Cómo se importan los pagos en el plan de Nómina LITE

Si cuentas con el plan Nómina LITE de Loggro, para transmitir la información de forma electrónica a la DIAN debes diligenciar una plantilla con todos los datos relacionados con el pago de Nómina.

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Contenido

• Generalidades
• Descargar plantilla de pagos
• Información de los campos a diligenciar en la plantilla
• Importación de la información

Generalidades

Para  transmitir los pagos a al DIAN, es necesario:

• Informar el año, mes y período a transmitir.
• Para cada empleado, informar todos los devengados y deducciones del mes a transmitir (para el empleado se debe informar el tipo de identificación, seleccionándolo de la lista y la identificación).
• Informar la fecha en la que se desembolsó el pago al empleado.
  
  Notas:
  • Un empleado se ingresa tantas veces en el archivo como conceptos de devengados o deducciones se le hayan pagado en el mes a transmitir.
  • Aunque los pagos a la DIAN se informan de manera mensual, la DIAN exige que la información se discrimine de acuerdo con la frecuencia de pago, es decir, en este archivo para un empleado si la compañía paga de manera quincenal, se debe informar todos los devengados y deducciones de la quincena 1 y todos los devengados y deducciones de la quincena 2.

Descargar plantilla de pagos

Antes de descargar el archivo de importación es importante que verifiques en Configuración → Conceptos de Nómina, que tengas creados aquellos que utilizas regularmente para los pagos, ya que esta información se llevará de forma predeterminada al campo de Concepto de Devengado o Deducción en la plantilla.

La descarga de la plantilla la realizas ingresando a Nómina → Gestión Nómina Electrónica.

en la parte superior derecha de la ventana encuentras el botón Más Opciones → Importar Pagos de Nómina

Al dar clic en dicha opción se abre una mensaje indicando algunas características del proceso que se va a llevar a cabo, verifica la información y da clic en Aceptar.

Luego de esto se abre una nueva ventana donde vas a realizar el proceso de importación de pagos y desde allí puedes descargar la plantilla dando clic en la opción que corresponde:

Cuando tengas la plantilla descargada en tu equipo puedes proceder a abrirla y verificar los campos a diligenciar y otros datos a tener en cuenta.

Información de los campos a diligenciar en la plantilla

Antes de empezar a diligenciar la plantilla con los pagos de tus empleados es importante que tengas en cuenta lo siguiente:

Cuando informe uno de los siguientes conceptos, debe diligenciar la Fecha Inicial y Final de la novedad:

Cuando informe uno de los siguientes conceptos, debe diligenciar el número de Días de la Novedad, el cual corresponde a los días que le pagó al empleado por dicho concepto:

Cuando informe uno de los siguientes conceptos, debe diligenciar la cantidad de horas:

Al informar el concepto Fondo de Solidaridad, debes conocer e informar el porcentaje aplicado, que puede ser:

A continuación, te explicamos en que consiste cada uno de los campos de la plantilla a diligenciar.

Ten en cuenta que:

• No debes eliminar ni modificar ninguna de las filas principales, donde se encuentran los enunciados.
• Las columnas que se muestran en color azul son de obligatorio diligenciamiento.
• Para cada uno de los campos, al ubicarte en la sección superior (punto rojo) se muestra una nota con la información relevante para su diligenciamiento.
  Ejemplo:
  
  
  

Información del Pago a Transmitir

En esta sección encuentras tres columnas donde debes seleccionar la información relacionada con:

• Año de Pago: Digita en este campo el Año de Pago del devengado o deducción realizado al empleado. El formato debe ser aaaa, por ejemplo: 2021
  
  
• Número del Mes de Pago: Da clic en este campo y selecciona desde el menú desplegable el mes del pago.
  

  1. Enero 2. Febrero 3. Marzo 4. Abril 5. Mayo 6. Junio

  7. Julio 8. Agosto 9. Septiembre 10. Octubre 11. Noviembre 12. Diciembre

• Nombre del Periodo de Pago: Da clic en el campo y desde el menú desplegable selecciona el nombre del período de pago del devengado o deducción realizado al empleado.
  

  La selección se realiza según la periodicidad de la Nómina: Quincenal: Selecciona Quincena 1 para la primera quincena o Quincena 2 para la segunda. Decadal: Selecciona Década 1 para la primera década, Década 2 para la segunda o Década 3 para la tercera Mensual: Selecciona Mes 1 para el pago del mes.

   

Información del Empleado

En esta sección debes diligenciar diferentes campos relacionados con cada uno de los empleados a los que se le pagó la Nómina a transmitir:

• Tipo Identificación: Despliega el menú de este campo y desde allí elije el tipo de identificación del empleado al que vas a registrar el pago.
  
• Identificación: Digita el número de identificación del empleado.
• Concepto de Devengado o Deducción: Desde el menú desplegable selecciona el Concepto de Devengado o Deducción con el que le realizó el pago al empleado. Cuando se debe reportar para un mismo empleado diferentes conceptos de devengado o deducción se debe utilizar una nueva linea en el documento por cada concepto como: Salario, Salud, Pensión, Fondo de solidaridad, Retención en la Fuente, Comisiones, Cesantías, Intereses de Cesantías. 
  Por ejemplo, para el siguiente empleado se están notificando diferentes conceptos en un mismo pago:
  
• Fechas Pago (dd/mm/aaaa): Digita en este campo la fecha en la que desembolsó el pago de nómina al empleado, esta debe ser en formato día/mes/año.
• Valor del Devengado o la Deducción: Ingresa en este campo el valor del devengado o deducción pagado al empleado. Este valor puede ser: Negativo, Positivo ó Ceros.
• Fecha Inicial de la Novedad (dd/mm/aaaa): Este campo debes diligenciarlo de forma obligatoria solo si el Concepto de Devengado o Deducción que seleccionaste corresponde a:
  

  Vacaciones	Licencia por Luto	Enfermedad Común
  Licencia no Remunerada	Enfermedad Profesional	Permiso por Actividad Familiar
  Incapacidad Acc. Laboral	Permiso Remunerado	Maternidad
  Paternidad	Permiso no Remunerado	Suspensión Disciplinaria
  Licencia Remunerada	Compensatorio Dominical/Festivo

• Fecha Final de la Novedad (dd/mm/aaaa): Al igual que el campo anterior, debes diligenciar la fecha final en formato día/mes/año si el concepto de Devengado o Deducción hace referencia a:
  

  Vacaciones	Licencia por Luto	Enfermedad Común
  Licencia no Remunerada	Enfermedad Profesional	Permiso por Actividad Familiar
  Incapacidad Acc. Laboral	Permiso Remunerado	Maternidad
  Paternidad	Permiso no Remunerado	Suspensión Disciplinaria
  Licencia Remunerada	Compensatorio Dominical/Festivo

• Días de la Novedad: En este campo debes ingresar el número de días pagados al empleado por el concepto de:

  Salario	Vacaciones	Vacaciones en Dinero
  Enfermedad Común	Enfermedad Profesional	Incapacidad Acc. Laboral
  Maternidad	Paternidad	Licencia Remunerada
  Licencia por Luto	Licencia no Remunerada	Permiso por Actividad Familiar
  Permiso Remunerado	Permiso no Remunerado	Suspensión Disciplinaria
  Compensatorio Dominical/Festivo	Prima de Servicios

  Si el Concepto de Devengado o Deducción es alguno de los mencionados anteriormente, debes diligenciar este campo de Días de la Novedad de forma obligatoria.
• Cantidad de horas: Ingrese aquí el número de horas pagadas al empleado por los conceptos de:
  

  Recargo Nocturno	Horas Extras Diurnas	Horas Extras Nocturnas
  Horas Extras Dom./Fes. Diurnas	Horas Extras Dom./Fes. Nocturnas	Recargo Dom./Fes. Diurno Compensado
  Recargo Dom./Fes. Noct. Compensado	Recargo Dom./Fes. Diurno no Compensado	Recargo Dom./Fes. Noct. no Compensado

  Este campo es obligatorio, si en el Concepto de Devengado o Deducción seleccionado es alguno de los mencionados anteriormente.
• % Fondo de Solidaridad: En este campo debes indicar el % Fondo de Solidaridad reportado en la planilla de aportes a seguridad social, despliega el menú y selecciona el porcentaje que aplique:
  
  Este campo es obligatorio si en el campo Concepto de Devengado o Deducción seleccionaste el concepto Fondo de Solidaridad.
• % de Intereses de Cesantías: Ingresa en este campo el % de intereses de cesantías pagado al empleado con el que calculó el valor pagado por el concepto Intereses de Cesantías o Intereses Cesantías Año Anterior.
  Este campo es obligatorio si en el campo Concepto de Devengado o Deducción seleccionaste alguno de los conceptos mencionados en esta ayuda.
• Fecha Inicial Nuevo Contrato Por Revinculación del Empleado (dd/mm/aaaa): Si dentro del mes que estas informado para un empleado se presenta una finalización y revinculación, para dicho empleado ingresa la fecha de inicio del nuevo contrato en todos los pagos que se hicieron con éste, en los demás registros que corresponden al contrato anterior, no debes informar nada.

  Ejemplos:

  Pagos del mes de Julio de 2021.

  - El empleado tiene una revinculación en el mes y su nuevo contrato comienza el 12/07/2021. Todos los pagos realizados con este nuevo contrato en la quincena 1 año 2021 y mes 7, deben llevar la fecha de inicio de contrato.

  - El empleado tiene una revinculación en el mes y su nuevo contrato comienza el 21/07/2021. Todos los pagos realizados con este nuevo contrato en la quincena 2 año 2021 y mes 7, deben llevar la fecha de inicio de contrato.

  Nota: Esto no aplica cuando el empleado apenas comienza a laborar en la organización.
  
  Es importante tener en cuenta que si se finalizó el contrato de un empleado se debe importar la plantilla de pagos y prestaciones, posteriormente realizar el proceso de desvinculación desde el sistema antes de trasmitir la nómina. Da clic aquí para consultar el proceso para desvincular empleados.

Importación de la información

Luego de diligenciar la información de la plantilla debes ingresar nuevamente a la Nómina de Loggro y dar clic en Nómina → Gestión Nómina Electrónica, en la parte superior derecha de la ventana encuentras el botón Importar.

Luego de verificar el mensaje y dar clic en Aceptar, en la ventana de Pagos a Importar vas a dirigirte al paso 3.