en la opción Si, se abre una pequeña ventana en la que debes diligenciar datos básicos del cliente cómo su nombre y apellido. Puedes identificar que algunos campos se diligencian de forma automática, en el caso de la ciudad se toma la ciudad donde está ubicada la compañía y puede cambiarla de ser necesario. Para finalizar el proceso de creación, da clic en el botón Aceptar.

Nota: El sistema también maneja el cliente genérico Consumidor Final, en caso que se desee facturar a nombre de este.

• Consecutivo: Puedes tener varios consecutivos de facturación, si es el caso en este campo podrás desplegar el menú y seleccionar el consecutivo con el que vas a facturar. Si solo cuentas con un consecutivo el sistema te lo traerá de forma predeterminada en este campo.
• Prefijo - Número: Cuando tienes la factura de venta En Proceso, el sistema te mostrará un número provisional del documento. Se asignará el número de factura que corresponde de acuerdo con el consecutivo de facturación, cuando el documento sea Finalizado.
• Fecha: En Loggro las facturas de venta se realizan al día, por tal motivo este campo de fecha se muestra de forma predeterminada y no es posible realizarle modificaciones.
• Forma de pago: Selecciona la forma de pago que corresponde al documento que se va a generar (Ej: Contado, Crédito 30 días, Crédito 45 días, etc) Estos dependen de los parámetros de tu organización y de la políticas internas para este proceso.
• Vencimiento: Esta fecha de vencimiento es calculada automáticamente por el sistema dependiendo de la forma de pago que selecciones en el campo anterior.
• Moneda: Si realizas ventas en diferentes monedas puedes seleccionar en este campo la moneda en la cual se realizará el documento. De forma predeterminada el sistema te muestra seleccionado COP o pesos colombianos.  
• Precios con Impuestos no incluidos: Este campo especifica que los precios que ingreses a los productos dentro de la factura de venta serán con impuestos no incluidos, ya que el cálculo de impuestos se hará directamente en el sistema (si aplica para tu negocio).

Información Adicional - Opcional

• Centro: Si en la organización manejas Centros de Responsabilidad, este puedes indicarlo en la factura de venta. El campo de Centro no es visible al momento de imprimir el documento.
• Unidad: En la factura de venta puedes indicar la Unidad de Negocio, si aplica. Este campo de Unidad puede ser visible en la impresión de la factura de venta, estas opciones las configuras en Configuración → Ventas → Personalizar Formato Impresión Factura.
• Vendedor: Puedes relacionar el vendedor respectivo para el documento que estas generando, por defecto el sistema trae como vendedor el usuario que esta logueado en la aplicación.
• % Dcto. Pie P: Si aplica para tu caso puedes establecer un descuento a pie de pagina (sobre el total de la factura). 

Importante: Recuerda que los campos marcados con ( * ) son de carácter obligatorio para continuar con el proceso de la factura de venta, luego de ingresar estos campos puedes en la parte inferior empezar a diligenciar los detalles de la venta.

Detalles de la factura de venta

Para relacionar los ítems o servicios de la venta estos deben estar creados previamente en Loggro, de no ser así el sistema te va a mostrar mensaje de alerta y te permite realizar la creación de una forma rápida.

Al dar clic en el botón Crear, el sistema te muestra la ventana general de creación de ítems allí debes definir el tipo de ítem que vas a crear.

Nota: En caso de que el ítem sea inventariable tendrás que tener cantidades en el inventario para poder venderlo, puedes cargar el inventario a través de las pestañas de Factura de Compras y Otras Entradas.

Por otro lado, si en el detalle de tus facturas deseas incluir ítems (productos o servicios) que no tienes creados en el sistema puedes realizarlo, se generaría por descripción solo digitando el nombre del producto a vender.

Luego de tener claros los ítems o servicios que vas a vender, Loggro te muestra detallados los totales netos de la factura, los impuestos, retenciones y descuentos según se manejen y configuren para el proceso.

La pestaña de Impuestos te muestra de manera detallada los saldos acumulados para cada una de las tarifas incluidas en la venta.

Descripción detallada para cada ítem

Para cada línea de ítem puedes ingresar una descripción detallada, solo debes dar clic en el icono  del detalle despectivo. 

Esta opción te permite el ingreso de máximo 400 caracteres. Puedes identificar que el detalle tiene una descripción adicional ya que el icono se visualizará así:

Adicionar o quitar impuestos 

Desde la factura de venta antes de finalizarla si deseas puedes realizar modificaciones en cuanto a los impuestos que se calculan para cada ítem. Estas modificaciones las realizas desde la linea de cada ítem, dando clic en la modal de información adicional (icono de 3 puntos pequeños).

Al dar clic en esta opción el sistema te muestra una pequeña ventana donde podrás cambiar la cuenta contable para el ingreso, así como los impuestos y retenciones a aplicarle al ítem durante esta venta.

Los cambios realizados en esta pestaña emergente aplican solo para el documento que tienes en trámite.

Opciones sobre la factura de venta antes de finalizada

Al estar en la factura de venta puedes identificar en la parte superior derecha diferentes botones con acciones a realizar sobre el documento.

• Finalizar: Permite terminar el proceso de la venta y generar la factura en estado por cobrar.
• Guardar: Cuando desde la relación transacciones venta abres una factura en estado En Proceso, tienes la posibilidad de Editarla y posteriormente Guardar para que se conserven los cambios que hiciste pero que el documento aún no se finalice. Posteriormente puedes buscar la factura desde la relación transacciones venta y finalizar el proceso.
• Imprimir: Puedes imprimir el borrador de la factura de venta antes de finalizarla para que visualices la información respectiva.
• Eliminar: Si no necesitas generar la factura que estas tramitando puedes eliminarla y no te consumirá en consecutivo de facturación, siempre y cuando esta se encuentre en estado En Proceso.
• Cuando la factura se encuentra En Proceso, desde el botón de Más Opciones tienes la posibilidad de generar una copia del documento.
  
  

Finalizar la factura de venta

Verifica la información de la factura de venta antes de proceder a finalizar el documento ya que luego de esto no podrás modificarlo. Da clic en el botón Finalizar.

Si estas facturando ítems inventariables, luego de dar clic en finalizar el sistema te muestra la información de la salida que se realizará al inventario, en el caso que manejes series o lotes las puedes identificar en esta pestaña.

Al dar clic en Aceptar se realiza la salida del inventario de los ítems relacionados en la factura y la factura pasa a estado Por Cobrar.

Importante: Si estás generando una factura electrónica deberás dar clic en el botón Refrescar para finalizar la factura y que esta cambie de estado. Si las validaciones de la DIAN se ejecutan de forma exitosa la factura pasará a estado Por Cobrar.  Si no realizas este paso la factura no quedará finalizada.

Verificar el comprobante contable generado

Si manejas contabilidad en Loggro, luego que tengas toda la información de la factura de venta diligenciada puedes verificar el comprobante contable de la transacción. Para esto da clic en el botón de Comprobante Contable que se encuentra en la parte inferior del documento.