Cómo cargar la información de acumulados iniciales en la Nómina de Loggro

Ingresa a Avanzadas → Gestión de Acumulados Iniciales
Desde la ventana de Gestión de Acumulados Iniciales tienes la posibilidad de verificar la información para dicha carga, ubica la opción "Para modificar la información para la carga de acumulados da clic aquí" 
En la nueva ventana vas a visualizar la fecha que asignaste para el primer pago de nómina con Loggro y la opción seleccionara referente a realizar o no la carga de los acumulados. 

Para realizar la carga de acumulados iniciales en la nómina de Loggro debes realizar los siguientes pasos:

Da clic en el botón Descargar Plantilla, ésta contiene todos los campos requeridos por la aplicación para almacenar la información de acumulados.
Abre la plantilla de Excel y diligencia allí la información de acumulados para tus empleados, la plantilla contiene dos hojas que deben ser diligenciadas.

1. Pestaña Información Adicional Empleados

Esta contiene datos generales de los empleados a informar, pasivos laborales y prestaciones sociales.

Información general del empleado

• Tipo Identificación(Obligatorio): Da clic en este campo y despliega el menú, desde allí selecciona el tipo de identificación que aplica para el empleado:
  
• Identificación (Obligatorio): Este campo contiene una lista desplegable con la identificación de los empleados que tienes creados en el sistema de Nómina Loggro, da clic allí y selecciona el que aplica.
  
• IBC de salud del mes anterior (Obligatorio): Debes ingresar en este campo el IBC de Salud del mes anterior al mes en el cual comenzaras a pagar tu primera nómina con Loggro.
• Número de días Hábiles de vacaciones pagadas (Tiempo y Dinero): Indica el número de días hábiles de vacaciones pagadas (tiempo y dinero) al empleado durante toda la vigencia de su contrato con la organización.
• Días de ausentismos totales durante toda la vigencia del contrato: En este campo debes indicar los días de ausentismo que constituyen suspensión del contrato de trabajo como licencias no remuneradas, permisos no remunerados y suspensiones que el empleado tenga acumulados durante toda la vigencia de su contrato.
• Días de ausentismos totales del año en el que comienza a pagar la nómina con Loggro: Indica en este campo el número de días de ausentismo que constituyen suspensión del contrato de trabajo como licencias no remuneradas, permisos no remunerados y suspensiones que el empleado tenga acumulados únicamente durante el año en el cual comienzas a pagar tu primera nómina con Loggro.

Pasivos Laborales

• Prima de Servicios: Este campo es obligatorio si el empleado es un tipo de cotizante diferente a: Aprendiz Etapa Lectiva - Aprendiz Etapa Productiva.
  En este campo debes digitar el valor total de prima de servicios que ha causado el empleado durante el semestre en el cual comienza a pagar la nómina con Loggro y hasta el mes anterior al inicio de la misma.  
  

  Aquí encuentras un ejemplo: Si comienzas a pagar tu nómina con Loggro el 01/10/2020 quiere decir que el semestre es el segundo del año 2020 y que el último día pagado de nómina del empleado es el 30/09/2020, por lo tanto en este campo debes registrar el valor de la prima de servicios que ha causado el empleado en el segundo semestre del año 2020 y hasta el 30/09/2020. 

• Cesantías: Este campo es obligatorio si el empleado es un tipo de cotizante diferente a: Aprendiz Etapa Lectiva - Aprendiz Etapa Productiva.
  En este debes ingresar el valor total de cesantías que ha causado el empleado durante el año del primer pago de la nómina con Loggro y hasta el mes anterior al inicio de la misma.
  Aquí encuentras un ejemplo: Si comienzas a pagar tu nómina con Loggro el 01/10/2020 quiere decir que el año en curso es 2020 y que el último día pagado de nómina del empleado es el 30/09/2020, por lo tanto aquí debes registrar el valor de las cesantías que el empleado ha causado durante el año 2020 y hasta el 30/09/2020. 

• Intereses de Cesantías: Este campo es obligatorio si el empleado es un tipo de cotizante diferente a: Aprendiz Etapa Lectiva - Aprendiz Etapa Productiva.
  Ingresa en este el valor total de intereses de cesantías que ha causado el empleado durante el año del primer pago de la nómina con Loggro y hasta el mes anterior al inicio de la misma.
  Aquí encuentras un ejemplo: Si comienzas a pagar su nómina con Loggro el 01/10/2020 quiere decir que el año en curso es 2020 y que el último día pagado de nómina del empleado es el 30/09/2020, por lo tanto aquí debes registrar el valor de intereses de cesantías que el empleado ha causado durante el año 2020 y hasta el 30/09/2020.
• Vacaciones: Ingresa en este campo el valor total de vacaciones que le debes al empleado y hasta el mes anterior del inicio del a nómina con Loggro.
  Este campo es obligatorio si el empleado tiene un tipo de cotizante diferente a: Aprendiz Etapa Lectiva - Aprendiz Etapa Productiva
  Aquí encuentras un ejemplo: Si comienzas a pagar su nómina con Loggro el 01/10/2020 quiere decir que el último día pagado de nómina del empleado es el 30/09/2020, por lo tanto aquí deberes registrar el valor de las vacaciones totales que le debe al empleado hasta el 30/09/2020. Nota: es el valor que le tendrías que pagar por vacaciones si tuvieras una liquidación definitiva de prestaciones. 
• Pasivo Laboral de Vacaciones Acumulado a diciembre 31 del año Anterior: Ingrese aquí el valor del pasivo de vacaciones acumulado a diciembre 31 del año anterior al primer pago de la nómina con Loggro, 
  
  Este campo es obligatorio si el empleado tiene un tipo de cotizante diferente a:
  Aprendiz Etapa Lectiva - Aprendiz Etapa Productiva - Practicante de Educación Superior - Estudiante Aporte Solo Riesgos Laborales
  
  Aquí encuentras un ejemplo: Si comienzas a pagar nómina con Loggro en el año 2021 quiere decir que debe ingresar los acumulados de los pasivos de vacaciones a diciembre del año 2020. Si la primera nómina a pagar con Loggro es enero, los valores de esta columna deben ser iguales a los registrados en la columna Vacaciones.
  
  Importante:
  Este valor le servirá a la aplicación para calcular correctamente el valor del gasto de vacaciones del año en el que comienza a pagar su nómina con Loggro y que se enviará a la DIAN en el documento de nómina electrónica.

Prestaciones Sociales

• Saldo cesantías del año anterior: Este campo es obligatorio si:
  El empleado tiene salario básico, si es un tipo de cotizante diferente a: Aprendiz Etapa Lectiva - Aprendiz Etapa Productiva
  y si la primera nómina que vas a pagar con Loggro corresponde a los meses de enero o febrero y todavía no has pagado por nómina las cesantías del año anterior a tus empleados.
  En este campo debes ingresar el valor del saldo de cesantías consolidadas a diciembre 31 del año anterior al año en el cual comienzas a pagar tu primera nómina con Loggro.
• Saldo intereses cesantías del año anterior: Este campo es si:
  El empleado es de salario básico, si es un tipo de cotizante diferente a: Aprendiz Etapa Lectiva - Aprendiz Etapa Productiva
  y si la primera nómina que va a pagar con Loggro corresponde al mes de enero y todavía no has pagado los intereses de cesantías a tus empleado.
  Ingresa en este campo el valor del saldo de intereses de cesantías consolidadas a diciembre 31 del año anterior al año en el cual comienzas a pagar tu primera nómina con Loggro.

Retención en la Fuente

• Disminuciones Acumuladas Año (Alivios para Retención en la fuente): Los valores registrados de alivios tributarios, le servirán al sistema para calcular correctamente la base de retención en la fuente mensual. Este campo NO es obligatorio.
  Si el empleado ha tenido o tiene deducción de retención en la fuente, debes ingresar en este campo el valor acumulado del año (desde el 01 de enero del año en curso, hasta el mes anterior al inicio del pago de nómina con Loggro), de los alivios aplicados en el cálculo de la base de retención en la fuente mensual, como son: Pensión Voluntaria, AFC, Salud Voluntaria, Intereses de Vivienda, Alivio por parientes dependientes, Renta exenta del 25%.
• Acumulado Año Renta Exenta del 25%: Este campo NO es obligatorio
  Si el empleado ha tenido o tiene deducción de retención en la fuente, se ingresara el valor acumulado del año (desde el 01 de enero del año en curso, hasta el mes anterior al inicio del pago de nómina con Loggro) de la Renta Exenta del 25% (el que aplico en el cálculo de la base de retención en la fuente mensual mes a mes). Le servirá al sistema para aplicar la ley 2277 del 13 de diciembre de 2022 (tope máximo exento anual de 790 UVT). Acumulado Año Renta Exenta del 25%
• Acumulado Año Renta Exenta del 25% (Retención en la Fuente sobre Prima de Servicios - Procedimiento 1): Este campo NO es obligatorio
  Si el empleado ha tenido o tiene deducción de retención en la fuente y si tiene procedimiento 1, ingrese aquí el valor acumulado del año (desde el 01 de enero del año en curso, hasta el mes anterior al inicio del pago de nómina con Loggro) de la Renta Exenta del 25% sobre la prima de servicios (el que aplico en el cálculo de la base de retención en la fuente sobre la prima de servicios).
  Le servirá al sistema para aplicar la ley 2277 del 13 de diciembre de 2022 (tope máximo exento anual de 790 UVT).

Ejemplo de la plantilla con información diligenciada para esta pestaña (información de dos empleados):

2. Pestaña Acumulados Iniciales de Pagos

En esta pestaña debes especificar los acumulados iniciales por empleado y le periodo respectivo de pago.

• Tipo Identificación (Obligatorio): Selecciona del menú desplegable el tipo de identificación del empleado para el cual vas a indicar el valor del devengado o deducción.
  
• Identificación (Obligatorio): Debes especificar el número de documento de identificación del empleado para el cual vas a indicar el valor del devengado o deducción, seleccionándolo desde el menú desplegable.
  
• Año de Pago (Obligatorio): Ingresa en este campo el año de pago del devengado o deducción realizado al empleado.
• Número del Mes de Pago (Obligatorio): En este campo debes dar clic y desde el menú desplegable seleccionar el número del mes de pago del devengado o deducción realizado al empleado.
  
• Nombre del Período de Pago (Obligatorio): Este campo cuenta con un menú desplegable, al dar clic allí debes seleccionar el período de pago del devengado o deducción realizado al empleado.
  

  Si la nómina es de periodicidad: Quincenal: Selecciona Quincena 1 para la primera quincena o Quincena 2 para la segunda. Nota: Si tu nómina es quincenal al cargar los acumulados debe registrar la información de las dos quincenas por mes. Decadal: Selecciona Década 1 para la primera década, Década 2 para la segunda o Década 3 para la tercera. Mensual: Mes 1 para el mes.

• Concepto de Devengado o Deducción (Obligatorio): Da clic en este campo y selecciona del menú desplegable el concepto de devengado o deducción con el que le realizó el pago al empleado.
  
  En esta lista puedes visualizar todos los conceptos que tienes creados en el sistema de Nómina Loggro, es importante que realices la creación de los conceptos adicionales que requieras antes de descargar este archivo.
• Valor del Devengado o la Deducción (Obligatorio): En este campo debes ingresar el valor del devengado o deducción pagado al empleado.
  El valor puede ser: Negativo, Ceros o Positivo
  

Ejemplo de la plantilla con información diligenciada para la pestaña de Acumulados. En color verde se muestran los detalles para uno de los empleados y el color azul para el otro empleado:

Importar el archivo al sistema

Cuando termines de diligenciar la información debes guardar el archivo (formato .xls) para su posterior importación en el sistema.

1. Desde la ventana de Gestión de Acumulados Iniciales da clic en el botón Importar, luego selecciona el archivo con la información de acumulados.
   

Si la información importada contiene errores, el sistema te lo informará para que descargues el archivo y realices la respectiva corrección. Es importante que se conserve toda la información del archivo y lo importes nuevamente.

Cuando la carga es exitosa se muestra el mensaje de confirmación en el sistema.
Puedes verificar la información cargada en el sistema desde la pestaña de Acumulados Iniciales de Pagos, dando clic en Ver Pago Nómina.

En la nueva ventana se muestra el detalle de pago para cada empleado que hayas adjuntado:

Adicional, desde la pestaña de Información Adicional Empleados puedes consultar los datos importados relacionados con:

• IBC de salud del mes anterior
• Días de vacaciones pagadas
• Días de ausentismo totales
• Días ausentismos año
• Cesantías
• Intereses de cesantías
• Prima de servicios
• Vacaciones
• Cesantías a diciembre 31
• Intereses cesantías a diciembre 31