Cómo crear empleados de forma masiva en la Nómina de Loggro

Los empleados son de gran importancia en tu sistema de nómina, ya que teniendo toda su información registrada puedes generar rápidamente el pago de nómina.

Video tutorial

Para realizar este proceso de creación masiva de empleados, debes ingresar a la opción de Nómina → Gestión de Empleados
desde esta ventana dar clic en el botón Más Opciones → Importar Empleados.
Con esto el sistema te abre una nueva ventana con los pasos para realizar la importación, desde allí debes descargar la plantilla a diligenciar.
Al abrir la plantilla de Excel puedes verificar que algunos campos se muestran con color azul, estos son de obligatorio diligenciamiento.
Además, al ubicarte sobre el titulo de algunos campos podrás verificar una breve ayuda o descripción de la información a diligenciar.
Es importante que no modifiques la estructura de la plantilla de importación ni elimines sus filas o columnas, puedes borrar solo la información del primer empleado que trae como guía para diligenciar la plantilla, para que esta no se cargue en tu sistema.

Algunos de los campos a diligenciar traen de forma predeterminada un menú desplegable del cual debes elegir la opción que aplica. Esta la puedes verificar al dar clic en el campo.
La información que se debe ingresar en este archivo es la misma que explicamos en la sección anterior de Creación de empleados de forma individual, es importante tener en cuenta que debes diligenciar una fila con todos los datos por cada empleado a importar.

Diligenciar la plantilla de Importación

Tipo Identificación: Empieza diligenciando el Tipo de Identificación del Empleado, debes dar clic en este campo y seleccionar la opción que aplica desde el menú desplegable.
Identificación: Digita el número de documento de identidad del empleado. En este campo no debes poner puntos o comas.
Inscrito en el RUT: Indica si el empleado está o no inscrito en el Registro Único Tributario (RUT).
Primer Nombre: Diligencia el primer nombre del empleado.
Segundo Nombre: Si el empleado tiene segundo nombre puedes diligenciarlo, este es opcional.
Primer Apellido: Indica el primer apellido del empleado.
Segundo Apellido: Puedes indicar el segundo apellido del empleado, este campo es opcional.
Fecha de Nacimiento: Establece la fecha de nacimiento del empleado, esta debe ser en formato día/mes/año.
Genero: Despliega el menú y selecciona el genero del empleado.
Dirección: Digita la dirección del empleado.
Ciudad: Ingresa el código de la ciudad, definido por la DIAN, donde vive el empleado.
En caso de no informarse un valor, el sistema asignará por defecto la ciudad de la compañía.
Teléfono/Móvil: Digita en este campo el teléfono fijo o un móvil del empleado.
En este campo no debes ingresar el indicativo de la ciudad o país.
Teléfono/Adicional: Puedes ingresar un teléfono fijo o móvil adicional para el empleado. En este campo no debes ingresar el indicativo de la ciudad o país.
Correo Electrónico: Indica en este campo el correo electrónico del empleado.
Nombre Contacto de Emergencia: Ingresa el nombre de la persona asignada como contacto de emergencia del empleado.
Teléfono/Móvil Contacto de Emergencia: Digita el número telefónico o móvil del contacto de emergencia del empleado.
Correo Electrónico Contacto de Emergencia: Si deseas puedes indicar el correo electrónico del contacto de emergencia.
Tipo de Contrato: Despliega el menú y selecciona el tipo de contrato que tiene el empleado.
Fecha de Contratación: Ingresa la fecha de contratación del empleado en formato día de contratación/mes de contratación/año de contratación.
Fecha Fin de Contrato: Este campo es obligatorio si el contrato del empleado es a término fijo. Si ingresas fecha de fin de contrato debe ser en formato día/mes/año.
Jornada Laboral: Despliega el menú y selecciona la jornada laboral del empleado.
Recuerda que Tiempo Completo hace referencia a una jornada de 8 horas y medio tiempo 4 horas.
Horas diarias: Este campo es obligatorio si la Jornada Laboral del empleado es Por Horas. En este debes indicar el número de horas diarias que el empleado labora en un día, máximo 8 horas.
Sábado Día Hábil: Desde el menú desplegable selecciona Si, cuando desees que los sábados se tengan en cuenta como días hábiles al pagar vacaciones disfrutadas al empleado. Este campo no es obligatorio, si no lo diligencias se hereda el valor definido en el parámetro de la compañía.
Área: Da clic en el campo y del menú desplegable selecciona el área a la cual pertenece el empleado.
Cargo: Digita el cargo que desempeña el empleado en la organización.
Centro: Despliega el menú y selecciona el centro de responsabilidad que aplica para el empleado.
Tipo de Cotizante: Desde el menú despegable selecciona que tipo de cotizante es el empleado.
Fecha de Resolución: Si para algún caso seleccionaste que el tipo de cotizante es Dependiente con Requisitos Cumplidos para Pensión debes indicar en este campo la fecha de resolución en la cual el empleado cumplió los requisitos para pensionarse.
Entidad de Salud: Desde el menú desplegable selecciona la entidad de salud a la cual se encuentra afiliado el empleado.
Entidad de Pensiones: Da clic en el campo y selecciona del menú la entidad de pensión en la que se encuentra afiliado el empleado.

Si el empleado tiene un tipo de cotizante ya sea, Aprendiz Etapa Lectiva, Aprendiz Etapa Productiva o Practicante de Educación Superior, esta campo lo debes dejar en blanco.
Alto Riesgo en Pensión: Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el empleado está afiliado a la entidad de Colpensiones.

Selecciona Si del desplegable en caso que el empleado tenga alto riesgo en pensión (según la normatividad colombiana decreto 2090 de 2003). Aplica para trabajos relacionados con:
- Minería que impliquen prestar el servicio en socavones o en subterráneos.
- Exposición a altas temperaturas, por encima de los valores límites permisibles. 
- Exposición a radiaciones ionizantes.
- Exposición a sustancias comprobadamente cancerígenas.
- Función de actuar en operaciones de extinción de incendios.
- Actividad de los técnicos aeronáuticos con funciones de controladores de tránsito aéreo, con licencia expedida o reconocida por la Oficina de Registro de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil.
- Actividad del personal dedicado a la custodia y vigilancia de los internos en los centros de reclusión carcelaria del Inpec y otros establecimientos carcelarios, con excepción de aquellos administrados por la fuerza pública.

Si el empleado NO tiene alto riesgo en pensión, selecciona No.

En caso que hayas elegido Si en este campo, en el archivo de aportes a seguridad social, se aplicará para el empleado la tarifa de pensión del 26% y se indicará que tiene tarifa especial de pensión = 1 Actividades de Alto Riesgo.
Caja de Compensación: Selecciona la caja de compensación en la que se encuentra afiliado el empleado.

Si el empleado tiene un tipo de cotizante ya sea, Aprendiz Etapa Lectiva, Aprendiz Etapa Productiva o Practicante de Educación Superior, esta campo lo debes dejar en blanco.
Centro de Trabajo: En este campo debes seleccionar el centro de trabajo asignado al empleado. Hace referencia a la clase de riesgo ARL que aplica.

Si el empleado tiene un tipo de cotizante Aprendiz Etapa Lectiva, este campo lo debes dejar en blanco.
Fondo de Cesantías: Selecciona la entidad donde se le consignan las cesantías al empleado.

Si el empleado tiene un tipo de cotizante ya sea, Aprendiz Etapa Lectiva, Aprendiz Etapa Productiva o Practicante de Educación Superior, o si el empleado tiene salario integral, debes dejar este campo en blanco.
Salario: Ingrese en este campo el salario mensual del empleado.
- Si el empleado tiene un tipo de cotizante ya sea Aprendiz Etapa Lectiva, Aprendiz Etapa Productiva o Practicante de Educación Superior, ingrese como valor máximo el salario mínimo mensual legal vigente.
- Si es un empleado de salario integral, ingrese mínimo 13 salarios mínimos legales vigentes.
- Si no se cumple con los valores máximos y mínimos, el sistema asignará los valores permitidos en el proceso de importación.
Modalidad de Salario: Selecciona si la modalidad de salario para el empleado es fija, variable, a destajo o por días.
Salario Integral: Despliega el menú y selecciona Si en caso que el empleado sea de salario integral, de lo contrario selecciona No.
Que Auxilio le Aplica al Empleado: Despliega la lista de este campo y selecciona que tipo de auxilio le aplica al empleado, puede ser Auxilio de Transporte o Auxilio de Conectividad.
Auxilio de Transporte/Auxilio de Conectividad: En este campo selecciona en que momento se paga el auxilio de transporte o conectividad del campo anterior.
Procedimiento para Calcular la Retención: La retención en la fuente en Colombia aplica para algunos empleados que cumplen ciertas características, si conoces el procedimiento para el empleado, asígnalo en este campo, si no lo conoces o al empleado no le aplica retención en la fuente, asigna procedimiento 1.
Intereses de Vivienda: Los intereses de vivienda aplican para algunos empleados que cumplen las características de retención en la fuente.

En este campo selecciona Si, en caso que el empleado tenga alivio de intereses de vivienda para el cálculo de retención. Si el empleado no tiene dicho alivio o no cumple con las características, selecciona No.
Valor Intereses de Vivienda: Este campo es obligatorio si en el campo de Intereses de Vivienda seleccionaste Si.
En este debes ingresar el valor mensual del certificado Intereses de Vivienda del empleado.
Salud Voluntaria: La salud voluntaria aplica para algunos empleados que cumplen las características de retención en la fuente.

Selecciona Si en este campo, si el empleado tiene alivio de salud voluntaria para el cálculo de retención. Si el empleado no tiene dicho alivio o no cumple con las características, selecciona No.
Valor Salud Voluntaria: Este es obligatorio si en el campo de Salud Voluntaria seleccionaste Si.
En el campo de Valor Salud Voluntaria debes ingresar el valor mensual del certificado de Salud Voluntaria del empleado.
Alivio para Dependientes: El alivio para dependientes aplica para algunos empleados que cumplen las características de retención en la fuente.

Selecciona Si, si el empleado tiene personas a cargo. Los dependientes se consideran los siguientes:
- Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 años de edad y dependan económicamente del contribuyente.
- Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 años, cuando el padre o madre contribuyente persona natural se encuentre financiando su educación en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas técnicos de educación no formal debidamente acreditados por la autoridad competente.
- Los hijos del contribuyente mayores de 23 años que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.
- El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentre en situación de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a 260 UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.
- Los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia, sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a 260 UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.
Si el empleado no tiene dicho alivio o no cumple con las características, selecciona No en este campo.
Número de Cuenta: Digita el número de cuenta del empleado, donde se hará el pago de nómina.
Tipo de Cuenta: Selecciona si la cuenta del empleado es de ahorros o corriente.
Entidad Financiera: Desde el menú desplegable selecciona la entidad financiera a la que pertenece la cuenta del empleado.
% de Retención en la Fuente para Procedimiento 2: Este campo se debe diligenciar de forma obligatoria, si el campo Procedimiento para Calcular la Retención seleccionaste Procedimiento 2.
Ingresa el porcentaje de retención en la fuente a aplicar al empleado, debe ser un valor igual o mayor que cero y menor o igual que cien.
Cambiar la Identificación para el Banco: Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el empleado tiene Tipo de Identificación: Permiso Especial de Permanencia, Cédula de Extranjería, Tarjeta de Extranjería o Pasaporte.
Debes desplegar el menú y seleccionar No, si al momento de generar el archivo plano para el banco, requiere que se reporte con el mismo Tipo de Identificación e Identificación registrada en la parte inicial de este archivo.
Por otro lado, puedes seleccionar Si, en caso que requieras que en el plano para el banco se envíe otro tipo de identificación y otra identificación con la que se encuentra creada la cuenta bancaria para el empleado.
Tipo Identificación Cuenta Bancaria: Este campo es de obligatorio diligenciamiento si el empleado tiene como tipo de identificación: Permiso Especial de Permanencia, Cédula de Extranjería, Tarjeta de Extranjería o Pasaporte y si en el campo Cambiar la Identificación para el Banco eliges un Si.
Debes indicar el Tipo de Identificación con la que el empleado abrió la cuenta en el banco para pago de la nómina.
Identificación Cuenta Bancaria: Al igual que en el campo anterior, este es de obligatorio diligenciamiento si seleccionaste que el empleado tiene Permiso Especial de Permanencia, Cédula de Extranjería, Tarjeta de Extranjería o Pasaporte y si en el campo Cambiar la Identificación para el Banco eliges un Si.
Digita el número de Identificación con la que el empleado abrió la cuenta en el banco para pago de la nómina.

Diligencia estos campos para cada uno de los empleados que desees crear en tu nómina, luego de esto guarda los cambios y prepárate para cargar tu plantilla completa.

Desde la ventana de importación de empleados debes cargar el archivo en el paso 3, seleccionándolo desde tu equipo.
Al dar clic en Importar, el sistema realizará el proceso con las validaciones respectivas, en caso de presentarse alguna inconsistencia en el archivo puedes visualizar la ventana con el resultado de la importación y desde allí descargar el archivo con los errores presentados para su corrección.

Al descargar el archivo puedes visualizar en la última columna las inconsistencias para cada uno de los empleados, que impidió su creación en el sistema. En este archivo solo se mostrarán los empleados con inconvenientes para la carga, los demás empleados si se importan en el sistema. Realiza las correcciones respectivas, guarda los cambios realizados y carga nuevamente el archivo en el paso 3.

Cuando la importación finalice con éxito podrás verificar el mensaje de confirmación y finalización del proceso.

Puedes verificar los empleados que tienes creados en el sistema desde la opción de Nómina → Gestión de Empleados.