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Recuerda que desde Ventas → Relación Transacciones Venta, en la pestaña de Facturación Electrónica puedes verificar los documentos generados y sus respectivos estado.
En esta sección conocerás todas las posibilidades que te brinda la Relación de Transacciones de Venta sobre los Documentos Electrónicos:
- Notificación de los Documentos Electrónicos
- Evento Tit. Valor
- Acciones sobre los Documentos Electrónicos
Notificación de los Documentos Electrónicos
En esta ventana puedes identificar el Notificación DIAN - Notificación Cliente, donde puedes realizar seguimiento del estado de tus documentos.
A continuación te indicaremos a que hace referencia algunos de estos estados:
| Notificación DIAN | Notificación Cliente |
| Confirmado: Indica que el documento generado fue verificado y aceptado por la DIAN. | Confirmado: El cliente notificó que recibió exitosamente el documento. |
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Confirmado con Notificación: La DIAN puede confirmar los documentos como exitosos pero con notificaciones sobre las validaciones realizadas.
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Correo incorrecto: Este estado puedes identificarlo cuando se realizan varios intentos de envío de la información al cliente y el buzón es invalido. |
| Rechazado: Indica que la DIAN ha rechazado el documento generado, puedes verificar en el Acuse de Recibo DIAN los errores presentados en este. |
Pendiente Confirmación: El cliente aún no ha confirmado el documento electrónico generado. |
| Sin Notificar: Aún no se ha enviado a la DIAN el documento electrónico generado. |
Recibido Automáticamente: El documento pasa a este estado cuando pasan más de tres días sin que el cliente notifique el recibo del documento. Se da una confirmación de forma automática. |
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Sin Notificar: Indica que al cliente aún no se le ha enviado la notificación del documento electrónico generado. |
Es importante tener en cuenta que el estado de Notificación Cliente se actualizará en el momento que el cliente genere los eventos sobre dicho documento.
Evento Tit. Valor
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Pdte Acuse: Este estado nos muestra que el cliente aun no ha generado los eventos de la factura. |
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Con Acuse: Este estado se muestra cuando el cliente generó el acuse de la factura desde su sistema. |
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Con Recibo B/S: Indica que el cliente generó el evento de recepción de bien o servicio relacionado en esta factura. |
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Con Reclamación: Si el cliente dentro de los eventos generó alguna reclamación sobre este documento el estado del mismo será Con Reclamación y es importante verificar el proceso a seguir con el cliente según la reclamación generada. |
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Con Aceptación Expresa: Este estado se muestra cuando el cliente genera el evento de aceptación expresa sobre el documento a crédito y en ese caso la factura sería título valor. |
Acciones sobre los Documentos Electrónicos
Desde esta ventana cuentas con una sección de Acciones que puedes ejecutar sobre cada uno de los documentos electrónicos generados.
Como acción principal puedes encontrar:
- Actualizar Estado: Permite refrescar el estado en cuanto a la Notificación a la DIAN y al Cliente.
Recuerda que para facturación electrónica con validación previa si necesitas actualizar el estado del documento debes ingresar a este y dar clic en el botón Refrescar
En el caso que se presente un error y la facturación no se genere podrás:
- Ver Errores: Al dar clic en esta opción, el sistema te indicará qué inconveniente se presentó en la validación ante la DIAN para que se realice su respectivo ajuste/corrección y se genere nuevamente el documento.
Según el estado de los documentos electrónicos, el sistema te habilita diferentes acciones como te indicamos a continuación:
1. Descargar Documentos: Te permite descargar un archivo .zip con todo el AttachedDocument que contiene el XML del documento generado y el ApplicationResponse con la respuesta de la DIAN, archivo con el cual se puede verificar que efectivamente el documento fue aprobado por la DIAN.
El archivo .zip a descargar contiene los siguientes documentos que se muestran como ejemplo:
2. Ver Acuse de Recibo Cliente: Visualiza el correo del cliente al cual se envió la notificación del documento y su respectiva respuesta.
- En caso que el documento se encuentre Pendiente de Confirmación por parte del cliente no registran acuses de recibo.
- Si el documento ya fue Confirmado por el cliente se muestra el mensaje como el siguiente:
3. Ver Acuse de Recibo DIAN: Verifica la respuesta que dio la DIAN ante el documento generado, en caso de ser exitoso se presentará la información como se muestra a continuación.
4. Descargar Acuses de Recibo DIAN: Al dar clic en esta opción se descargará automáticamente en tu equipo un archivo .zip con la respuesta de la DIAN (en formato xml) ante el documento generado.
5. Reenviar Notificación: Puedes enviar nuevamente al cliente los datos de la transacción electrónica incluyendo su código QR, CUFE, además del PDF y XML del documento. Al seleccionar esta opción debes elegir el correo electrónico al que deseas enviar la información.
6. Ver Detalle Historial: Permite consultar el detalle de los movimientos del documento, con la fecha y su respectivo estado; incluyendo si se envió inicialmente la notificación a un cliente y luego se reenvió a otro como se muestra a continuación:
Para este ejemplo, el cliente tenia definido el correo recepcionfe@empresa.com y a este se envió la notificación cuando se generó el documento electrónico; sin embargo, luego se reenvió la notificación al mismo correo y a cartera@empresa.com por lo cual también registra esta acción.
Es importante tener en cuenta lo siguiente:
- El Detalle Historial por Documento solo registra trazabilidad por documento de los 2 últimos meses. Si deseas conocer el historial de un documento más antiguo debes utilizar la opción de "Enviar Detalle Historial".
- Desde el Acuse de Recibo del Cliente, se permite consultar el correo al que se envió el último correo de notificación.
7. Enviar Detalle Historial: Esta opción permite enviar al correo electrónico el detalle de historial de documentos electrónicos, sin importar en que fecha se generaron. Al dar clic allí se confirma el correo al cual se enviará la información.
Al dar clic en Aceptar, se muestra un mensaje de confirmación y puedes verificar la información en el correo electrónico como se muestra en el siguiente ejemplo:
Nota: Esta opción de envío de historial puedes utilizarla tanto para documentos electrónicos recientes como aquellos que se expidieron hace más de dos meses.
Opciones adicionales
Desde la ventana de Relación de Transacciones, al dar clic en la pestaña Facturación Electrónica cuentas con dos botones adicionales desde los cuales puedes ejecutar diferentes tareas.
Nueva Transacción:
Al desplegar este menú tienes la posibilidad de generar nuevos documentos como:
Más Opciones:
Desde allí el sistema te permite:
- Realizar importación de Facturas de Venta y Notas Crédito: Al ser documentos que requieren validación previa en este caso quedarían en estado En Proceso para que los finalices directamente desde el sistema y se realice el proceso de validación ante la DIAN.
- Generar Facturación Electrónica: Al dar clic en esta opción podrás generar de forma masiva los documentos de facturación electrónica que se visualicen pendientes.
- Actualizar Estado Cliente: Permite refrescar el estado de todos los documentos que se visualizan en la lista en cuanto a la Notificación al Cliente.
Recuerda que para facturación electrónica con validación previa si necesitas actualizar el estado del documento debes ingresar a este y dar clic en el botón Refresca