Cómo generar una distribución de la contabilización en la Nómina de Loggro

Con el plan Nómina PLUS 100+ de Loggro puedes generar una distribución de los costos y gastos de la nómina según el centro del empleado, a continuación te explicamos el proceso.

 

1. Configurar Parámetro en la Organización

Para iniciar debes ingresar a la opción de Configuración → Organización, pestaña de Parámetros, allí encuentras una nueva opción que indica: Al contabilizar los costos y gastos de Nómina se distribuyen por Centros de costos:

Debes desplegar el menú y seleccionar Sí para activar dicha configuración. Recuerda guardar los cambios para que estos se conserven.

Ten en cuenta que la distribución de la contabilización empezará a aplicar desde el momento que actives el parámetro, es decir para el próximo pago de nómina que generes.

2. Verificar los Conceptos de Nómina que distribuyen

Es importante que antes de generar los pagos de nómina se defina cuales son los conceptos por los cuales el sistema puede o no hacer una distribución. Para esto ingresa a Configuración → Conceptos de Nómina.

En la nueva ventana encuentras los conceptos de Nómina con los que cuenta el sistema y puedes verificar una columna donde si indica si este distribuye o no.
Adicional, desde la columna de Acciones puedes marcar o desmarcar el concepto para la distribución.

Por ejemplo, si tienes configurado un concepto que distribuye y requieres indicar que este no debe distribuir debes dar clic en la opción "Desmarcar el concepto para que no distribuya"

Con esto podemos evidenciar que el concepto quedó configurado para que no distribuya y desde las acciones se podría marcar nuevamente para distribuir.

Es importante que verifiques esta lista de conceptos y realices la configuración si debe distribuir o no, según tus necesidades.

3. Verificar los Elementos de Pasivos Laborales

Para continuar con la parametrización debes verificar también los elementos de pasivos laborares  y definir cuales de ellos deben distribuir. Este proceso lo realizas ingresando a Configuración → Elementos de Pasivos Laborales

En la nueva ventana encuentras el listado de pasivos labores y puedes verificar una columna donde se indica para cada uno si distribuye o no.

Adicional, desde la columna de Acciones podrás desmarcar aquellos pasivos que no requieres que sean distribuidos o marcarlos nuevamente.

Finaliza la revisión de todos los pasivos laborales con la configuración de distribución que aplica.

4. Configurar los Grupos de Distribución

El siguiente paso es configurar cada uno de los Grupos de Distribución que tiene la compañía. Esto es importante ya que allí definimos las reglas de distribución de los gastos de Nómina según el centro y área origen de los empleados.

Para realizar este proceso ingresamos a Configuración → Grupos de Distribución

En la nueva ventana se identifica el listado de Grupos de Distribución creados con su información básica como: centro origen, área origen, número de empleados asociados y su estado.

Al dar clic en el nombre del grupo que se muestra en color azul puedes realizar modificaciones en su información si lo requieres.

4.1 Crear un Grupo de Distribución

Si deseas crear un nuevo Grupo de Distribución debes dar clic en el botón Nuevo Grupo.

En la nueva ventana debes diligenciar los datos relacionados con dicho Grupo de Distribución, ten en cuenta que los campos marcados con (*) son de obligatorio diligenciamiento.

• Nombre del Grupo*: Indica un nombre con el cual identifiques fácilmente el grupo de distribución. 
• Descripción: Si deseas puedes agregar una descripción para el grupo.
• Centro Origen*: Desde el menú desplegable debes seleccionar el centro origen para el grupo de distribución. Estos centros deben estar creados previamente en el sistema por la ruta Configuración → Centros. Tienes la posibilidad de seleccionar solo un centro origen por grupo.
• Área Origen*: Este campo permite seleccionar desde el menú desplegable el área origen para dicho grupo.
• Estado*: Verifica que el estado del grupo sea activo para poder hacer uso del mismo.

Para finalizar da clic en el botón Guardar.

En la sección inferior de esta configuración del Grupo de Distribución tienes la posibilidad de definir las reglas que aplican para la contabilización.

Al dar clic en la opción "aquí" se abre una nueva ventana donde puedes especificar el comportamiento de la contabilización para dicho grupo de distribución, allí visualizas la información de centro origen y área origen.

4.2 Configurar las reglas del Grupo de Distribución

Para definir las reglas de distribución para la contabilización debes indicar algunos datos.

• Selecciona desde el menú desplegable el Centro Destino y Área Destino.
• Puedes establecer también un Concepto Destino, este ayuda a especificar un poco más la información de la distribución que se va a realizar.
• Establece el Porcentaje a Distribuir (%) para el centro, área y concepto destino que se indicó anteriormente.
• Adicional, desde la siguiente sección puedes definir elementos que requieres que sean utilizados al momento de generara la contabilización con distribución.

Por último da clic en el botón Actualizar.

Con esto en la parte inferior se mostrará la información ingresada con el total en porcentaje.
Se debe tener en cuenta que el total para cada grupo debe ser 100%.

Si deseas modificar alguna de esas reglas de distribución establecidas puedes dar clic en el lápiz  y realizar la edición en la sección superior donde estableciste inicialmente la información.  

En caso de que requieras eliminar alguna distribución puedes dar clic en la papelera de la fila correspondiente.

Recuerda que el total de porcentaje de distribución para cada grupo debe ser 100%.

5. Asignar los Empleados a Grupos de Distribución

Luego de tener los grupos de distribución creados con sus reglas, es importante asignar los empleados al grupo que corresponde. Esto permite que al momento de generar su pago de nómina, la contabilización de gastos sea distribuida de forma correcta.

Para realizar este proceso ingresamos a Configuración → Grupos de Distribución

Para el grupo a configurar damos clic en la opción Asociar Empleados a Distribuir, que se encuentra desde la columna de Acciones.

En la nueva ventana puedes visualizar el listado de empleados cuyo centro y área origen en su información laboral son los mismos definidos en el grupo de distribución.

Puedes visualizar la columna de Asociado, allí se indica si el empleado pertenece o no a dicho grupo de distribución.
Para nuestro ejemplo el empleado se encuentra asociado al grupo, si deseamos desasociarlo debemos seleccionarlo desde el botón de verificación ① y dar clic en Asociar Empleados al Grupo ②.

Con esto se muestra un nuevo mensaje de confirmación donde se indica que para los empleados seleccionados que se encuentran asociados al grupo, se les asignara que No quedarán asociados y para los que no están asociados, se les asignará que Si. Da clic en Sí para continuar.

Luego puedes visualizar que el empleado se muestra como No asociado

Es decir que el grupo de distribución no cuenta con empleados, como se visualiza en el listado de grupos.

Recuerda que la distribución de la contabilización solo se realizará para los empleados que se encuentren asociados en el grupo que corresponde antes de generar el pago de nómina.