Configuración de Facturación Electrónica con la DIAN - Loggro Alojamientos

 

Contenido

1. Registro para Facturación Electrónica y Certificación de Set de Pruebas    

2. Configurar y habilitar entidad facturadora a través de Loggro Alojamientos

3. Solicitar resolución de facturación electrónica

4. Verificar Habilitación y Asociar resolución de facturación a proveedor tecnológico en la DIAN

5. Registrar resolución de facturación en Loggro Alojamientos

6. Actualizar RUT con responsabilidad 52  

7. Definir correo de recepción de documentos electrónicos de proveedores 

Introducción

Para poder emitir facturas electrónicamente, teniendo en cuenta que es un trámite legal que debe emitir cada establecimiento, tiene que haber una entidad legal registrada que identifica dicho establecimiento, para ello es necesario tener el RUT por medio del cual opera el establecimiento. Es recomendable que esté actualizado para evitar alguna situación legal con la DIAN.

Toda factura electrónica es emitida directamente a la DIAN, por ello es necesario registrarse en la DIAN como entidad que va a emitir facturas electrónicamente.

Pre-requisitos

● Cuenta registrada en la DIAN.

● Firma electrónica vigente.

● RUT actualizado.

1. Registro para Facturación Electrónica y Certificación de Set de Pruebas                                                                      Ver Video

Paso 1: Ingresa a la plataforma de la DIAN

Ingresa a la DIAN y desde la sección Factura Electrónica debes dar clic en Habilitación. Al ingresar debes seleccionar el ingreso como Empresa o Persona según el caso, en esta ocasión se relaciona el proceso como Empresa → Representante Legal.

Diligencia los datos solicitados por la plataforma, en este caso el número de documento del representante legal ②  y NIT de la compañía ③.

④ Al darle clic en Entrar, el sistema le envía un correo al representante legal.

Este correo contiene un link a través del cual se debe ingresar nuevamente para continuar con el registro.

Paso 2: Registrar facturador

Despliega el menú desde el botón , luego selecciona Registro y habilitación y posteriormente Documentos Electrónicos.
En la nueva ventana puedes verificar el estado “Pendiente de registro”, debes dar clic en Registrar ④

y el sistema solicita que se confirme el registro.

Al dar clic en Aceptar, el sistema le envía nuevamente un correo al representante legal, con un link a través del cual se debe volver ingresar para verificar que haya quedado el registro. Ver Paso 3

 

Paso 3: Verificar estado del registro

Desde el nuevo token debes ingresar y dar clic en el menú, ubicas Registro y habilitación y luego Documentos Electrónicos.

Selecciona el tipo de documento Factura Electrónica
Al ingresar nuevamente al sistema de habilitación de la DIAN puedes verificar que el  estado de aprobación es Registrado.

Debes continuar dando clic en el botón Configurar modos de operación.

En esta se debe especificar como se va a facturar electrónicamente, donde las opciones son: Software de un Proveedor Tecnológico, Software Propio, Software Gratuito DIAN.

Paso 4: Configurar Modos de Operación

En este caso vamos a seleccionar un Proveedor Tecnológico como Modo de operación. ① En el campo Seleccione el modo de operación, despliegue el menú y elija la opción Software de un proveedor tecnológico.
② Si eres cliente de Loggro, en el campo Nombre empresa proveedora debes desplegar el menú y seleccionar LOGGRO S.A.S como Nombre de Software te va a registrar Loggro FE.
③ Al dar clic en Asociar, el modo de operación seleccionado es incluido en el listado de modos de operación asociados. Como se muestra en la siguiente imagen.

Con este proceso ya quedas registrado ante la DIAN para expedir Facturación Electrónica con Validación Previa, el paso a seguir es consultar el “Set de Pruebas”.

Paso 5:  Consultar el Set de Pruebas

El Set de Pruebas es de gran importancia para enviar los documentos de prueba que exige la DIAN.

Puedes verificar el Set de Pruebas desde la lista de modos de operación asociados, dando dar clic en el icono .
En la nueva ventana identificarás la información con el código alfa-numérico del set de pruebas.

Selecciona y copia (con ayuda de las teclas Ctrl + C) solo el código alfa-numérico que aparece luego de la palabra (TestSetId). Este lo requieres para continuar con el procesos.  Configurar y habilitar entidad facturadora a través de Loggro Alojamientos

2. Configurar y habilitar entidad facturadora a través de Loggro Alojamientos

Una vez registrado en la DIAN, se debe configurar la entidad facturadora en nuestro PMS, para esto desde Alojamientos debes dar clic en Configuraciones → Facturación.

Al ingresar por primera vez se autocompleta la información de acuerdo a lo que tienes configurado de la propiedad y/o establecimiento en Alojamientos.

Se debe tener en cuenta que se debe diligenciar la información correspondiente al RUT y finaliza dando clic en Crear.
Una vez creada la entidad facturadora, se mostrará un mensaje de confirmación y continua con la pestaña Habilitar Facturación, allí debes ingresar el set de pruebas que copiaste de la DIAN,  en el campo TestSetId , luego debes activar el Check Si, acepto los términos y condiciones y finaliza dando clic en Habilitar.
Este proceso puede tardar algunos minutos, dado a que se envía el TestSetId a la DIAN, en donde se procesan internamente facturas de pruebas para verificar que toda la información diligenciada de la entidad facturadora esté correcta. El campo de Habilitar cambia En Proceso, desde el botón puedes dar clic para estar actualizando la página y poder verificar cuando se tenga respuesta de la DIAN respecto al proceso de habilitación.
Una vez terminada dicha verificación, si la DIAN informa que el proceso fue exitoso, se mostrara en el sistema Autorizada, indicando que la entidad está lista ante la DIAN para emitir facturas electrónicamente.
En caso contrario registrará como No autorizada, de ser así se habilitará de nuevo el campo TestSetId, y se deberá repetir de nuevo todo el  proceso desde Set de  Pruebas en la DIAN.

3. Solicitar resolución de facturación electrónica          Ver Video

Luego de verificar que te encuentras Habilitado como facturador electrónico puedes solicitar la resolución de facturación electrónica.
Las resoluciones de numeración se solicitan a través del servicio dispuestos por la DIAN en la plataforma MUISCA.

Ingresar al sistema MUISCA de la DIAN

El ingreso a los servicios en linea MUISCA (muisca.dian.gov.co), debes realizarlo como usuario registrado con los datos que se solicitan.

Ubica la opción de Numeración de Facturación

Al ingresar a la plataforma da clic en la opción de Numeración de Facturación.

Ubica la opción de Solicitar Numeración de Facturación

En la nueva ventana, en el menú de la izquierda da clic nuevamente en Numeración de Facturación y posteriormente en Solicitar Numeración de Facturación.
El sistema te puede mostrar un aviso recordando la actualización del RUT, allí debes dar clic en Aceptar.
Luego das clic en el botón Ingresar.
Desde la nueva ventana podrás realizar la solicitud de la nueva resolución de facturación electrónica.

Al ingresar al portal para realizar la solicitud da clic en el botón Autorizar Rangos.

Solicita rangos de la numeración de facturación del tipo Electrónica

En esta nueva ventana debes establecer la información de los rangos a solicitar, si deseas puedes establecer un Prefijo que lo identifique más fácilmente y recuerda que la solicitud es para el Tipo de facturación: Factura Electrónica de Venta.
Te sugerimos que si estableces un prefijo este no finalice en número, puedes establecer por ejemplo FE.

Cuando tengas diligenciada la información de los rangos a solicitar debes dar clic en Agregar.

Verificar el Borrador

Luego de agregar la información de numeración debes dar clic en el botón Borrador para verificar el documento.

El sistema muestra la información del documento borrador, allí debes dar clic en Aceptar.
Después  de aceptar el documento generado como Borrador debes dar clic en Definitivo, con el fin de generar el código electrónico para firmar (en dos ocasiones) el nuevo documento de la resolución de facturación. Debes dar clic en Solicitar aquí para que se envíe la Clave Dinámica de acceso al correo registrado. Puedes consultar esta clave dinámica dando clic en la opción Ver mi bandeja de comunicados.

• Copia y pega la Clave Dinámica en el campo respectivo.
• Adicional, debes ingresa la Clave de tu Firma Electrónica, recuerda que esta es diferente a la que utilizas para el ingreso a la DIAN. Para finalizar, da clic en Firmar Documento(s)

Luego de este proceso debes firmar nuevamente la Autorización de Numeración de Facturación.

Firmar la autorización

Puedes proceder a firmar la autorización de numeración de facturación dando clic en el botón Firmar.

Genera una nueva Clave Dinámica y establecer la Contraseña respectiva.

Luego de firmar la autorización podrás visualizar el Documento 1876, donde se relaciona la información de los rangos de numeración definitivos autorizados por la DIAN.

Al dar clic en Ver Documento, este se descargará en tu equipo.

Verifica la resolución de facturación y que esta se encuentre con estado AUTORIZADO, para proceder con la asociación del prefijo (dos horas después de expedir la resolución de facturación electrónica).

4. Verificar Habilitación y Asociar resolución de facturación a proveedor tecnológico en la DIAN                              Ver Video                                          

Luego de establecer el Set de Pruebas en Alojamientos y dar clic en Habilitar debes esperar unos minutos y verificar que las pruebas fueron exitosas y te encuentras Autorizado. A continuación te indicamos como hacer esta consulta.

Verificar estado de Habilitación

Para verificar si su compañía tiene el estado “Habilitado”, ingresa a la plataforma de la DIAN y selecciona la opción de Habilitación.

• Desde el sistema de Habilitación de la DIAN da clic en Registro y habilitación y luego en Documentos electrónicos.
  
•  Selecciona el tipo de documento Factura Electrónica
  
  
• Da clic en la opción Configurar modos de operación
  
  

• Debes verificar que en el listado de los modos de operación registre el Software Loggro FE y el estado sea Aceptado.
  

• Esto indica que las pruebas fueron procesadas correctamente y ya te encuentras habilitado con el Proveedor Tecnológico LOGGRO S.A.S

Realizar la Asociación del Prefijo

Ingresa a la opción Facturando Electrónicamente

Desde la página de la DIAN (www.dian.gov.co), en la sección inferior da clic en la opción Facturando Electrónicamente.
Debes loguearte en el sistema como Empresa o Persona según aplique, indicando los datos respectivos.

Ubica la opción de Asociar Rangos de Numeración

Despliega el menú desde el botón  , luego selecciona Configuración y posteriormente Asociar Rangos de numeración.
 

Gestionar Asociación de Rangos de Numeración o Prefijo

En esta ventana debes asociar la numeración solicitada en la resolución de facturación electrónica. 

① Selecciona el Proveedor tecnológico - Software: En este campo debes ubicar LOGGRO S.A.S – Loggro FE

② Seleccionar el Prefijo: Este es el relacionado a la resolución de facturación electrónica que expediste. Si no estableciste prefijo a la resolución, de igual manera debes desplegar el menú y buscar la resolución en este campo.

③ Verifica la información ingresada y para finalizar da clic en Agregar.

Visualizar el Prefijo asociado

En la sección inferior de la ventana puedes verificar la información del Prefijo asociado.

5. Registrar resolución de facturación en Loggro Alojamientos

Una vez realizado el proceso de asociar prefijos en la DIAN, se debe ingresar a Alojamientos para continuar el proceso e ingresar la Resolución de facturación.
Allí se debe digitar el prefijo y número de la resolución y continua dando clic en Buscar. Al realizar este proceso se genera una sincronización entre Loggro Alojamientos y la DIAN, se podrá visualizar toda la información de la resolución y por último debes dar clic en Guardar.

Al hacerlo se genera un mensaje de confirmación.

Importante:
Si requieres cambiar el número de la resolución en Alojamientos debes dar clic en Cambiar resolución.

6. Actualizar RUT con responsabilidad 52                Ver Video 

Desde el que te encuentres Habilitado por la DIAN para ser Facturador Electrónico puedes actualizar el RUT de tu compañía, para que en este aparezca la nueva Responsabilidad 52 de Facturador Electrónico.

Para realizar este proceso debes ingresar a la página de la DIAN (www.dian.gov.co) y dar clic en la opción de Habilitación.

Al ingresar debes seleccionar el ingreso como Empresa o Persona según el caso, en esta ocasión se relaciona el proceso como Empresa → Representante Legal.

Al ingresar los datos y dar clic en Entrar, la DIAN envía al correo electrónico registrado el Token para el acceso.

Luego de acceder a la plataforma mediante el link recibido, puedes identificar una ventana donde se indica la fecha de habilitación y salida a producción. Esta fecha de salida a producción se tomará como la del momento en que realices el proceso, pero puedes modificarla de acuerdo a la fecha en la que vayas a empezar a facturar electrónicamente.

Al dar clic en Aceptar, se informa que el RUT va a ser actualizado con la responsabilidad 52 – Facturador Electrónico.
Para finalizar el proceso debes dar clic en Aceptar.

Con esto, se envía a la DIAN la solicitud para actualizar el RUT y recibirás notificación de parte de ellos cuando el cambio se efectúe.

7. Definir correo de recepción de documentos electrónicos de proveedores                                                                           Ver video

Como facturador electrónico, es importante que definas un correo para la recepción de facturas electrónicas de tus proveedores. Para esto, da clic en el nombre del Representante Legal y luego en Configuración.

En la nueva ventana debes establecer el correo para recepción de facturas electrónicas de tus proveedores y guarda los cambios.

Este correo debe ser exclusivo para recepción de facturas electrónicas y manejo de factoring.