Procesos ante la DIAN para Facturación Electrónica

Es importante que conozcas que para ser Facturador Electrónico debes realizar algunos procesos ante la DIAN.

1. Solicitar resolución de Facturación Electrónica

2. Configuración Inicial y Estructura de Loggro

3. Registro para Facturación Electrónica y Certificación de Set de Pruebas

4. Verificar Habilitación y Asociación de Prefijo

5. Actualizar RUT con responsabilidad 52

6. Definir correo de recepción de documentos electrónicos de proveedores

 

A continuación, te indicaremos como realizar cada uno de estos procesos y que información debes establecer para que sea exitoso.

 

Solicitar resolución de Facturación Electrónica       Ver video

Luego de verificar que te encuentras Habilitado como facturador electrónico puedes solicitar tu nueva resolución de facturación electrónica.
Las resoluciones de numeración se solicitan a través del mismo servicio dispuestos por la DIAN en la plataforma MUISCA.

Ingresar al sistema MUISCA de la DIAN

El ingreso a los Servicios en Linea MUISCA (muisca.dian.gov.co), debes realizarlo como usuario registrado con los datos que se solicitan.

Ubica la opción de Numeración de Facturación

Al ingresar a la plataforma da clic en la opción de Numeración de Facturación.

Se requiere solicitar un rango nuevo de numeración. NO puedes utilizar el mismo que se utiliza para la versión de facturación electrónica sin validación previa o para facturación por computador.

Ubica la opción de Solicitar Numeración de Facturación

En la nueva ventana, en el menú de la izquierda da clic nuevamente en Numeración de Facturación y posteriormente en Solicitar Numeración de Facturación.

El sistema te puede mostrar un aviso recordando la actualización del RUT, allí debes dar clic en Aceptar.

Luego das clic en el botón Ingresar.

Desde la nueva ventana podrás realizar la solicitud de la nueva resolución de facturación electrónica.

Al ingresar al portal para realizar la solicitud da clic en el botón Autorizar Rangos.

Solicita rangos de la numeración de facturación del tipo Electrónica

En esta nueva ventana debes establecer la información de los rangos a solicitar, si deseas puedes establecer un Prefijo que lo identifique más fácilmente y recuerda que la solicitud es para el Tipo de facturación: Factura Electrónica de Venta.
Te sugerimos que si estableces un prefijo este no finalice en número, puedes establecer por ejemplo FE.

Cuando tengas diligenciada la información de los rangos a solicitar debes dar clic en Agregar.

Verificar el Borrador

Luego de agregar la información de numeración debes dar clic en el botón Borrador para verificar el documento.

El sistema muestra la información del documento borrador, allí debes dar clic en Aceptar.

Después  de aceptar el documento generado como Borrador debes dar clic en Definitivo, con el fin de generar el código electrónico para firmar (en dos ocasiones) el nuevo documento de la resolución de facturación.

Debes dar clic en Solicitar aquí para que se envíe la Clave Dinámica de acceso al correo registrado. 

Puedes consultar esta clave dinámica dando clic en la opción Ver mi bandeja de comunicados.

• Copia y pega la Clave Dinámica en el campo respectivo.
• Adicional, debes ingresa la Clave de tu Firma Electrónica, recuerda que esta es diferente a la que utilizas para el ingreso a la DIAN. Para finalizar, da clic en Firmar Documento(s)

Luego de este proceso debes firmar nuevamente la Autorización de Numeración de Facturación.

Firmar la autorización

Puedes proceder a firmar la autorización de numeración de facturación dando clic en el botón Firmar.

Genera una nueva Clave Dinámica y establecer la Contraseña respectiva.

Luego de firmar la autorización podrás visualizar el Documento 1876, donde se relaciona la información de los rangos de numeración definitivos autorizados por la DIAN.

Al dar clic en Ver Documento, este se descargará en tu equipo.

Verifica la resolución de facturación y que esta se encuentre con estado AUTORIZADO, para proceder con la asociación del prefijo (dos horas después de expedir la resolución de facturación electrónica).

 

Configuración Inicial          Ver video

Para ingresar a Loggro debes hacerlo a través de la dirección www.loggro.com o copias Loggro en la búsqueda de Google.

Cuando estés en la ventana principal de Loggro das clic en el botón Ingresar.

Selecciona el producto Loggro Pymes

En la nueva ventana debes diligenciar el correo electrónico de tu usuario (en este caso con el que realizaste la compra del sistema) y posteriormente la contraseña definida, para continuar das clic en el botón Iniciar sesión.

Nota: En caso de que no recuerdes tu contraseña puedes dar clic en la opción Olvidé mi contraseña, indicar el correo electrónico de tu usuario y realizar el proceso respectivo.

Al dar clic en Recuperar, se envía un mensaje al correo especificado con el link para cambio de contraseña.

Si no has ingresado con anterioridad a Loggro, la primera ventana que te aparece está relacionada con la configuración inicial del sistema. A continuación, te explicaremos a que hace referencia cada campo y como debes diligenciar esta información:

1. Información Básica

• En esta sección encuentras la información principal de tu compañía. Como primer paso debes definir el Nombre Legal de la compañía, este preferiblemente debe ser el que aparece registrado en el RUT y será visible en las facturas de venta que generes.  

• Verifica que el Tipo de identificación de tu compañía y el Número de este, se encuentre registrado de forma correcta, ya que al finalizar este proceso no podrás realizar modificaciones de dichos campos en el sistema.

• Debes seleccionar el Sector y la Actividad Económica que se ajuste a las actividades que desempeña tu compañía. Si no aplica ninguna de la lista, puedes seleccionar en el Sector Económico: Comercio al por mayor y al por menor y en la Actividad Económica: Venta de otros productos. Este campo no es muy relevante ya que NO vas a utilizar contabilidad en Loggro y con este se crearía el plan de cuentas predeterminado.

• El campo de Moneda Base hace referencia a aquella que es principal para tu compañía, la moneda en la cual realizas todos o la mayoría de las transacciones, en este caso Pesos Colombianos. Este campo y el de Descripción puedes dejarlo como se muestra inicialmente.

• Debes cargar el Logo de tu compañía directamente desde esta ventana para que sea visible en tus facturas de venta. Este debe ser en formato JPG o PNG y con unas medidas de 177 x 71 pixeles.
  Solo da clic en el botón Seleccionar Logo y búscalo en los archivos guardados en  tu equipo. Al finalizar la carga podrás tener una vista previa del logo, verifica que se vea correctamente según las medidas requeridas.
  

• El Nombre Visible de la compañía debe ser corto, puedes modificarlo y solo será visible directamente en Loggro en la parte superior izquierda del sistema.
  

2. Información de Contacto

Establece la información de contacto para tu empresa, indica la Dirección principal y en el campo inferior debes establecer la Ciudad donde se encuentran ubicados.

Debes empezar a digitar las primeras letras correspondientes al nombre de la ciudad y seleccionar del desplegable la que corresponde.

Con esto, el sistema automáticamente completa el departamento, código de ciudad y país.

Estos campos anteriormente mencionados son de obligatorio diligenciamiento.

Puedes establecer un número de Teléfono fijo o móvil donde tus clientes te puedan contactar, este será visible en la factura de venta. Si deseas ingresar un número fijo, en el primer campo debes digitar el indicativo del país junto al de la ciudad. Ejemplo: Para Colombia el código es 57 y Medellín 4.

El segundo campo es en el cual indicas el número fijo de tu compañía.
Si por otro lado deseas establecer es un número móvil, ingresa el código del país en el primer campo, seguido el número de celular.

Si cuentas con página de internet puedes establecerlo en el campo de Website , además de algún Correo Electrónico o red social.

 

3. Responsabilidades Fiscales

Debes seleccionar con ayuda del check box aquellas Responsabilidades Fiscales que apliquen para tu compañía.

Vamos a explicarte de forma general algunos de estos campos, pero si tienes duda en cuales te aplican puedes dejar esta información sin diligenciar y verificar con tu contador o en el RUT de tu compañía, posteriormente puedes modificar esta información desde el sistema. Más adelante te explicaremos por cual ruta puedes verificar esta información.

• Selecciona si tu compañía está o no registrada al régimen simple de tributación.

• Indica si la organización es o no responsable de IVA : Al indicar que SI, quiere decir que, si vendes bienes gravados, debes cobrar IVA al vender. Cuando esta opción está en NO, no debe realizar cobro de IVA.

• Gran Contribuyente: Cuando esta responsabilidad fiscal se selecciona, al vender no se causará o liquidará retención en la fuente por IVA.

• La Organización es Agente Retenedor en la Fuente por Renta: Si seleccionas esta opción quiere decir que al venderle a clientes registrados en el Régimen Simple de Tributación cuando la organización no está registrada, debe liquidar autorretención en la fuente por renta.

• Como no vas a manejar compras en Loggro puedes dejar los siguientes tres parámetros como se muestran inicialmente, ya que hacen referencia a este proceso.
  

• En la Venta NO POS Causar o Liquidar Retención en la Fuente por Renta: Cuando esta responsabilidad fiscal se selecciona, indica que al realizar ventas NO POS, se tiene la posibilidad de causar la retención en la fuente por renta, que el cliente practicaría si éste es agente retenedor del impuesto de renta.
  Si este check se encuentra Activo, la retención en la fuente se informa en la factura de venta, de lo contrario debes informarla en el ingreso de dinero o recibo de caja cuando se tramite el pago del documento.
  Es importante tener en cuenta que, adicional a esta configuración debes establecer algunos parámetros específicos en el cliente y los ítems para que se liquide automáticamente la retención en la fuente por renta.
  La tarifa que se define al lado de esta responsabilidad fiscal es la tarifa por defecto o más usual que le aplica a la compañía.
  

  Esta tarifa es opcional y es la que se hereda al momento de crear ítems o productos con posibilidad de cambiarse en cada ítem.

• En Ventas o Ingresos Liquidar Autorretención Especial por Renta: Si seleccionas esta responsabilidad indica que al realizar ventas, se liquidará la autorretención especial  por renta. Al frente se debe indicar la tarifa que le aplica a la compañía, de acuerdo con su actividad económica principal.
• En la Venta NO POS Causar o Liquidar ICA. Defina la Tarifa Principal por Ciudad: Cuando esta responsabilidad fiscal se selecciona, indica que la compañía en la venta tiene la posibilidad de causar la retención en la fuente por ICA que practicarían los clientes si son agentes retenedores de ICA.
  Si este check se activa, debes definir la tarifa principal de ICA por ciudad y esta se verá reflejada en la factura de venta.
  
  

Recuerda que estas responsabilidades fiscales puedes definirlas posteriormente si necesitas consultarlos con tu contador.

Para finalizar esta configuración inicial debes aceptar los términos y condiciones del uso de Loggro seleccionando el check box respectivo.

Los términos y condiciones puedes encontrarlos dando clic en el enlace de color azul, o posteriormente puedes descargarlos en www.loggro.com

Por último, da clic en Continuar.

Estructura de Loggro

Al finalizar la configuración inicial e ingresar a Loggro puedes visualizar una ventana con la bienvenida al sistema y los primeros pasos, puedes verificarlos dando clic en la flecha > o cerrar la ventana dando clic en la X.

En la parte superior de la ventana de Loggro encuentras:

① El nombre visible de la compañía.

② El establecimiento desde el cual estas trabajando.

③ La opción de

Al dar clic allí se abre una nueva pestaña con las credenciales de acceso ya establecidas, encontrarás otro sistema, desde el cual puedes realizar pruebas sin afectar los datos de tu compañía. Puedes verificar que el nombre visible es diferente al de tu empresa y tiene almacenados datos distintos.

Esta opción es de gran importancia ya que en la empresa ejemplo puedes realizar todo tipo de modelamientos o transacciones verificando sus resultados, pero sin afectar tu información.

 

Continuando con los elementos que componen Loggro, puedes visualizar en la parte superior derecha los siguientes botones:

Chat de Soporte: Esta opción es utilizada para realizar consultas puntuales del sistema y uno de nuestros asesores dará respuesta en línea. Ten en cuenta que también puedes consultar directamente en la Universidad Loggro o contactarnos a través del correo soporte@loggro.com.

Ayuda: Desde allí encuentras la Universidad Loggro, un manual de autoestudio con explicaciones, pantallazos y videos de las funcionalidades del sistema por cada uno de los módulos.

Encuentras también la sección Guías de Autoimplementación Loggro con toda la información para poner en marcha tu sistema.

Por otro lado, en la sección de ERP podrás encontrar todos los módulos que maneja Loggro con sus planes más robustos.

Además, allí encuentras diferentes videos cortos sobre procesos específicos que se pueden llevar a cabo en cada uno de los módulos de Loggro.

Información de Usuario : Al dar clic en este botón puedes identificar el nombre del usuario logueado en el sistema y tienes la posibilidad de:

• Editar el usuario.

• Modificar contraseña: Al dar clic en esta opción el sistema pedirá que indiques la contraseña anterior y la nueva que quieres establecer para tu usuario.
  

• Ingresar a Mis Planes y Pagos : Esta opción solo se habilita para el usuario principal del sistema, al dar clic se valida solicitando nuevamente la contraseña del usuario.
  Este Portal Administrativo te brinda diferentes alternativas para el manejo de tu plan con Loggro, te permite consultar el historial de facturación, cambiar fecha de corte, adquirir horas de capacitación, cambiar el plan adquirido o el usuario principal, entre otros. Además, desde allí debes realizar los pagos mensuales del sistema a través de la opción de Ir a Pagos.
  
  

• Realizar salida segura del sistema: Siempre que vayas a cerrar la aplicación debes realizarlo dando clic en esta opción.
  

En la franja azul de la parte superior ④ están ubicados cada uno de los módulos del sistema y al dar clic en alguno de ellos encuentras las opciones o procesos que se pueden llevar a cabo dentro de cada uno de los módulos.

 

Registro para Facturación Electrónica y Certificación de Set de Pruebas                                                                 Ver video

El proceso de Registro de tu compañía como Facturador Electrónico se debe hacer en la página de la DIAN siguiendo estos pasos:

Paso 1: Ingresa a la plataforma de la DIAN

Debes ingresar a www.dian.gov.co y allí dar clic en la opción de Habilitación.

Ingresa como Empresa o Persona , según aplique. Vamos a ilustrarte el ingreso al registro con Empresa, pero también puede hacerse con Persona, los pasos son similares.

Diligencia los datos solicitados por la plataforma, en este caso el número de documento del representante legal ②  y NIT de la compañía ③

④ Al darle clic en <Entrar>, el sistema le envía un correo al representante legal.

Este correo contiene un link a través del cual se debe ingresar nuevamente para continuar con el registro.

Paso 2: Registrar facturador

Despliega el menú desde el botón , luego selecciona Registro y habilitación y posteriormente Documentos Electrónicos

En la nueva ventana puedes verificar el estado “Pendiente de registro”, debes dar clic en <Registrar> ④

y el sistema solicita que se confirme el registro.

 Al dar clic en <Aceptar>, el sistema le envía nuevamente un correo al representante legal, con un link a través del cual se debe volver ingresar para verificar que haya quedado el registro. Ver Paso 3

 

Paso 3: Verificar estado del registro

Desde el nuevo token debes ingresar y dar clic en el menú, ubicas Registro y habilitación y luego Documentos Electrónicos.

Selecciona el tipo de documento Factura Electrónica

Al ingresar nuevamente al sistema de habilitación de la DIAN puedes verificar que el  Estado de aprobación es Registrado.

Debes continuar dando clic en el botón Configurar modos de operación.

En esta se debe especificar como se va a facturar electrónicamente, donde las opciones son: Software de un Proveedor Tecnológico, Software Propio, Software Gratuito DIAN.

Paso 4: Configurar Modos de Operación

En este caso vamos a seleccionar un Proveedor Tecnológico como Modo de operación.

 

① En el campo Seleccione el modo de operación, despliegue el menú y elija la opción Software de un proveedor tecnológico.
② Si eres cliente de Loggro, en el campo Nombre empresa proveedora debes desplegar el menú y seleccionar LOGGRO S.A.S como Nombre de Software te va a registrar Loggro FE.
③ Al dar clic en <Asociar>, el modo de operación seleccionado es incluido en el listado de modos de operación asociados. Como se muestra en la siguiente imagen.

Con este proceso ya quedas registrado ante la DIAN para expedir Facturación Electrónica con Validación Previa, el paso a seguir es consultar el “Set de Pruebas”.

Paso 5:  Consultar el Set de Pruebas

El Set de Pruebas es de gran importancia para enviar los documentos de prueba que exige la DIAN.

Puedes verificar el Set de Pruebas desde la lista de modos de operación asociados, dando dar clic en el icono

En la nueva ventana identificarás la información con el código alfa-numérico del set de pruebas.

Selecciona y copia (con ayuda de las teclas Ctrl + C) solo el código alfa-numérico que aparece luego de la palabra (TestSetId). Este lo requieres para el siguiente paso, que debes realizar directamente desde Loggro.

Paso 6:  Certificar el Set de Pruebas  

Para poder finalizar el proceso es indispensable lo siguiente:

- Selecciona y copia solo el código alfa-numérico que aparece luego de la palabra (TestSetId). Esto lo puedes realizar con ayuda de las teclas Ctrl + V.

- Ingresa a Loggro y da clic en la opción Configuración Organización , en la nueva ventana despliega el menú de Más Opciones y ubica Gestión de Proveedor Tecnológico.

Desde el momento que te encuentres Habilitado por la DIAN para ser Facturador Electrónico puedes actualizar el RUT de tu compañía, para que en este aparezca la nueva responsabilidad 52 de Facturador Electrónico.

Para realizar este proceso debes ingresar a la página de la DIAN (www.dian.gov.co) y dar clic en la opción de Habilitación.

Ingresa como empresa o persona según el caso.

Al ingresar los datos y dar clic en Entrar, la DIAN envía al correo electrónico registrado el Token para el acceso.

Luego de acceder a la plataforma mediante el link recibido, puedes identificar una ventana donde se indica la fecha de habilitación y salida a producción.

Esta fecha de salida a producción se tomará como la del momento en que realices el proceso, pero puedes modificarla de acuerdo a la fecha en la que vayas a empezar a facturar electrónicamente.

Al dar clic en Aceptar, se informa que el RUT va a ser actualizado con la responsabilidad 52 – Facturador Electrónico.

 Para finalizar el proceso debes dar clic en Aceptar.

Con esto, se envía a la DIAN la solicitud para actualizar el RUT y recibirás notificación de parte de ellos cuando el cambio se efectúe.

Definir correo de recepción de documentos electrónicos de proveedores                                                                 Ver video

Como facturador electrónico, es importante que definas un correo para la recepción de facturas electrónicas de tus proveedores. Para esto, da clic en el nombre del Representante Legal y luego en Configuración.

En la nueva ventana debes establecer el correo para recepción de facturas electrónicas de tus proveedores y guarda los cambios.

Este correo debe ser exclusivo para recepción de facturas electrónicas y manejo de factoring.

Continua verificando que procesos debes realizar en Loggro para el manejo de Facturación Electrónica.

 < Guía rápida                                                              Configuraciones en Loggro  >