Cómo crear un comprobante contable manual y en que caso puedes realizar este proceso

Contenido

1. Cuando deberías usar un comprobante contable manual
2. Paso a paso:
   1. ¿Cómo crear un comprobante contable manual en Loggro?
   2. Información del Encabezado
   3. Información del Detalle
   
   

¿Cuándo deberías usar un comprobante contable manual?

Este proceso es recomendable para los siguientes casos:

• Ajustes contables internos.

• Provisiones o reclasificaciones.

• Intereses generados, diferencias cambiarias u otros movimientos no documentados con facturas.

• Registrar pagos de Nómina.
• Legalizar gastos de caja de menor

• Cualquier asiento contable que no esté ligado a una transacción operativa directa.

Paso a paso:

Cómo crear un comprobante contable manual en Loggro?

Para crear un comprobante contable manual debes ingresar a Opciones Avanzadas → Comprobante contable.

El comprobante contable lo forman dos partes el Encabezado y los Detalles; éstos últimos son los asientos.

Información del Encabezado

• Fecha: Ingresa la fecha en la cual debe aplicarse el asiento contable.
  Por ejemplos: fecha de compra o venta, la fecha del pago de la nómina, entre otras.
• Fuente Contable: Es el tipo de movimiento que permite clasificar los comprobantes por su origen. 
  Son ejemplos de fuentes: Ventas, Compras, Egresos, Ingresos, Pago de nómina, Provisión de nómina, Legalizar gastos de caja menor, entre otras.
  La opción de Fuentes se ubica en Configuración → Configuración Avanzada → Fuentes. Conoce el proceso aquí.
• Comprobante: Hace referencia al número consecutivo que identifica un comprobante para una misma fuente.
  Este número de comprobante puede ser manual o automático,
  • Automático: Cuando en la fuente se estableció que el comprobante es automático al seleccionarse el sistema asignara el consecutivo.

• • Manual: Cuando se relacionó que el consecutivo es manual, el usuario es quien debe ingresar en el comprobante, teniendo en cuenta los consecutivos ya utilizados para evitar errores.

Es importante diligenciar todos los campos para poder continuar con los detalles.

Información del Detalle

• Operación: Indica la naturaleza del asiento, las posibilidades son Débito (D) o Crédito (C).
• Cuenta y Nombre Cuenta: Ingresa la cuenta contable que se afecta con el respectivo asiento, teniendo en cuenta que esta debe estar previamente creada.
• Moneda: Corresponde al código de la moneda. Por defecto se hereda la moneda base de la compañía.
  • Valor Moneda: Corresponde al valor en moneda local, es decir la moneda base o funcional de la compañía. Para Colombia la moneda funcional es el COP – Peso Colombiano.
  • Los siguientes dos valores, solo se solicitan si la moneda es diferente de la moneda base, local o funcional y la cuenta indica que se maneja en moneda extranjera.
  • Valor Base Moneda Local: Este valor lo calcula el sistema y corresponde al valor que sirve de base para liquidar un impuesto o retención. Esto solo aplica para cuentas que son de impuesto o retención.
• Valor Moneda Extranjera.
• Tasa de Cambio.
• Centro: Corresponde al centro o área de la compañía (Cartera, Tesorería, Contabilidad, Ventas), al cual se le carga dicho valor.
• Contacto: Corresponde al tercero con el cual se hace la transacción, dicho contacto puede ser un cliente, un proveedor, un banco, un empleado, entre otros.
• Prefijo-Documento: Dependiendo de la cuenta tiene su significado, algunos ejemplos:
  • Para la cuenta 111005 – Bancos Moneda Nacional, se informa el número del cheque, el número de la nota bancaria, el número del ingreso.
  • Para la cuenta 122505 - Certificados de Depósito a Término (CDT), se informa el número del CDT.
  • Para la cuenta 130505 – Clientes Nacionales, se informa el número de la factura de venta, de la nota crédito. El prefijo se informa para la factura si cuenta con este.
  • Para la cuenta 220505 – Proveedores Nacionales, se informa el número de la factura del proveedor, número de la nota crédito. El prefijo se informa para la factura si lo tiene.
• Organización: Corresponde a la compañía, los establecimientos o puntos de venta que se hayan definido. Más información en Como modificar establecimientos de la organización.
• Unidad: Corresponde a la unidad, departamento o unidad de apoyo responsable de la transacción. La unidad es también un agrupador de centros. Ejemplo: Una unidad puede ser un Departamento Financiero, la cual tiene tres centros: Cartera, Tesorería, Contabilidad.

Diligencia la información correspondiente para tus comprobantes contables manuales, verifica los datos y termina el proceso dando clic en Finalizar.

Cuando se finaliza correctamente el proceso el comprobante contable pasa de estado En Proceso a Definitivo.