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Conoce que configuraciones se deben realizar directamente en Loggro para generar tus facturas de venta electrónicas, luego que tengas listos los procesos ante la DIAN.
Si deseas también puedes descargar el manual completo con todos los procesos para la configuración de Facturación Electrónica, Documento Soporte y Recepción de Documentos Electrónicos.
Contenido
- Configurar Consecutivo de Facturación Electrónica
- Crear Formas de Pago
- Crear Cuentas Bancarias
- Crear Ítems
- Crear Clientes
- Validaciones para Facturación Electrónica
Configurar Consecutivo de Facturación Electrónica Ver video
Para utilizar facturación electrónica con Loggro es muy importante que tengas configurada la resolución que expediste de Facturación Electrónica ante la DIAN, con esto tus documentos se generarán con el consecutivo que corresponde.
Antes de realizar esta configuración debes tener asociado el prefijo en la página de la DIAN.
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Desde la Gestión de Proveedor Tecnológico : Al activar el check box de “La Organización Maneja Facturación Electrónica”, dando clic en la opción que se muestra dentro del mensaje de confirmación.
- Dirigirte a Configuración → Consecutivos de Facturación
Con esto se abrirá la ventana de los consecutivos creados en la aplicación, si tienes varios consecutivos debes abrir el que vas a utilizar (que sea para Venta NO POS)
Al abrir el consecutivo, en la parte inferior de la ventana debes dar clic en la opción Para definir o visualizar las vigencias y resolución del consecutivo.
En la sub ventana puedes visualizar las vigencias con sus respectivos datos.
Al ingresar el número de resolución y prefijo (si aplica), el sistema te recupera de forma automática la demás información de la resolución, incluyendo la Clave Técnica asignada.
Todas las resoluciones de Facturación Electrónica tienen su respectiva clave técnica.
Al ingresar una nueva resolución te puede registrar Inactiva en Loggro, debes dar clic en el campo Estado y seleccionar Activo para que el sistema te la tome al momento de facturar.
Además, puedes establecer algún tipo de recordatorio para el vencimiento de la resolución dando clic en el campo
Este puede ser por Fecha o Número de consecutivo y debes ingresar el correo electrónico al que se enviará el recordatorio.
Para finalizar esta configuración verifica la información, da clic en Aceptar y recuerda Guardar los cambios.
Con esta configuración, al generar facturas de venta en Loggro te toman el número que corresponde según el consecutivo de facturación.
A continuación, puedes visualizar un ejemplo del formato de factura que se genera con Loggro y el respectivo consecutivo de facturación, código QR y CUFE.
Crear Formas de Pago Ver video
El sistema de manera predeterminada crea la forma de pago de Contado, si requieres crear por ejemplo formas de pago a crédito puedes realizarlo por la ruta Configuración → Formas de Pago
Allí das clic en la opción Nueva Forma de Pago.
Y en la nueva ventana diligenciar los campos requeridos.
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Establece un Código * con el que puedas identificar fácilmente la forma de pago, para nuestro ejemplo vamos a crear un crédito a 30 días y como código vamos a establecer FP30D.
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Indica la Descripción * de esta nueva forma de pago, en este campo podemos establecer, por ejemplo: Crédito 30 días.
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Selecciona para que transacción Aplica * la forma de pago. Tienes la posibilidad de elegir si aplica para la compra, venta o ambas transacciones. En este caso seleccionaremos Venta.
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Establece el número de días que se tendría como Plazo de acuerdo al crédito, en este caso serían 15 días. Esta configuración es importante ya que al seleccionar la forma de pago en una factura, el sistema calcula automáticamente su fecha de vencimiento según los días de plazo configurados.
Luego de diligenciar estos datos verifica que el Estado * registre Activo y recuerda Guardar los cambios para que se conserven.
Además, si deseas discriminar tus pagos en efectivo, a la forma de pago puedes asociarle un Medio de Pago especifico como se muestra en el ejemplo. Así toda esta información viajaría a la DIAN al momento de generar la factura de venta y asociar la respectiva forma de pago. A continuación te mostramos un ejemplo:
Crear Cuentas Bancarias
Si vas a recibir pagos de tus clientes a través de transferencia, consignación o por medio de alguna tarjeta de crédito o débito, el sistema te va a solicitar que asocies la cuenta bancaria a la cual se ingresó el dinero. Al ingresar a la opción de Configuración → Cuentas Bancarias y Tarjetas.
el sistema te muestra la lista de aquellas creadas. Si deseas crear una cuenta bancaria debes dar clic en el botón Nueva → Cuenta Bancaria.
Allí debes ingresar los datos de la cuenta a crear.
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Tipo*: En el caso de la creación de una cuenta bancaria, selecciona si esta es de ahorros o corriente.
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Entidad Financiera*: Hace referencia al banco o entidad en la cual tienes registrada la cuenta bancaria que vas a crear en el sistema.
Al dar clic en la lupa puedes encontrar todos los bancos que están configurados en el sistema de forma predeterminada. Da clic en el proveedor o entidad que corresponde y luego en Seleccionar. -
Número de Cuenta*: Indica el número de la cuenta bancaria que deseas crear.
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Descripción: Si deseas tienes la posibilidad de ingresar una descripción para esta cuenta bancaria, así podrás identificarla más fácilmente.
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Estado*: Indica el estado de la cuenta bancaria, al estar Activa puedes hacer uso de esta en movimientos de la aplicación. Si la cuenta bancaria registra Suspendida o Retirada no será visible para registrar transacciones con ella.
De forma predeterminada el sistema te muestra el estado Suspendida , pero al guardar los cambios pasa automáticamente a Activa .
Recuerda que los campos marcados con * son de obligatorio diligenciamiento para finalizar el proceso de creación de cuentas bancaria.
Verifica los datos ingresados y da clic en Guardar para poder utilizar tu cuenta bancaria en las transacciones de la aplicación.
Crear Ítems Ver video
En Loggro, los productos y/o servicios que dispones para la venta son llamados Ítems.
En el sistema se pueden manejar diferentes tipos ítems de acuerdo a su finalidad:
- Inventariables: Son aquello de los cuales manejas un control de inventario para mantener al día las cantidades existentes.
- No Inventariables: Este tipo de ítem es utilizado cuando el producto no aplica como servicio, pero no deseas generar un control sobre las existencias del mismo en inventario.
- Servicios: Puedes crear los diferentes servicios que manejas en la compañía, estos servicios no tienen ningún tipo de control de inventario.
Recuerda que el plan que adquiriste NO tiene ningún tipo de control de inventario, sin embargo puedes crear los ítems según la clasificación anteriormente mencionada. Esto te ayudará a futuro si deseas cambiar tu plan y tener un control de inventario en Loggro.
La creación de Ítems la puedes realizar por la ruta Configuración → Ítems
Allí debes diligenciar la información requerida, aquella que visualices marcada por * (asterisco) es de obligatorio diligenciamiento.
Puedes dar clic en los siguientes enlaces para verificar un ejemplo de la creación de un servicio y cada uno de los campos a diligenciar.
Ver artículo Ver video
Por último, los ítems que crees puedes verificarlos desde la opción Configuración → Lista de Ítems
Puedes encontrar más información sobre los filtros de consultar de ítems dando clic aquí.
Crear Clientes Ver video
En Loggro, los Contactos hacen referencia a los Clientes.
Para crear facturas de venta en el sistema es importante que tengas creados tus clientes, con el fin de generar la trazabilidad correspondiente y si vas a manejar facturación electrónica que toda la información viaje a la DIAN de forma correcta.
La creación de los Clientes se realiza por la opción de Contactos en el menú principal de Loggro, allí das clic en la opción de Clientes.
El sistema te muestra el formato que debes diligenciar con la información del cliente.
Para conocer más información sobre cada uno de estos campos y ver un ejemplo para realizar la creación de tus clientes de forma manual puedes verificar los siguientes enlaces:
Ver artículo Ver video
Además, los contactos que ya creaste puedes consultarlo desde la opción de Relación de Contactos.
Puedes encontrar más información sobre esta ventana dando clic aquí.
Validaciones para Facturación Electrónica Ver video
A continuación te indicaremos brevemente que información debes tener configurada en Loggro para generar tus facturas de venta Electrónicas.
Luego de realizar los proceso anteriores de Solicitud de nueva Resolución de Facturación, Registro y Asociación de prefijo puedes proceder a configurar directamente Loggro para expedir facturación electrónica con validación previa.
Las opciones que debes validar en Loggro son las siguientes:
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Estado de la organización
Desde la opción Configuración → Organización , puedes verificar que se encuentre activo el parámetro de: La Organización Maneja Facturación Electrónica y la versión que se maneja es Con Validación previa.
Esto permite que todos los documentos electrónicos que generes en Loggro sean enviados directamente a la DIAN para su validación.
Luego de activar este parámetro no debes realizar modificaciones sobre el mismo.
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Configuración del consecutivo de facturación
Para generar las facturas de venta debes tener configurado y Activo el consecutivo de facturación electrónica respectivo, la verificación de este la realizas por: Configuración → Consecutivos de Facturación.
Allí debes abrir el consecutivo que estas utilizando para ventas NO POS y verificar su vigencia.
Todo el proceso para esta configuración la encuentras en la sección de Consecutivo de Facturación Electrónica.
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Al verificar la información de tus contactos, encuentras el campo de Código Postal este lo genera Loggro de forma automática según la ubicación registrada para el cliente.
Además, debes activar el check de la opción: Recibir e-mail con documentación electrónica en formato XML e indicar el correo electrónico respectivo.
Esta opción debe permanecer activa y así cada que generes un factura de venta a un cliente se realizará el envío (al correo que le asignaste) del XML, la representación gráfica de la factura y la respuesta de la DIAN.
Tienes la posibilidad de ingresar más de un correo para ese mismo cliente desde el botón que te mostramos a continuación.
Al dar clic en la lupa puedes ingresar los correos electrónicos que creas necesarios para el cliente, teniendo en cuenta que cuando se le genere algún documento electrónico a todas estas direcciones se enviará la información.
Es importante tener en cuenta que si deseas reenviar la notificación a un cliente sobre los documentos electrónicos realizados puedes hacerlo desde la ruta: Ventas → Relación de Transacciones de venta → pestaña de Facturación Electrónica.
Desde el menú de acciones, das clic en Reenviar Notificación y allí seleccionar a que correo especifico quieres notificar, en caso que para el cliente ya tengas registrados varios correos electrónicos.
Luego de realizar estas configuraciones ya tienes lista tu compañía para empezar a expedir facturación electrónica con validación previa en Loggro. Puedes verificar la información donde te explicamos como generar estos documentos electrónicos.