Cómo generar una factura de compra

Contenido

1. Que es una factura de compra en Loggro?
2. Paso a Paso para generar Factura de compra
   1. Encabezado
   2. Detalles 
   3. Información Adicional
   4. Cargos
   5. Impuestos

3. Acciones antes de finalizar 

4. Finalizar factura de compra

5. Tips útiles 
6. Por qué registrar tus facturas de compra en Loggro?

Que es una factura de compra en Loggro?

La factura de compra en Loggro es un documento equivalente a una factura que permite registrar en el sistema la compra de productos o servicios de un proveedor. Este documento generará afectación en tu inventario y contabilidad, y es clave para reflejar correctamente los costos y obligaciones tributarias.

Paso a paso para generar Factura de compra

Para registrar una factura de compra, ingresa a Compras → Facturas de Compra.

En la nueva ventana encontrarás todos los campos necesarios los cuales debes diligenciar correctamente para el registro de la factura.

Encabezado

En este campo debes ingresar la información básica para identificar la factura de compra que estás registrando, los campos a diligenciar son:

• Proveedor: Ingresa el nombre del proveedor al cual se le ha realizado la compra. Con ayuda de la lupa  puedes ubicar todos los terceros que se tienen creados como Proveedores y seleccionar el que se requiere.
• Prefijo - Factura: Ingresa en este campo el número del documento de compra que te entregó el proveedor, si tiene prefijo también debes ingresarlo. 
• Fecha: Puedes diligenciar la fecha manual en formato DD/MM/AA o con ayuda del calendario puedes seleccionar la fecha de la factura de compra, esta puede ser anterior al día que la estás ingresando en Loggro pero no posterior. Puedes desplegar el campo del calendario y allí seleccionar la fecha respectiva.
• Forma de Pago: Diligencia la forma de pago relacionada con la factura de compra, recuerda que estas deben estar previamente creadas, puedes crearlas por la opción Formas de Pago.
• Vencimiento: De acuerdo a la forma de pago seleccionada, el sistema calcula automáticamente la fecha de vencimiento del documento, teniendo en cuenta la fecha del documento.
• Moneda: Si en tu establecimiento manejas compras en una moneda diferente al COP (Pesos Colombianos) desde esta puedes modificarla, ya que por defecto el sistema te trae COP. 
• Precios con: Puedes establecer si los precios de los productos son con impuestos incluidos o no.

Información Adicional - Opcional 

• Centro: Si en tu establecimiento manejan centros de costo, es importante registrar la información, al hacerlo el sistema nos relaciona la Unidad.
  

• Además, puedes incluir un % de descuento a pie de página, si aplica para el documento que estás registrando en Loggro.

Detalles

Una vez diligenciada toda la información del encabezado, podrás ingresar los ítems comprados en la pestaña de Detalles.

1. Ítem: Si el ítem ya se encuentra creado en el sistema puedes ingresarlo diligenciando su código o con ayuda de la lupa   puedes ubicarlo. Aunque también puedes ingresarlo desde la descripción.
2. Descripción: Si en el campo ítem ingresaste el producto el sistema completa este campo de manera automática, sin embargo si no conoces el código de ítem desde esta opción puedes ingresarlo. 
   

   También puedes registrar tus compras por descripción, sin necesidad de crear los ítems en el sistema, esta opción es útil para aquellas compras que realizas ocasionalmente, ya que estas descripciones no manejan control de inventario.
   Ejemplo: Para registrar el pago de un domicilio, servicios públicos, entre otros.

3. UM: Si el ítem está creado el sistema asigna la unidad de medida en la cual se realiza la compra, de lo contrario puedes diligenciarlo
4. Cantidad: Ingresa las cantidades adquiridas en la compra.
5. Moneda: Por defecto se ingresa la moneda en la cual se está registrando la compra.
6. Precio Unitario: Ingresa el precio unitario del producto, es importante tener en cuenta la opción marcada en el encabezado Precios con. Tener en cuenta si los precios deben ingresarse con o sin impuestos.
7. % Descuento / Vlr. Descuento: En esta opción puedes ingresar descuento ya sea por % o por valor de acuerdo a lo registrado en la factura.
8. Impuestos: El este campo se puede evidenciar los impuestos, estos son ingresados automáticamente por el sistema.
9. Precio Total: En este campo se puede evidenciar el precio total de los productos de acuerdo a las cantidades registradas, teniendo en cuenta la información registrada en el encabezado.
   
   1. Impuestos no incluidos: Si en el encabezado se seleccionó esta opción en este campo se verá reflejado el valor total de las cantidades sin impuestos.
   2. Impuestos Incluidos: Si seleccionaste esta opción en el valor total se verá reflejado el valor unitario más impuesto.

Adicional desde la sección inferior tienes la opción de ingresar algún Descuento por pronto pago de acuerdo a lo pactado con el proveedor. Además, verificar el comprobante contable de la factura de compra, en caso de que manejes contabilidad con Loggro.

Información Adicional

Si requieres modificar los impuestos o retenciones puedes realizar los cambios, al dar clic en los tres puntos (...) que encuentras al final de la información del ítem, se abrirá una modal para modificar la contabilización, impuestos y retenciones del producto. Además, si se maneja centro para la cuenta contable que registres de inventario en esta modal puedes asociarlo.

1. Cuenta: En este campo puedes evidenciar la cuenta contable de acuerdo a la configuración realizada en la contabilización. Puede ser una cuenta de Inventario o Costo o/ Gasto, de cuerdo a la necesidad de la compañía.
2. Impuestos y Retenciones: Desde esta opción se puede evidenciar e ingresar los impuestos y las retenciones que se deben aplicar en la factura. 
   1. IVA Mayor valor del gasto: Se debe seleccionar esta opción cuando el valor del IVA cobrado por el proveedor se debe sumar al costo si es producto inventariable o al gasto si es ítem no inventariable
3. Impuestos Saludables (IBUA / ICUI): Si en la factura se generó el cobro de estos impuestos en este campo se deben registrar.

Una vez verificada la información da clic en Aceptar para conservar los cambios.

Cargos

Desde la pestaña Cargos puedes incluir en la factura cargos por Flete o Cargo adicional en caso de que para tu negocio aplique, por ejemplo el cargo por transporte.

1. Cargo: Desde este campo selecciona aquel que aplica, digitando su código o desde la lupa . Es importante tener en cuenta que si estos cargos los utilizas frecuentemente puedes crearlos en el sistema como ítems no inventariables.
2. Descripción: Desde esta opción también cuentas con la posibilidad que ingresar el cargo solo digitando la información, teniendo en cuenta que con esto no se guardará en el sistema. 
3. Valor Cargo: Ingresa el valor que tuvo este cargo en la factura de compra, ten en cuenta que este valor hará parte del costo del producto. 
4. Distribución: Despliega el menú de este campo y selecciona el que aplica de los disponibles: 
   1. Cantidad: Para indicar que el cargo deberá ser distribuido por cantidad en el costo de los ítems. Al seleccionar esta opción, el sistema divide por partes iguales el valor de ese cargo en los ítems relacionados en la factura, para que se sume en el costo.
   2. Valor: Para indicar que el cargo deberá ser distribuido por valor, en el costo de los ítems. 
5. Por último, selecciona si el cargo Líquida o no Impuestos/Retenciones. En caso de seleccionar Sí, debes dar clic en los tres puntos de la línea de cargo e indicar los impuestos/retenciones que aplican. Como se muestra en el ejemplo.
   

Impuestos

Desde esta pestaña, se pueden evidenciar los impuestos y retenciones aplicados en la factura. 

1. Impto, /Ret: Desde esta opción se puede evidenciar el tipo de Impuestos o Retenciones que se aplicaron en la factura.
2. Descripción: Se puede evidenciar la descripción del impuesto o retención aplicada.
3. Tarifa % / Valor: En este campo se visualiza la tarifa generada con este impuesto o retención.
4. Vlr. Impto. / Ret: En este campo se visualiza el valor generado por impuesto o retención.
5. Precio Neto: Se evidencia el precio de los productos, el cual se tuvo en cuenta para el cálculo de impuesto o retención.
6. RETEIVA %: Si se generó Reteiva en este campo se puede evidenciar el % de Reteiva calculado.
7. Valor RETEIVA: En este campo puedes evidenciar el valor calculado del Reteiva.

Acciones antes de finalizar 

Al tener la factura en proceso puedes identificar en la parte superior derecha diferentes botones con acciones a realizar sobre el documento antes de finalizar.

• Comentario: Desde esta opción cuentas con la posibilidad  de registrar en la factura un comentario y estos serán visibles en la impresión.
• Adjuntar: Cuentas con la posibilidad de adjuntar documentos estos deben ser en formato .PDF, .PNG o .JPG para hacerlo debes dar clic en la opción .
  Por ejemplo: Una copia escaneada de la factura del proveedor como soporte del registro.
• Guardar: 
  • Guardar como Borrador: Cuando estás tramitando la factura puedes guardar la información que diligenciaste, con esto la factura quedaría en estado: En Proceso y puedes buscarla posteriormente a través de la relación transacciones compra para continuar el proceso.
  • Finalizar: Permite terminar el proceso de la venta y generar la factura en estado por cobrar.
• Eliminar: Si no necesitas registrar la factura que estás tramitando puedes eliminarla, siempre y cuando esta se encuentre en estado En Proceso.
• Más Opciones:
  • Copiar: Puedes copiar la factura que estás tramitando para iniciar una nueva compra con los detalles de la anterior.
  • Imprimir: Te permite imprimir el documento equivalente de la factura de compra.
    
    

Finalizar factura de compra

Una vez diligenciada todos los ítems, podemos finalizar factura de compra. Para esto presiona el botón Guardar y luego Finalizar.    

Al finalizar el registro de la compra, el sistema muestra un mensaje indicando que se cargaran al inventario los ítems inventariables que se compraron.
Al dar clic en Si, puedes verificar la información del inventario relacionado en la factura de compra, y deberás seleccionar a qué bodega ingresarán las unidades (en caso de manejar varias bodegas)
Por último, puedes verificar que luego de finalizar la factura esta cambió su estado y ahora se encuentra "Por Pagar".

Tips útiles 

• Puedes adjuntar una copia escaneada de la factura del proveedor como soporte.

• Si manejas inventario, los productos se sumarán automáticamente al stock al guardar la factura, se debe tener en cuenta que el inventario se maneja al día, por lo que aunque la factura sea de una fecha anterior, el inventario se registrara con fecha actual.

• La factura se reflejará en tus reportes contables y de impuestos (IVA, retención, etc.).

Por qué registrar tus facturas de compra en Loggro?

• Para llevar un mejor control del inventario y contar con cantidades disponibles para la venta.
• Facilita la gestión contable y tributaria de la compañía.
• Automatiza el cálculo de impuestos y retenciones.
• Mejora el control de pagos a proveedores.